Как вести учет расходов на картриджи?

РемОнлайн – Программа для учета заправки картриджей

Когда мы начинаем предоставлять выездные услуги, то возникают вопросы, связанные с контролем сотрудников, учетом выполненных заказов и расхода материалов. Бывает сложно правильно построить график и отследить, сколько используется в заказах:

• тонеров; 
• чистящих средств; 
• запчастей; 
• картриджей.

Чтобы упростить этот процесс, используйте программу РемОнлайн. Она помогает автоматизировать учет и управление мастерской. Давайте рассмотрим подробнее ее возможности.

Карточки для учета заказов

При регистрации в РемОнлайн вы получаете шаблоны карточек заказов, которые можно редактировать, удалять и создавать. Они нужны для того, чтобы оформлять новые заказы быстрее и хранить всю важную информацию по ним в системе учета. Достаточно кликнуть по конкретному заказу, чтобы увидеть:

• время и причину вызова мастера;
• ФИО исполнителя;
• тип, бренд, характеристики и состояние принтера;
• виды выполняемых работ: очистка, заправка, ремонт;
• запчасти и материалы, которые используются в процессе;
• действующие скидки и итоговые суммы к оплате;
• размер внесенной предоплаты и остаток долга клиента;
• прикрепленные документы и фото.

Имея доступ к этой информации, вам будет гораздо легче разобраться в ситуации и проконтролировать сотрудников. А в управлении сроками и графиком помогут статусы и планировщик заказов.

Статусы и планировщик заказов 

Недавно в РемОнлайн появился планировщик заказов. С его помощью можно оценивать загруженность мастеров и фиксировать даты, время, длительность их вызовов в календаре. А для того, чтобы создать цикл обработки заявки в компании, используйте статусы заказов. По умолчанию их 7:

• новый;
• в работе;
• на согласовании;
• ждет запчасть;
• готов (не оплачен);
• закрыт (оплачен);
• отказ (закрыт неуспешно).

Вы можете менять их названия и добавлять дополнительные статусы с привязкой к причинам отказов, ожиданию нужного тонера или другим факторам.

Карточки для учета клиентов

Второй бонус, который вы получаете во время регистрации – шаблоны карточек клиентов. Они помогают фиксировать новых клиентов быстрее и вести учет их заказов, покупок, звонков, оплат.  Истории взаимодействий с клиентами сохраняются в их карточках вместе с контактами и информацией о действующих скидках. 

При этом, вы создаете электронную базу, которая разделяется на клиентов и поставщиков, физических и юридических лиц. По желанию можно отметить конфликтных, чтобы получать подсказки перед началом разговоров.

Складской учет тонеров, запчастей и картриджей

РемОнлайн – это удобная система, в которой можно вести учет картриджей, запчастей и расходных материалов для них. Она помогает вести точный учет в граммах, миллиграммах, милилитрах, банках и штуках. Чтобы списать нужные товары со склада в заказ достаточно сделать нескольких кликов.

Это действие сохранится в Ленте событий по заказу и в виде электронного документа. 

Акты об оприходовании, перемещении, списании, возврате создаются автоматически. Их можно распечатать напрямую из программы или просто сохранить их электронные версии с датами и именами сотрудников. Таким образом, вы будете четко знать, кто, что, сколько и когда использовал.

Учет выполненных заказов и прибыли

После систематизации информации о клиентах и заказах, автоматизации складского учета остается только проверить, какие работы были выполнены и сколько вы заработали за месяц. Также можно оценить результаты за неделю, 2 месяца или квартал – вы можете выбрать любой период, чтобы вывести статистику.

В РемОнлайн можно сформировать отчеты по созданным, текущим и закрытым заказам в несколько кликов, так же как и отчет о прибыли. В отчетах по заказам будет указано:

• общее количество заказов за период;
• заказов каких типов было больше других;
• кто принимал и выдавал клиентам изделия;
• стоимость каждого заказа;
• общая сумма выручки.

В отчете о прибыли можно проанализировать себестоимость оказанных услуг с учетом расходов на запчасти, материалы и зарплату сотрудникам. 

