Авансовые отчеты, не забракованные ПФ, суды сочли годными и для налоговой

Содержание
  1. Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
  2. Как выдаются подотчетные средства
  3. Порядок выдачи подотчетных сумм
  4. Что изменил закон о применении ККТ
  5. Электронные авансовые отчеты и электронные чеки
  6. Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?
  7. Изменения с 1 июля 2019 года
  8. 012 Основные моменты при проверке авансовых отчетов налоговой инспекцией
  9. 1) Все расходы, указанные в авансовом отчете,  должны быть подтверждены документально
  10. 2) Все документы, приложенные к авансовому отчету должны быть оригиналами , не копиями, и должны содержать все необходимые реквизиты или быть составлены по утвержденной форме (если это необходимо)
  11. 3) Инспектор обязательно проверяет целесообразность расходов
  12. 4) Лимит расчета наличными
  13. Налоговые риски при учете авансовых отчетов
  14. Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета
  15. Авансовый отчет за расходы прошлых лет
  16. Авансовые отчеты по командировке за границу
  17. Выводы
  18. Нарушения в авансовых отчетах
  19. Основные требования к авансовому отчету — от составления до подписания
  20. Самые популярные нарушения при оформлении авансовых отчетов
  21. Чем опасно нарушение сроков предоставления авансового отчета в бухгалтерию?

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Авансовые отчеты, не забракованные ПФ, суды сочли годными и для налоговой

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

012 Основные моменты при проверке авансовых отчетов налоговой инспекцией

Авансовые отчеты, не забракованные ПФ, суды сочли годными и для налоговой

При проверке налоговая инспекция большое внимание уделяет расходам компании. Ведь чем меньше расходов принято для уменьшения прибыли, тем больше доход, а соответственно налог, который заплатит компания. Если фирма ошибочно увеличила свои доходы, то инспектор может этого не заметить, а вот если учтено слишком много расходов, то это обязательно будет отражено в документах проверки.

Авансовый отчет

Авансовые отчеты являются документами, в которых отражены расходы компании, поэтому они могут стать объектом проверки налоговой инспекции. Есть основные моменты, которым инспекторы  уделяют особое внимание, о них расскажем ниже.

В авансовых отчетах инспекторы часто находят ошибки, поэтому их нужно готовить с особой тщательностью.

1) Все расходы, указанные в авансовом отчете,  должны быть подтверждены документально

В случае, если документов нет,  а расход указан в авансовом отчете и возмещен сотруднику, то компания  не принимает этот расход для уменьшения прибыли, а так же она обязана удержать с сотрудника НДФЛ 13% (налог на доходы физических лиц), т.к. деньги выплаченные сотруднику без подтверждающих документов считаются его доходом.

Бывают ситуации, когда сотрудник не по своей вине не может приложить к авансовому отчету документы.

Например, фирма участвовала в выставке, при транспортировке было повреждено оборудование, об этом узнали только во время его установки и менеджер ответственный за мероприятие, с согласия директора, заплатил наличные деньги мастеру, который устранил неисправность.

Сотруднику должны возместить эти расходы, и удержать 13% НДФЛ по правилам.

В такой ситуации сотрудник может написать служебную записку о том, что он потратил сумму на ремонт оборудования, документы были потеряны и указать сумму+13% и приложить эту записку к авансовому отчету. Директор, зная ситуацию, подпишет такой авансовый отчет и даст распоряжение на возмещение, при этом сотрудник получит столько, сколько он фактически потратил.

Читайте о том, какие документы нужны для деловых поездок здесь.

2) Все документы, приложенные к авансовому отчету должны быть оригиналами , не копиями, и должны содержать все необходимые реквизиты или быть составлены по утвержденной форме (если это необходимо)

Каждый сотрудник должен предоставлять в бухгалтерию оригиналы документов, подтверждающих произведенные расходы. Если инспектор при проведении проверки увидит, что расходы подтвержденные копиями используются для уменьшения прибыли, он потребует убрать их из расчета и, тем самым будет увеличен налог на прибыль.

При покупке за наличность сотрудник должен обязательно предоставлять кассовый и товарный чеки. Товарный чек — это расшифровка к кассовому чеку, он нужен в тех случаях, когда в кассовом чеке не перечислены товары, которые куплены и их стоимость.

Если же кассовый чек содержит эту информацию, то товарный не нужен. К покупке, оплаченной картой нужен слип и чек с расшифровкой покупки. Полёт на самолёте в командировку обязательно должен быть подтвержден оригиналами посадочных талонов и т.д.

Под оригиналами документов так же подразумеваются все служебные записки, путевые листы, переводы иностранных документов и прочие необходимые документы.

Авансовка поможет Вам правильно организовать всю документацию и структурирует их учет. Прочитайте больше.

3) Инспектор обязательно проверяет целесообразность расходов

Компания может покупать всё, что угодно, но для уменьшения налога на прибыль использовать только те расходы, которые действительно необходимы в её деятельности.

Если при проверке налоговый инспектор сочтёт, что какие-то произведенные затраты «лишние», то он уберёт их из расчета налога на прибыль, тем самым налог, который нужно заплатить, увеличится.

Будут начислены пени за то, что компания не доплатила налог в нужном периоде.

Авансовка — технически лучшее решение для авансового отчета в России

Есть расходы, которые могут быть приняты для уменьшения прибыли только тогда, когда к ним приложены определенные документы — акты, приказы и проч., которые доказывают необходимость этих расходов или то, что именно эти затраты принесут компании прибыль в будущем.

Например, сотрудник компании закупил продукты и напитки и отчитался через авансовый отчет. Компания устроила фуршет для людей, которых может заинтересовать деятельность фирмы и ее продукция. Если просто списать такую покупку на расходы, то налоговый инспектор при проверке потребует убрать их из расходов, уменьшающих налог на прибыль, т.

к. еда и напитки не нужны для ежедневного функционирования компании, которая занимается, например, продажей стоматологического оборудования. Фирме выгоднее, чтобы такого не произошло. Поэтому можно сделать приказ о том, что данное мероприятие — это представительские расходы и перечислить в нем поименно всех приглашенных гостей.

А в соответствии с Налоговым кодексом РФ, к представительским относятся как раз «расходы… на обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества».

Если же круг гостей не ограничен, то можно сделать приказ на списание таких расходов в качестве рекламных затрат.

Мы также планируем посвятить отдельную статью тому, что делать, если инспектор отказывается принять расходы к вычету.

4) Лимит расчета наличными

Банком России установлен предельный размер расчета наличными — 100 000руб. в рамках одного договора. Это правило относится и к расходам отраженным в авансовом отчете.

Сотрудник организации может что-то купить или оплатить в одном месте по одному документу на сумму не превышающую 100 000руб.

, при этом в другом месте и по другому документу он так же может произвести оплату на сумму не более 100 000руб.

За нарушение предельной суммы лимита расчета наличными компания может быть оштрафована на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб., а руководитель на сумму от  4 000 руб. до 5 000 руб.

Контроль за наличием и правильным составлением всех необходимых документов, а также умение доказать свою правоту при помощи законодательства и составить нужный акт или приказ  уменьшат претензии проверяющих органов.

Подробнее об авансовых отчетов в России вы можете прочитать здесь.

It's only fair to share…

Вы можете прочитать эту Немецкий Английский

Источник: http://xn--80aafbpx0aic0apb7duc.xn--80asehdb/2016/03/012-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%BA%D0%B5-%D0%B0%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D1%81%D0%BE%D0%B2%D1%8B%D1%85-%D0%BE%D1%82%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2/

Налоговые риски при учете авансовых отчетов

Авансовые отчеты, не забракованные ПФ, суды сочли годными и для налоговой

Большой интерес у проверяющего инспектора всегда вызывают авансовые отчеты предприятия.