Если вы хотите узнать, какие работы были выполнены за период и на какую сумму – сформируйте “Отчет по работам”. Это поможет вам определить, какие виды работ заказывали чаще всего и принтеры каких марок чаще других нуждались в обслуживании. На основании этого можно пересмотреть прайс и спланировать закупки запчастей, тонеров.

В “Отчете по исполнителям” вы увидите ту же информацию с распределением выполненных работ и прибыли по сотрудникам. Используйте этот отчет, чтобы определить, кто был продуктивнее и принес больше денег компании. 

Как видите, программа не только сохраняет и систематизирует полезную информацию, а еще и автоматически выводит статистику, аналитику по показателям. В итоге вам будет гораздо легче вести управленческий учет, планировать и развивать свой бизнес. Будьте успешны с РемОнлайн!

Источник: https://remonline.ru/cartridges-services/accounting-cartridges-services/

Заправка картриджа на какой счет отнести затраты?

Обоснование вывода: Бухгалтерский учет Правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах организаций (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений) установлены ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (далее — ПБУ 6/01).Согласно п.

4 ПБУ 6/01 актив принимается коммерческой организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:а) объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;б) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е.

Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку

Важно Однако она слишком громоздкая и неудобная для списания малоценного имущества. Поэтому лучше разработать свой образец акта и утвердить его в учетной политике для целей бухучета. Пример такого документа представлен ниже.

Обратите внимание Относить на забалансовый счет имущество и списывать его с этого счета следует одинарными проводками, без двойной записи.

Описанный порядок учета «малоценки» за балансом позволит вам наладить контроль за объектами с момента начала их использования и до того времени, когда они будут списаны по причине износа или выбытия. Способ второй: заведите карточку учета «малоценки».

Учет поступления основных средств (документы, проводки)

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.

2000 N 94н (далее — соответственно План счетов и Инструкция), предусмотрен отдельный балансовый счет 03 «Доходные вложения в материальные ценности», предназначенный для обобщения информации о наличии и движении вложений организации в часть имущества, здания, помещения, оборудование и другие ценности, имеющие материально-вещественную форму, предоставляемые организацией за плату во временное пользование (временное владение и пользование) с целью получения дохода.

На какой счет оприходовать принтер

Суть вопроса Выберите удобный для вас способ контроля за сохранностью малоценного имущества и пропишите его в учетной политике для целей бухучета. Заполняйте такую карточку учета малоценного имущества на каждый объект.

А записи в нее делайте на основании приходно-расходных документов (приходных ордеров, накладных на отпуск материалов и др.) в день совершения операции.
Например, при перемещении из одного отдела организации в другой или при выбытии из вашей фирмы.

Благодаря такой карточке учета малоценного имущества вы всегда будете знать, когда и кто получил эти объекты, как долго они использовались в деятельности и когда были списаны.

Кроме того, если налоговики попросят в ходе проверки документы, подтверждающие движение недорогого имущества, вы сможете предоставить им данную карточку.

НК РФ, учитываются в составе материальных расходов либо в полной сумме по мере ввода их в эксплуатацию, либо в течение нескольких отчетных периодов (пп. 3 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:- Энциклопедия решений.

Учет основных средств, приобретенных для передачи во временное пользование;- Энциклопедия решений. Учет передачи основных средств в прокат.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТГильмутдинов Дамир Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТкандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий 27 августа 2015 г.

На какой счет оприходовать принтер в 1с

Затем после ввода объекта в эксплуатацию спишите его стоимость на расходы по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», п. 93 Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.

2001 № 119н). В учете будет запись: ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 10 субсчет «Малоценное имущество» — списана на расходы стоимость имущества при передаче его в эксплуатацию. На заметку В бухучете «малоценку» отражайте на субсчете «Малоценное имущество», открытом к счету 10 «Материалы».

Как видите, в бухучете не важна оплата ценностей, и их можно списать сразу в день начала использования. Пример 2. Бухгалтерский учет «малоценки» Воспользуемся условиями примера 1 и посмотрим, какие проводки сделает бухгалтер ООО «Весна»: 11 июня ДЕБЕТ 10 субсчет «Малоценное имущество» КРЕДИТ 60 — 7000 руб.

Если организация примет решение отражать такие объекты в составе МПЗ, то в бухгалтерском учете они учитываются в соответствии с Методическими указаниями по учету МПЗ, утвержденными Приказом Минфина от 28.12.2001 N 119н. Такие активы отражаются по счету 10 «Материалы» и списываются на затраты на производство единовременно с момента ввода их в эксплуатацию (п.

93 Методических указаний). Использовать при оприходовании таких объектов счет 01 «Основные средства» не нужно. Такие объекты сразу принимаются к учету на счет 10 «Материалы». Таким образом, приобретенный организацией принтер стоимостью 5000 руб. может отражаться в бухучете следующим образом: Дебет 10 — Кредит 60 — 5000 руб.

— оприходован принтер, приобретенный организацией у поставщика (без НДС). По мнению Минфина России (см.

Источник: https://sroorgru.com/na-kakoy-schet-otnesti-kartridzh-dlya-printera/

На какие счета приходуются сканер

Согласно п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование картриджей оформляют приходным ордером по форме N М-4.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Картриджи принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»).

Заправка картриджей

Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.

Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины;

Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.

Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.

При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

Источник: https://pavelbeliy.com/zapravka-kartridzha-na-kakoy-schet-otnesti-zatraty/

На какой счет отнести картридж для принтера?

На фото Eлизавета Сейтбекова, управляющая аудиторской компанией «Бизнес-Студио». Вопрос от читательницы Клерк.Ру Ефимовой Алены (г. Красногорск).

Организация купила принтер стоимостью 7780 рублей, какой срок списания этого основного средства и надо ли его оформлять как основное средство, и еще картридж к этому принтеру, как его оформить?В связи с тем, что амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 20 000 рублей, то принтер в отдельности как основное средство оформлять не нужно, т.к.

стоимость его всего 7780 руб.Если стоимость актива меньше указанного предела, то организация вправе отразить его в составе МПЗ согласно п. 5 ПБУ 6/01 и п. 4 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и списать единовременно при вводе в эксплуатацию.

Этот вариант выгоден не только с точки зрения налогообложения прибыли, но также позволяет сэкономить на налоге на имущество — объекта налогообложения по этому налогу невозникнет (п. 1 ст. 374 НК РФ). Ну а картридж, тем более, списывается единовременно.

Получить персональную консультацию Елизаветы Сейтбековой по бухгалтерскому учету и налогообложению в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить .

Ежедневно будут выбираться три — пять наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях специалиста.

Защитите себя от налоговых проверок. от бывшего сотрудника ОБЭП, а ныне известного налогового консультанта .

Сейчас всего за 2750 руб. Вы научитесь противостоять давлению налоговиков, грамотно вести себя на допросах и выемке, защищать себя от уголовки и субсидиарки. Куча практических советов и минимум теории. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Успейте купить (). «». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

На какои счет оприходовать принтер

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:- Энциклопедия решений.

Учет основных средств, приобретенных для передачи во временное пользование;- Энциклопедия решений. Учет передачи основных средств в прокат.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТГильмутдинов Дамир Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТкандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий 27 августа 2015 г. Затем после ввода объекта в эксплуатацию спишите его стоимость на расходы по обычным видам деятельности (п.

5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», п. 93 Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).

В учете будет запись: ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 10 субсчет «Малоценное имущество» — списана на расходы стоимость имущества при передаче его в эксплуатацию. На заметку В бухучете «малоценку» отражайте на субсчете «Малоценное имущество», открытом к счету 10 «Материалы».

Как видите, в бухучете не важна оплата ценностей, и их можно списать сразу в день начала использования.

Пример 2. Бухгалтерский учет «малоценки» Воспользуемся условиями примера 1 и посмотрим, какие проводки сделает бухгалтер ООО «Весна»: 11 июня ДЕБЕТ 10 субсчет «Малоценное имущество» КРЕДИТ 60 — 7000 руб.

Если организация примет решение отражать такие объекты в составе МПЗ, то в бухгалтерском учете они учитываются в соответствии с Методическими указаниями по учету МПЗ, утвержденными Приказом Минфина от 28.12.2001 N 119н.

Такие активы отражаются по счету 10 «Материалы» и списываются на затраты на производство единовременно с момента ввода их в эксплуатацию (п.