Налоговики при своем визите проверят наличие оправдательной документации, подтверждающей правомерность затрат, а также соответствие чеков, квитанций, слипов банковских карт утвержденному законом порядку их оформления.

А в случае, если инспектор обнаружит нарушения при оформлении расходов организации, предприятию грозит начисление штрафов.

Поэтому рекомендуется внимательно относиться к оформлению такого документа, как авансовый отчет. Как заполнять бланк отчета, зависит от того, утвержден ли на предприятии типовой бланк или внедрен внутренний документ с адаптированной структурой отчета.

Закон допускает применение на предприятии произвольной формы авансового отчета, главное – это соблюдение правил учета информации о расходовании подотчетных средств.

В качестве затрат, отнесённых к расходам предприятия, могут быть приняты только подотчетные суммы, выданные сотруднику для оплаты товаров или услуг, которые выполнены в интересах организации.

В качестве расходов признаются товары или услуги, оплата которых позволит предприятию увеличить доходы или избежать дополнительных расходов. В этом случае расходы разрешено учесть, как экономически обоснованные.

Оплаты, произведенные без экономического обоснования, не подлежат учету в качестве расходов организации. Такие траты признаются расходами на личные нужды подотчетного лица, а суммы таких покупок удерживаются из дохода сотрудника с последующим начислением НДФЛ.

Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета

Среди информации, обязательной для указания в авансовом отчете, присутствуют две даты: дата составления авансового отчета и дата его утверждения.

Есть также и даты на кассовых чеках, билетах, квитанциях, товарных чеках, бланках строгой отчетности, которые работник прилагает в качестве обоснования затрат.

Разберемся, о чем они могут рассказать налоговому инспектору, и как правильно оформить авансовый отчет, утверждение которого происходит позднее его составления.

Рассмотрим авансовый отчет: дата составления – это число по календарю, когда сотрудник составляет отчет о расходовании выданных ему подотчетных средств, прикладывает все чеки и квитанции, оформленные в соответствии с требованиями закона и подписывает бланк. Кстати, отчитаться за денежные средства, полученные подотчет, сотрудник обязан не более, чем через 3 дня после совершения покупки, оплаты услуги или возвращения из командировки.

Даты на подтверждающей расходы документации должны соответствовать отчетному периоду, указанному в распоряжении руководителя предприятия. Руководитель обязан в приказе о выдаче подотчетному лицу денежных средств указать срок, на который деньги выдаются сотруднику, и дату, когда работник обязан отчитаться за расходы.

Подписанный авансовый отчет сотрудник передает в бухгалтерию, где в установленный руководителем срок, он проверяется на правильность составления и соответствия подтверждающей документации требованиям закона.

Дата утверждения авансового отчета, что это за реквизит бланка отчетности за полученные подотчет суммы?  Утверждение авансового отчета выражается в подписи руководителя на бланке предоставленной отчетности по расходам денежных средств, полученным сотрудником, после проверки этого отчета бухгалтером. Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета – она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя.
Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов. Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете.

Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке (при оплате суточных).

По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации.

В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.

Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета.

Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии.

Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании. Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.

Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя.

Авансовый отчет за расходы прошлых лет

При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета.

Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.

Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы.

К таким случаям относятся, например, предоставленные чеки за предыдущий год по затратам на долгосрочную командировку. В этом случае бухгалтеры авансовые отчеты проводят с опозданием. 
Дата утверждения авансового отчета (расходы прошлых лет учитываются особым образом) в этом случае может совпадать с датой составления авансового отчета.

Авансовый отчет по дате утверждения за расходы прошлых лет учитывается бухгалтером на основании распоряжения руководителя компании.

Нарушение правил оформления авансовых отчетов за расходы прошлых лет могут негативно сказаться на заключении результатов проверки работы бухгалтерии предприятия после визита проверяющего инспектора.