93 Методических указаний). Использовать при оприходовании таких объектов счет 01 «Основные средства» не нужно. Такие объекты сразу принимаются к учету на счет 10 «Материалы».

10 «Материалы»). Для удобства можно завести на сч.

10 отдельный субсчет для этой цели и назвать его, например, 10.2 «ОС до 40000».

При поступлении основных средств до 40000 рублей составляется следующая проводка: Д10 К60. Затем сразу стоимость поступившего ОС списываем в расходы Д91/2 К10.

Учет поступления основных средств (покупка, дарение, внесение, создание) Теперь поговорим о том, как ОС поступают на предприятие. Существует несколько способов:

• Учет поступления основных средств при покупке Учитывать ОС будем по первоначальной стоимости, которая будет складываться из всех фактических затрат по приобретению и монтажу, транспортные расходов за минусом НДС.

МПЗ).На каком счёте необходимо учитывать данные активы в бухгалтерском учёте: на счёте 03 «Доходные вложения в материальные ценности» или на счете 10 «Материалы»? Если

Учет оргтехники и расходов по ее содержанию (Морозова Л.)

Закупка оргтехники осуществляется в соответствии с Федеральными законами N N 44-ФЗ и 223-ФЗ .

——————————— Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ

«О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»

Источник: https://De-Jure-Sochi.ru/na-kakoj-schet-otnesti-printer-v-bjudzhete-45918/

Бухгалтерский учет

Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Предлагаем ознакомиться:  Законны ли пени за просрочку коммунальных платежей

Сумма НДС, предъявленная поставщиком картриджа, принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия картриджа к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Источник: https://thlshop.com/na-kakoy-schet-otnesti-kartridzh-dlya-printera/

Как отразить в бухгалтерском учете затраты на заправку картриджей

Сегодня трудно представить предприятие, которое не использовало бы в своей деятельности копировальный аппарат, принтер, факс или какой либо другой атрибут современного офиса.
Но чтобы это оборудование работало, для него периодически необходимо приобретать расходные материалы.

К расходным материалам, которые предприятия используют в ходе эксплуатации офисного оборудования, обычно относят картриджи, тонеры (порошок) или чернила для картриджей, чистящие салфетки и т. п. Как затраты на приобретение этих материалов следует отражать в учете? Для примера возьмем замену или заправку картриджей для принтера.

Картридж не соответствует понятию объекта основных средств так как он не является законченным устройством, выполняющим определенные самостоятельные функции, а потому не может считаться малоценным необоротным материальным активом.Нельзя расценивать картридж и как МБП. К ним, в первую очередь относятся инструменты, хоз.

инвентарь, специальное оснащение, спецодежду и т. п. — т. е. предметы, для которых характерна обособленность и возможность выполнения самостоятельной функции. Картридж не получится использовать без принтера. Он выполняет свою функцию только в составе этого устройства — дает ему возможность печатать.

И когда эту функцию он полностью выполнил (выработал свой ресурс), его меняют на новый или перезаправляют. Причем такая замена/заправка происходит не из-за поломки, а в связи с израсходованием содержащегося в нем красящего вещества, что является особенностью использования подобных устройств.

Ничего общего с ремонтом, модернизацией или другими видами улучшения оргтехники эти процедуры не имеют — картридж не повышает скорость печати, не добавляет к существующим возможностям техники новые и не изменяет существующие. И замена, и заправка картриджа служат исключительно для того, чтобы поддерживать оргтехнику в работоспособном состоянии.

Поэтому и сам картридж, и тонер (или чернила) целесообразнее всего рассматривать как расходный материал независимо от срока использования, а его замену/заправку — как техническое обслуживание принтера.

Замена/заправка картриджа: документальное оформление

Замену картриджей предприятия обычно осуществляют собственными силами. А вот заправку их тонером или чернилами в большинстве случаев доверяют специализированным организациям (сервисным центрам). И это неспроста.

Специалисты проведут эту процедуру в технически подготовленных условиях на специальном оборудовании с использованием рекомендованных расходных материалов.
Отношения со специализированной организацией обычно оформляют договором подряда.

Факт предоставления услуг по техническому обслуживанию оргтехники подтверждает акт выполненных работ. Его подписывают представители обеих сторон при приеме-передаче работ.

Отработанный картридж (если он не подлежит перезаправке) списывают на основании акта списания. Его обычно составляют в произвольной форме.

Отражаем расходы на замену/заправку картриджа в учете

Бухгалтерский учет.Затраты на техобслуживание оргтехники с привлечением сторонней организации включаем в расходы отчетного периода и отражаем в зависимости от направления их использования в составе:• административных расходов (Дт 92);• расходов на сбыт (Дт 93);• прочих расходов операционной деятельности (Дт 94).

Если расходные материалы приобретаем самостоятельно, то сначала относим их на субсчет 209 «Прочие материалы». Затем по мере расходования, т. е. выдачи со склада в эксплуатацию, так же отражаем их стоимость в расходах отчетного периода в зависимости от направления использования офисной техники (Дт 92, 93, 94).

Основанием для этого служит накладная-требование типовой формы № М-11.

Налоговый учет.
Затраты на расходные материалы (на техобслуживание) фактически уменьшают финрезультат, а значит, и объект обложения налогом на прибыль. Причем у всех плательщиков, независимо от объема доходов.

НДС.
Суммы НДС, которые предприятие уплатило (начислило) в составе стоимости услуг по техобслуживанию оргтехники или при покупке расходных материалов, попадают в налоговый кредит ( п. 198.3 НКУ) по первому из событий ( п.198.2 НКУ). Но только при условии, что поставщик зарегистрировал налоговую накладную в ЕРНН ( п. 198.6 НКУ).

Выводы:

• Картридж — это расходный материал, а его замена — техническое обслуживание принтера.
• Затраты на расходные материалы для оргтехники фактически уменьшают бухгалтерский финансовый результат, а значит, и объект обложения налогом на прибыль.

Источник: https://my-printer.com.ua/blogs/kak-otrazit-v-buhgalterskom-uchete-zatraty-na-zapravku-kartridzhey.html

PrintStore — учет техники и расходных материалов

Программа PrintStore — это эффективный инструмент для учета расходных материалов и оборудования, очень простой в использовании.

Вы сможете отслеживать состояние каждого расходного материала в любом принтере (МФУ, копире, факсе), при этом время тратится только на указание моментов замены расходников. В программе можно работать как с оригинальными картриджами, так и с восстановленными, учитывая каждое действие, будь то заправка тонером или замена ракеля.

Большое количество расходных материалов и оборудования с учетом их совместимости уже содержится в базе данных программы, а если чего-нибудь вдруг не окажется, это легко добавить самостоятельно.

Программа ориентирована на учет картриджей в принтерах, но и остальное оборудование в ней тоже можно учитывать. Вы можете организовать учет компьютеров, всей офисной техники, а также мебели на базе нашей системы. Учитываются все перемещения каждой единицы, проведенные с ней манипуляции, смена ответственности.

Новой возможноcтью программы является SNMP мониторинг сетевых принтеров. Этот функционал ранее существовал в виде отдельной программы SNMP Discovery, теперь он интегрирован в PrintStore.

Специальная сетевая служба по заданному расписанию опрашивает принтеры и МФУ, сохраняет полученную информацию в базу данных и уведомляет по e-mail о скором окончании картриджей, фотобарабанов, девелопера, печки и других ресурсов.

Мониторинг поддерживается для устройств любых производителей.

Возможности PrintStore:

Учет оборудования: приход, перемещение, ремонты, списание.

Учет картриджей: приход, перемещение, расход на оборудование, списание, отображение оперативных остатков.

Расчет скорости расхода по каждому расходному материалу и времени, на которое хватит существующего запаса, позволяет оптимизировать количества на складах.

Мониторинг оборудования: сбор информации с принтеров, МФУ и других сетевых устройств по протоколу SNMP и отображение в реальном времени. Собираются данные по остаткам ресурсов, счетчикам печати, размещению, версии firmware и т.д.

Уведомление об окончании ресурсов по e-mail: на основе данных мониторинга программа отправляет уведомления по электронной почте, заранее предупреждая об окончании картриджей и других ресурсов.