Поэтому сотрудникам рекомендуется сдавать авансовый отчет вовремя, финансистам внимательно проверять все даты на чеках, квитанциях и накладных. Авансовые отчеты с расходами прошлых лет, учтенные с ошибками, инспектор может признать экономически необоснованными затратами и не зачесть такие расходы, что повлечет пересчет налогов, штрафные санкции и начисление дополнительных платежей.

Налоговики не советуют затягивать с авансовыми отчетами и утверждать их в течение месяца совершения расходов.

Авансовые отчеты по командировке за границу

Аванс для расходов в загранкомандировке на предприятии вправе получить лицо, которое заключило с организацией трудовой договор и не имеет задолженностей по предыдущим суммам, выданным этому лицу подотчет. Запрещено выдавать подотчет денежные средства лицам, не находящимся с организацией в трудовых отношениях, а также передавать для совершения расходов выданные деньги третьим лицам.

Выплата производится бухгалтером компании наличными денежными средствами через кассу, при этом кассир выписывает на имя сотрудника соответствующие документы. Деньги правомерно перечислить работнику на зарплатную банковскую карту, личную карту сотрудника или предоставить подотчетному лицу для расчетов корпоративную банковскую карту.

При необходимости предоставить денежные средства работнику для оплаты расходов в заграничной командировке, бухгалтер может выдать или перечислить работнику денежные средства в валюте (сотрудник также будет обязан собрать все чеки и квитанции, чтобы затем вложить их в авансовый отчет) на карточку. Подтверждение, что курсовая разница возникла, прикрепляется бухгалтером в виде пояснительной записке об изменении курса валюты за подписью руководителя к авансовому отчету.

В пояснительной записке рекомендуется указать, какая с момента перечисления валюты до даты утверждения авансового отчета возникла курсовая разница: положительная или отрицательная. Далее курсовую разницу бухгалтер учитывает в бухгалтерском учете.

Для предприятий, относящихся к бюджетной сфере, командировки оформляются по такому же алгоритму, что и в коммерческой организации.

Авансовый отчет (в бюджетном) по командировке за границу (в валюте также выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карту) оформляется с приложением оправдательной документации и пояснительной запиской в случае возникновения курсовой разницы.

Еще один особенный случай учета расходов на командировку относится к производственной практике студентов на дневной форме обучения. Одаренных учащихся некоторые учебные заведения направляют на практику в самые престижные подразделения предприятия, предоставляющего такую возможность, которые иногда функционируют не в том же городе России, где студент учится.

Если предприятие заинтересовано в студенте, как в перспективном сотруднике в будущем, руководитель организации вправе принять решение о направлении его на производственную практику за счет предприятия.

Возникает случай, когда студенту оплачивают проезд до места прохождения преддипломной практики из кассы предприятия. Надлежит ли в этом случае запросить с учащегося авансовый отчет? Что важнее: даты в билетах или даты по графику производственной практики студентов 2019 года обучения?

В рассматриваемом случае студент не связан с предприятием, направляющим его на практику, трудовыми отношениями. Находясь на дневной форме обучения, студент не вправе заключить трудовой договор с предприятием, соответственно, он не может от лица компании нести расходы в интересах организации. Поэтому выплаты на подобные цели предприятие может произвести только из чистой прибыли.

При оплате затрат на командировки из чистой прибыли, организация не ограничена законодательством документацией для подтверждения правомерности таких расходов. Поэтому даты на билетах и даты, указанные в графике производственной практики могут не совпадать, для налогового учета это не имеет никакого значения.

Выводы

Дата, когда отчет по авансам был составлен – обязательный реквизит авансового отчета, дата утверждения – таковым не является, но ее НК рассматривает, как точку отсчета для наступления налоговых последствий для организации.