Отслеживание счетчиков печати позволяет привязывать информацию о текущем значении счетчика принтера к операциям замены расходных материалов, а также ремонта самого аппарата. Скоро этот функционал будет доработан и данные будут автоматически браться из мониторинга

Индивидуальный учет расходных материалов (учет перезаправок) — это уникальная возможность программы. На каждый картридж можно завести паспорт, в котором будет учитываться вся его история: приход, перемещение, расход на оборудование, ремонты (перезаправка), списание. Для идентификации можно использовать как заводские серийные номера, так и собственные инвентарные.

Учет договоров на обслуживание позволяет быстро находить ответственного за каждую единицу техники и вести историю платежей по договорам.

Учет заявок пользователей: запоминаются заявитель, исполнитель, требуемые картриджи и оборудование, а также принтеры, требующие ремонта. Заявки можно просматривать как общим списком, так на закладках соответствующих разделов. Например, при выборе сотрудника на отдельной закладке отображаются все его заявки.

Отчеты в программе снабжены фильтрами, во многих используется группировка данных. Они охватывают все операции с оборудованием и расходными материалами, а также есть сводные отчеты по выбранному контрагенту, единице оборудования или номерного расходного материала. Всего текущая версия содержит 74 шаблона отчетов.

Работа по сети доступна без установки какого-либо дополнительного ПО и сложных настроек. Просто положите файл базы данных на сервер и откройте ее из программы. Путь к БД для данного пользователя будет сохранен в реестре и при следующем запуске программы автоматически будет открыта сетевая БД.

Многопользовательский режим позволяет использовать программу сотрудникам с различным уровнем доступа как к отдельным возможностям программы, так и к филиалам компании.

Журнал действий пользователей дает возможность видеть историю изменений в базе данных. Есть отчет с фильтрами по всем параметрам и пятью вариантами группировки, позволяющий быстро найти и отобразить эту информацию в любом удобном виде.

Ведение справочников предприятия: филиалы, склады, помещения, отделы, должности, сотрудники, контрагенты.

Ведение справочников по моделям оборудования и расходников: производители, форматы печати, типы печати, типы картриджей, цвета картриджей, модели оборудования и модели расходников.

“Пора купить” — это интерактивный конструктор заказов, позволяющий на основе информации о запасе расходных материалов и скорости их расхода сформировать заказ поставщику(ам): ассортимент, необходимое количество.

Также по каждому расходнику программа либо подставит цену по последней закупке, либо можно будет указать ее вручную, и на основе этих цен и необходимого количества подогнать общую стоимость заказа под выделенный бюджет. Полученный заказ можно сохранить в базе данных, а затем экспортировать во внешний файл или распечатать.

Статус заказа можно отслеживать (оплачен/отгружен/получен), а при получении заказ конвертируется в приход.

Плюсы от внедрения PrintStore:

Вся информация в одном месте. Можно один раз провести инвентаризацию всего парка оборудования и расходных материалов, а можно вносить информацию о них по мере возможности, — результат в любом случае будет великолепным. Все подробности будут как на ладони.

Кардинальное сокращение затрат времени на учет. В организации с большим количеством принтеров (от 50), простые на первый взгляд операции вроде составления отчета о наличии расходных материалов на складе или списка расходников для заказа могут занимать часы и даже дни, если учет ведется на бумаге или в обычных складских программах. В PrintStore такие отчеты можно получить моментально.

Феноменальное ускорение процесса заказа расходных материалов. Вы просто запускаете “Пора купить”, – программа все просчитает сама. Остается только отправить заказы поставщикам.

Оптимизация складских запасов. Зачем хранить на складе картриджи, которые понадобятся весьма не скоро? Это ведь ваши замороженные оборотные средства, а также и складские площади.

В тоже время, если нужного картриджа не окажется, может остановиться важный рабочий процесс. Программа поможет найти золотое сечение этого вопроса и поддерживать на складе оптимальное количество картриджей каждого наименования.

В результате Вы экономите деньги и складские площади, оставаясь уверенным в надежности своего бизнеса.

Рассчитана данная программа на руководителей компьютерных отделов, системных администраторов и людей, занимающихся обеспечением процесса печати.

Распространяется программа бесплатно, по принципам freeware и as is.

И самое главное, — Вы можете предложить новые возможности. Все обсуждаемо на форуме, разработка идет ежедневно, полезные предложения учитываются и регулярно добавляются в программу.