Руководителю надлежит утвердить на предприятии алгоритм заполнения и учета отчетов по полученным авансам подотчет, прописать срок предоставления и порядок их утверждения.

Налоговики проверят правильность оформления авансовых отчетов и прикрепленную к ним подтверждающую документацию. Копии чеков и квитанции не будут приняты инспектором, как подтверждение затрат. Все неправильно оформленные отчеты не будут признаны проверяющим, бухгалтеру организации потребуется доначислить налоги, уплатить пени и штрафы.

Во избежание спорных ситуаций с налоговиками рекомендуется строго выполнять требования закона по выдаче подотчетных сумм и оформлению авансовых отчетов.
 

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/utverzhdenie_avansovogo_otcheta_bez_nalogovykh_riskov/71-1-0-2071

Нарушения в авансовых отчетах

Авансовые отчеты, не забракованные ПФ, суды сочли годными и для налоговой

Выдача сотруднику денежных средств в виде аванса для их расходования на нужды компании делает его подотчетным лицом, которое несет ответственность за совершенные траты и по их итогам обязательно отчитывается.

Под нуждами компании могут подразумеваться, например, закупка каких-либо материалов или оборудования в офис — в этом случае речь идет об общехозяйственных расходах, или поездка сотрудника в другой город для заключения контракта, проведения тренинга и т.п.

— в этом случае речь идет о командировочных расходах.

Отчитывается сотрудник о любых понесенных расходах в авансовом отчете — документе, который относится к первичным в бухгалтерском учете. Этот документ предоставляется в единственном экземпляре и является комбинированным, так как одновременно обобщает всю информацию о потраченных финансах и служит основанием для их внесения в состав производственных затрат предприятия.

Основные требования к авансовому отчету — от составления до подписания

Строгим требованием к подаче авансового отчета является срок в три дня с момента возвращения подотчетного сотрудника из командировки (дата возвращения определяется по проездным документам или по путевому листу автомобиля), либо со дня, утвержденного руководителем в приказе организации.

Ранее авансовый отчет составлялся подотчетным лицом по обязательной унифицированной форме АО-1. В 2013-м году это требование упразднили, и теперь форма подачи авансового отчета является свободной для каждой компании. Однако, если компания использует собственную форму для составления авансового отчета, то она должна закрепить её в своей учетной политике.

При заполнении формы авансового отчета, сотрудник должен указать размер полученных средств, фактически потраченную сумму, остаток или перерасход, а также обязательно приложить к ней документы, подтверждающие совершенные траты.

Это могут быть товарно-кассовые чеки, квитанции об оплате, бланки строгой отчетности, накладные и другие документы, способные оправдать обоснованность расходов на нужды компании.

Сотруднику необходимо приложить оригиналы этих документов или, в случае с электронными чеками — их распечатки, однако в любом случае в этих документах обязательно должны быть указаны полные реквизиты продавца товара или поставщика услуги, список наименований со стоимостью каждого из них и сумма покупки.

Обратите внимание, что документы низкого качества, например, кассовые чеки, необходимо сканировать или копировать, так как обозначенная в них информация может быть утрачена со временем, что не приемлемо при сдаче авансового отчета. 

Проверка авансового отчета осуществляется бухгалтером, её сроки также устанавливаются в учетной политике компании.

По результатам этой проверки документ визируется руководителем, после чего производится окончательный расчет с подотчетным сотрудником.

Этот расчет подразумевает либо возврат неизрасходованных средств в бюджет организации по приходно-кассовым ордерам, либо компенсацию подотчетному лицу перерасхода средств по расходно-кассовым ордерам.

Обратите внимание, что предоставление подотчетному лицу новых сумм на расходы организации должно происходить только после погашения им предыдущих долгов и закрытия всех отчетных документов.

Контролирующие органы, в частности налоговая инспекция, говорят о необходимости закрепления в учетной политике компании списка лиц, которым могут выдаваться под отчет средства, а также сроки составления этими лицами авансовых отчетов.