Узнать, что такое PrintStore Pro.

Почитать о ходе работы над текущей версией.

Скачать PrintStore

Источник: http://PrintStore.ru/printstore/

Как списать картриджи для принтера

Обоснование вывода: Бухгалтерский учет Правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах организаций (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений) установлены ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (далее — ПБУ 6/01).Согласно п. 4 ПБУ 6/01 актив принимается коммерческой организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:а) объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;б) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е.

Особенности учета картриджей, выданных в эксплуатацию в учреждениях

3 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:- Энциклопедия решений. Учет основных средств, приобретенных для передачи во временное пользование;- Энциклопедия решений.

Учет передачи основных средств в прокат.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТГильмутдинов Дамир Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТкандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий 27 августа 2015 г.

Учет оргтехники и расходных материалов

24.06.2016

Работа современного предприятия в большинстве случаев тесно связана с использованием офисной оргтехники: принтеров, сканеров, копировальных аппаратов, МФУ, факсов и так далее.

Весь этот набор так или иначе участвует в процессе документооборота, поэтому поддерживать устройства в рабочем состоянии необходимо круглогодично. Но техника, есть, техника и она нуждается в ремонте, замене расходных частей и их утилизации.

А раз средства на обновление и поддержание в рабочем состоянии офисных устройств выделяются их бюджета компании, значит задача бухгалтера правильно оформить и учесть покупку и списание всех расходных материалов.

Только так затраты на покупку и обновление можно будет учесть в расходах и использовать для уменьшения налогооблагаемой базы компании. К тому же, имея четкое представление о суммах и учтенном количестве, гораздо проще планировать дальнейшие расходы и своевременно организовывать закупки.

Нюансы учета и списания расходных материалов полезно знать не только начинающим бухгалтерам, работающим в программах 1С-Предприятие и УНФ, но и работникам склада, и менеджерам по закупкам.

О чем речь?

Оргтехника и расходники, необходимые для ее бесперебойной работы относятся к нефинансовым активам компании.

Первое, что необходимо сделать бухгалтеру после того, как закупка завершена — это выбрать куда именно отнести приобретенные устройства: к основным средствам или к материальным запасам?

Вторым этапом подготовительной работы является точная классификация имущества для грамотного начисления амортизации. Что касается принятия к учету расходников для принтеров, сканеров и копировальных аппаратов, то тут необходимо аргументированно определить статью Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) при определении расходов.

Помимо возможных сложностей принятия к учету, вопросы возникают и на последующих этапах, например, на этапе списания.

Дело в том, что в некоторых устройствах используются драгоценные металлы, которые необходимо учитывать и списывать отдельно, соблюдая установленный регламент (приказ Минфина от 29 августа 2001 г.

№ 68н). Утилизация отходов — еще один сложный момент для начинающего специалиста.

Как классифицировать расходы на оргтехнику и заменяемые части?

Мы уже говорили. Что одним из подготовительных этапов при формировании учетной стратегии для бухгалтера является определение того, куда отнести купленные устройства и запчасти к ним. Основные средства (КОСГУ 310) и материальные запасы (КОСГУ 340) классифицируются согласно пунктов 38 и 99 Инструкции № 157н. Главный критерий — время полезного использования оборудования.

Материальные запасы — все, что имеет срок использования менее года. Основные средства — сроки использования превышают 12 месяцев.

Существует и третий вид, который не относится ни к основным средствам, ни к материальным запасам — это техника, подаренная компании. Указания № 65н относят ее к статье КОСГУ 290 – «Прочие расходы».

Для расходников предусмотрены отдельные статьи КОСГУ. Соотнесение имеющихся покупок с конкретной статьей происходит следующим образом:

1. Если компания сама осуществляет закупку расходных материалов, то все они относятся к нефинансовым активам и списываются на общих основаниях.
2. Если же покупка совершается по заказу организации сторонней компанией — то расходы классифицируются как затраты на организацию мероприятия и оплачиваются по подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги».

Особенности учета печатных расходных материалов

Разберем подробнее, как в бухгалтерском учете можно отразить затраты по статье «Прочие работы, услуги»:

Можно выбрать один из двух вариантов дебета счета: 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» 0 40120 226 «Расходы на прочие работы, услуги»

Кредит счета 0 30226 000 «Расчеты по прочим работам, услугам».

Программы и их использование

В данный момент практически весь учет на предприятиях различных форм собственности ведется в автоматическом режиме.

Для этого используются различные программы, позволяющие отслеживать все финансово-хозяйственные операции организации.

Использование конкретного программного продукта для учета оргтехники и расходных материалов к ней зависит от конечных целей и промежуточных задач, поставленных перед бухгалтером.

Стандартные, широко используемые бухгалтерские программы имеют ограниченный функционал, тем не менее, их возможностей хватит для того, чтобы отслеживать операции по:

• закупу оборудования и запасных частей;
• принятия на баланс, учета и списания сменных элементов;
• формирования отчетной документации и внутренних нормативных актов;
• распределения техники между отдельными подразделениями компании.

В то же время, если требуется следить за периодичностью и обоснованностью ремонтных работ, профилактикой, сменой картриджей для печатного оборудования, программа должна быть более совершенна. Нередко приходится докупать необходимые учетные системы.

Коды и их применение

Амортизация начисляется согласно Классификации основных средств. В работе необходимо использовать следующие коды ОКДП:

1. Оргтехника в целом (относится к канцелярии) — 3000000.
2. Копировальное и копировально-множительное оборудование – 3010210 – 3010282.
3. Прочее канцелярское оборудование – 3010300 – 3010460.
4. Расходные материалы (картриджи, барабаны и т.д) – 3010480 – 3010542.
5. Математические приборы – 3010150 – 3010197.

Время полезного использование всех вышеперечисленных устройств определяется по Классификации объектов основных средств, которая была утверждена постановлением Правительства 1.01.2002 г. за № 1. Учитываются и рекомендации производителя, обозначенные в инструкциях по эксплуатации.

Как правильно оприходовать расходные материалы?

Все, что так или иначе связано с оргтехникой, используемой предприятием, может учитываться на двух основных счетах: 0 101Х4 000 «Машины и оборудование»;

0 101Х8 000 «Прочие основные средства».

Главной головной болью для бухгалтера может стать именно то, что относится к материальным запасам и учитывается на счете 0 10536 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения».

Чтобы не запутаться в наименованиях импортной техники и расходников и облегчить систему дальнейшего поиска по базе следует использовать к каждому документу поступления составлять по форме М-4 соответствующий приходный ордер.

Как правильно списать расходные материалы?

Напоминаем, что отпуск материальных запасов происходит с учетом их фактической стоимости, а при невозможности ее определения — по средней фактической стоимости. Такой порядок диктует пункт  108 Инструкции № 157н.) Пользоваться можно только тем способом определения цены, который прописан в учетной политике компании. Он действует в течение года.

Если отработавшие устройства списываются по фактической цене — в бухгалтерском учете гарантированно будет меньше ошибок в расчетах. А списание по усредненной цене позволяет сохранить список номенклатуры в рамках разумного.

Неиспользованные в работе картриджи и прочие сменные части вполне можно реализовать через скупку. Такой способ практикуется многими организациями.

Одна из компаний, занимающихся выкупом невостребованных расходников – «Принтальянс» работает не только на территории Москвы, но и в других регионах страны.

Какие картриджи можно реализовать после их фактической отработки? Прежде всего:

1. Важно! Мы НЕ принимаем картриджи сомнительного происхождения. Работаем в соответствии законов РФ.
2. Расходные материалы, которые не были в употреблении, упакованные в оригинальную упаковку без следов повреждений.
3. Картриджи не старше 2013 года выпуска.
4. Не перезаправлявшиеся, не восстановленные.
5. С уценкой принимаются материалы в поврежденных упаковках, а также лазерные картриджи с датой выпуска — не позднее 2012 года.

Плюсом такого способа избавления от приобретенных ранее, но так и не использованных запасных и сменных частей к оргтехнике является возможность возврата части потраченных средств, экономия времени и затрат на поиск покупателя и наличие необходимой сопроводительной документации при оформлении продажи.

Скачать типовый образец «Акт на списание материалов»

Источник: https://tonerbaza.ru/news/uchet-orgtehniki-i-rashodnyih-materialov