Самые популярные нарушения при оформлении авансовых отчетов

При проведении аудита предприятия налоговый инспектор может обратить внимание на различные нарушения в оформлении авансовой отчетности, наиболее распространенными из которых являются:

  • ошибки при составлении авансового отчета либо отсутствие оправдательных документов;
  • неправильно составленная или отсутствующая служебная записка на подотчетную сумму;
  • выдача новой подотчетной суммы сотруднику при незакрытой действующей;
  • несоблюдение установленного лимита на подотчетные суммы средств;
  • отсутствие в учетной политике организации требования к срокам сдачи авансовых отчетов и, как итог, несоблюдение сроков;
  • ошибки при составлении заявления на выдачу подотчетных средств, например, неполная информация от подотчетного лица;
  • неправильно составленные или приложенные документы-основания для выдачи подотчетных средств.

Часто ошибки выявляются в приказе руководителя и заявлении подотчетного лица, поэтому требуется досконально проверять наличие необходимых документов-оснований, а после – подтверждающих документов к авансовому отчету. Помните, что все расходы сотрудников должны быть всегда оправданы соответствующими документами.

Естественно, существуют и другие нарушения, которые также влекут за собой разного рода последствия вплоть до наложения штрафов на организацию. Чтобы их предотвратить, руководитель и бухгалтер компании должны четко зафиксировать все требования к авансовым отчетам в учетной политике, а также неуклонно следовать им.

Для того чтобы исключить подобные нарушения сегодня всё больше компаний переходят на электронное составление и обработку авансовой отчетности..

Например, используя онлайн приложение Hamilton Авансовый отчёт все сотрудники компании всегда сдают только 100% правильно оформленные авансовые отчеты без потерь подтверждающих документов и всегда в срок.

Это реально благодаря тому, что большая часть информации в документе уже заполнена за подотчетного сотрудника по умолчанию — ему необходимо внести свои расходы, прикрепив фото подтверждающих документов.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Бухгалтеру остается лишь передать проводки в действующую в компании ERP — их формирование в приложении происходит автоматически, а руководителю в один клик утвердить документ, подписав его электронной цифровой подписью.

Помимо исключения всевозможных ошибок и нарушений такой подход дает компании ускорение бизнес-процесса вдвое, а также экономию на нем до 40%. Об опыте компаний, которые уже внедрили и успешно используют приложение Hamilton Авансовый отчет, можно почитать в разделе сайта Кейсы.

Чем опасно нарушение сроков предоставления авансового отчета в бухгалтерию?

Ситуация, когда требуемый документ появляется в бухгалтерии позже установленной в приказе руководителя даты, нередка. Нарушение сроков сдачи авансового отчета всегда влечет за собой:

  • нарушение правил ведения кассовых операций;
  • исключение потраченной суммы из расчетов налоговой базы по налогу на прибыль;
  • начисление налога на доходы физических лиц на сумму, не подтвержденную авансовым отчетом.

Нарушение правил ведения кассовых операций хоть и не является серьезной сложностью, но при выявлении обязательно повлечет за собой замечания со стороны аудиторов. А вот нарушения при расчете налогооблагаемой базы могут вызвать более серьезные проблемы, как у руководителя организации, так и у бухгалтерского отдела.

Нарушение сроков подачи авансовых отчетов с точки зрения внутренней дисциплины организации всегда влечет за собой снижение общей эффективности бизнес-процесса и, как итог, его удорожание для компании. В ряде случаев такое нарушение также может повлечь за собой расходы компании на погашение штрафов.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций, руководству и бухгалтеру организации необходимо довести до сведения всех подотчетных сотрудников правила и сроки подачи авансовых отчетов, а также регулярно напоминать им о необходимости соблюдения этих правил.

Источник: https://hamiltonapps.ru/narusheniya-v-avansovyh-otchetah/

Финансист тут
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: