Об оформлении Универсального Передаточного Документа

Содержание
  1. Упд (универсальный передаточный документ): образец заполнения
  2. Форма УПД и сфера ее применения
  3. Правила оформления УПД
  4. Нужна ли печать на УПД?
  5. Какую форму УПД применять при изменении формы счета-фактуры
  6. Универсальный передаточный документ (УПД)
  7. Бумажный УПД: применение и оформление
  8. Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов
  9. Функция — СЧФ
  10. Функция — ДОП
  11. Функция — СЧФДОП
  12. Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
  13. Для всех типов документов
  14. Области полномочий подписанта-покупателя
  15. Как заполнить универсальный передаточный документ
  16. При отгрузке товаров
  17. Виды и общие правила использования
  18. Как оформить УПД со статусом 1
  19. Образец заполнения универсального передаточного акта
  20. Упд в электронном виде
  21. Статусы УПД
  22. УПД с функцией «3 – первичный документ ДОП»
  23. УПД с функцией «1 – Счёт-фактура СЧФ»
  24. УПД с функцией «2 – Счёт-фактура + первичный документ СЧФДОП»
  25. Заполняем универсальный передаточный документ: пошаговая инструкция
  26. Как это работает на практике
  27. Какой бланк использовать в работе
  28. Кто и когда использует УПД
  29. Инструкция по заполнению
  30. Образцы заполнения

Упд (универсальный передаточный документ): образец заполнения

Об оформлении Универсального Передаточного Документа

]]>]]>

Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет объединить передаточный акт и счет-фактуру в одном первичном документе. Какая форма УПД действует сегодня, как правильно заполнить УПД, образец ее заполнения – все это вы найдете в нашей статье.

Форма УПД и сфера ее применения

Форма УПД была опубликована в письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Она носит рекомендательный характер, то есть налогоплательщики не обязаны использовать ее вместо привычных форм документов, а налоговики не могут оштрафовать за ее неприменение.

УПД (образец заполнения см. в конце статьи) включает в себя реквизиты, обязательные для документов по передаче материальных ценностей и счета-фактуры, что позволяет объединить в нем информацию следующих унифицированных документов:

  • товарная накладная ТОРГ-12,
  • накладная на отпуск материалов на сторону М-15,
  • акт приема-передачи основных средств ОС-1,
  • товарно-транспортная накладная 1-Т (товарный раздел),
  • счет-фактура.

Таким образом, оформление УПД (образец заполнения вы найдете ниже) возможно для операций:

  • отгрузки товара,
  • оказания услуг,
  • передачи результата выполненных работ,
  • отгрузки/передачи товара/работ/услуг комиссионером/агентом комитенту/принципалу,
  • передачи имущественных прав.

Применяя бланк УПД, налогоплательщик не нарушает законодательства о бухучете и налогообложении, и вправе использовать его для бухгалтерского учета передачи товара, выполненных работ, услуг и имущественных прав, для заявления налогового вычета по НДС и для подтверждения затрат в целях исчисления налогов, в т.ч. на прибыль.

Заполняя универсальный передаточный документ, бланк (скачать можно здесь) разрешено дополнять новыми строками и графами, не изменяя при этом реквизитов счета-фактуры, а также обязательных реквизитов документа, предусмотренных ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ. Применяемая форма УПД утверждается руководителем вместе с остальными формами «первички», прилагаемыми к учетной политике фирмы.

Может использоваться не только печатная форма УПД, но и электронная, формат которой утвержден приказом ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155.

Правила оформления УПД

В приложениях № 2-4 к письму ФНС № ММВ-20-3/96 приводится инструкция по заполнению УПД, включая и перечень операций, для оформления которых может использоваться данная форма. Особенности оформления УПД различны в зависимости от статуса документа:

  • Статус «1» означает, что УПД сочетает счет-фактуру и акт передачи, значит, заполняются все строки, обязательные для этих документов (поля счета-фактуры оформляют с учетом правил для их заполнения, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 в последней редакции). Наш пример заполнения УПД приведен для статуса «1».
  • Статус «2» – УПД включает только передаточный акт и используется, как первичный документ. В этом случае не заполняются поля, обязательные для счета-фактуры: строка 5, графы 6, 7, 10, 10а, 11; остальные поля нужно заполнить. Неверное указание статуса «2», вместо «1», не лишает покупателя права на налоговый вычет по НДС, если в УПД правила заполнения всех показателей, относящихся к счету-фактуре, соблюдены. Статус «2» применим для «упрощенцев» и тех, кто не является плательщиком НДС, поскольку выставление УПД не влечет для них обязанности уплаты данного налога.

Правильное оформление УПД (образец заполнения которой мы приводим) предполагает, что документу, имеющему статус «1», присваивается номер, согласно хронологии нумерации счетов-фактур.

УПД со статусом «2» нумеруются в порядке, соответствующем нумерации «первички»: актов, накладных и т.п.

Нужна ли печать на УПД?

Для печати фирмы в УПД предусмотрено поле «М.П.». При ее наличии можно не заполнять строки о наименовании составителя документа 14 и 19.

В то же время, печать организации не является обязательным реквизитом для счета-фактуры и первичного передаточного документа, поэтому в УПД она также не обязательна. Вычету НДС и подтверждению расходов в целях налогообложения отсутствие печати не препятствует.

Какую форму УПД применять при изменении формы счета-фактуры

В 2017 г. форма счета-фактуры меняется уже второй раз, ее новую версию нужно будет применять с 1 октября 2017 г. (постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981).

Что касается электронных УПД, то их форматы утверждены одновременно с новыми форматами счетов-фактур, а вот «бумажный» бланк УПД до сих пор остается неизменным, ведь ФНС его обновленную форму не утверждала. Как быть в такой ситуации?

Источник: https://spmag.ru/articles/upd-universalnyy-peredatochnyy-dokument-obrazec-zapolneniya

Универсальный передаточный документ (УПД)

Об оформлении Универсального Передаточного Документа

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Бумажный УПД: применение и оформление

На бумаге его можно использовать вместо:

  • пакета «счет-фактура + первичный документ»;
  • первичного документа.

С помощью УПД можно оформить:

  • поставку товаров, услуг или работ;
  • передачу имущественных прав.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.

2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.

Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов

Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:

  • СЧФ — счет-фактура;
  • СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
  • ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.

Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 155

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 820

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

  1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
  2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
  3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
  4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
  5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
  6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
  7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
  8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
  9. акциз, где это необходимо;
  10. налоговая ставка;
  11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
  12. стоимость поставки с учетом налога;
  13. страна происхождения товара;
  14. номер таможенной декларации;
  15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  1. название документа;
  2. число, месяц, год его создания;
  3. экономический субъект, который сформировал документ;
  4. суть сделки;
  5. сумма или объем поставки;
  6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

  • Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
  • Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
  • Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

  • Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
  • Сведения об участниках сделки содержат поля:
  • код ОКПО;
  • структурное подразделение;
  • информация для участника документооборота;
  • для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
  • адрес;
  • контактные сведения (номер телефона, e-mail);
  • банковские реквизиты.
  • Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца; 2 — сотрудник организации, составившей файл продавца; 3 — сотрудник иной уполномоченной организации;

4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Подписантов может быть несколько.

Источник: https://www.diadoc.ru/docs/upd

Как заполнить универсальный передаточный документ

Об оформлении Универсального Передаточного Документа

УПД — это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки.

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» упростил формы первичных учетных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст.9 402-ФЗ), ведь каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.

Реквизитами первичного учетного документа являются:

  • наименование;
  • дата составления;
  • наименование экономического субъекта составителя;
  • содержание факта операции;
  • величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления;
  • подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Бланк был разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@. Правила, по которым происходит заполнение УПД, актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг).

УПД объединяет в себе специфику нескольких первичных документов — его можно использовать вместо следующих документов:

  • товарной накладной;
  • счет-фактуры;
  • акта приемки-сдачи работ (услуг).

С 1 июля 2017 г. внесены изменения в Постановление Правительства № 1137, следовательно, с июля 2017 г. форма УПД отличается от счета-фактуры строкой, которую включили в форму счет-фактуры.

Строка 8 счета-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» является отличительным показателем между формой счет-фактуры и УПД.

Использование УПД рекомендовано, и руководители организаций самостоятельно принимают решение о том, как правильно заполнить УПД и какие формы документов использовать.

Несмотря на то, что УПД содержит реквизиты счет-фактуры, применять его можно организациям на любых формах налогообложения.

Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения, УПД, так же как и счет-фактура, дает право на зачет входящего НДС при уплате в бюджет. Можно применять универсальный передаточный документ при:

  • передаче товара;
  • передаче имущественных прав;
  • оказании услуг;
  • передаче результатов работ,

и в ряде других операций.

Важно правильно использовать статусы «1» или «2»:

  • 1 — если нужно, чтобы документ заменял и счет-фактуру, и первичку;
  • 2 — счет-фактуру УПД не заменяет, является только заменой первичного документа.

заменяет и счет-фактуру, и первичный документ

Полный текст рекомендаций содержится в Письме № ММВ-20-3/96@. В таблице приведены реквизиты, использование которых обеспечит правильное заполнение УПД: обратите внимание на столбец рекомендаций и пояснений.

№,№Строки, графыРеквизит УПДВозможные значения и рекомендации и пояснения
строки(1) – (7)графы 1-11Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.В случае, если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного, подписавшего конкретный счет-фактуру.Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя.Для УПД со статусом «2» возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения.Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни могут также быть отражены в строках, (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
строка[10]Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдалМожет быть указана должность лица, совершившего отгрузку, и (или) того, кто уполномочен действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).Если этим лицом является тот, кто уполномочен на подписание счетов-фактур и подписал документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в ней могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Строка[13]Ответствен-ный за правильное оформление сделки, операцииДолжность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.Показатель, позволяющий определить ответственного за оформление операции.Если лицом, ответственным за оформление сделки, является тот, кто совершил отгрузку и (или) уполномочен действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [10]), то при наличии подписи в строке [10] в ней могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.Если лицом, ответственным за оформление сделки, является уполномоченный на подписание счетов-фактур и подписавший документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в ней так же могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [13а] для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного.
Строка[15]Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принялМожет быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Строка[18]Ответственный за правильное оформление сделки, операцииДолжность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов.Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в ней могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [18а] для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица.
М.П.Печати экономических субъектов-составителей документа.Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Понять, как заполнять форму, нам поможет образец заполнения универсального передаточного документа. Рассмотрим 2 примера: первый — при выполнении работ и оказании услуг.

При отгрузке товаров

Второй пример заполнения УПД — при отгрузке товара. Чтобы заполнить универсальный передаточный документ вместо товарной накладной (ТОРГ12), необходимо изменить статус с «1» на «2», а также строки Грузоотправитель и его адрес (3) и Грузополучатель и его адрес (4) оставить пустыми.

Источник: https://ppt.ru/forms/ttn/upd

Виды и общие правила использования

Универсальный передаточный документ на практике используется двух видов:

  • со статусом 1;
  • со статусом 2.

Универсальный документ заполняется со статусом 1, если он используется одновременно как:

  • счет-фактура;
  • первичный документ.

Универсальная передаточная форма статуса 2 выполняет только функцию первичного документа. Счет-фактура выставляется отдельно.

УПД используется для оформления разных фактов хозяйственной деятельности. Они перечислены в приложении № 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected]:

  • передача результатов выполненных работ и оказания услуг;
  • отгрузка товаров;
  • передача имущественных прав;
  • посреднические операции.

Бланк универсальной передаточной формы содержит необходимые реквизиты для отражения сведений о них. Он используется как:

  • накладная;
  • акт оказанных услуг;
  • акт приемки результатов работ и т. д.;
  • счет-фактура.

Перечислим основные правила, а затем приведем пример, как заполнять УПД:

  1. Если не нужен первичный документ и нужен счет-фактура для получения вычетов по НДС, универсальный передаточный акт не используйте (письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/[email protected]).
  2. Форма со статусом 1 принимается для получения вычетов по НДС и в качестве оправдания совершения расходов.

Как оформить УПД со статусом 1

Универсальный передаточный бланк со статусом 1 объединяет счет-фактуру и первичный документ. Продавец отражает в нем все обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного документа.

Образец заполнения универсального передаточного акта

Покупатель заполняет универсальную передаточную форму только в части первичного документа. Таблица содержит построчное описание, на основе которого несложно выполнить правильное оформление УПД.

Строка в разделе со счетом-фактурой Как заполнять универсальный передаточный документ
(1)Номер (по порядку по хронологии) и дата составления УПД. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг (ТРУ), выполнения работ, передачи имущественных прав.
(2а)Продавец — название организации.
(2б)ИНН, КПП.
(3)Внесите сведения о грузоотправителе — заполняется при продаже товара.Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк.Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же».
(4)Внесите сведения о грузополучателе — заполняется при продаже товара.Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, поставьте прочерк.Если грузополучатель и покупатель одно и то же лицо, укажите наименование и адрес грузополучателя. Нельзя писать «он же».
(5)Внесите номер платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т. е. счет-фактура на аванс.Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, поставьте прочерк.
(6) (6а) (6б)Внесите сведения о продавце: название, ИНН, КПП.
(7)Внесите наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст. 169 НК РФ).
(8)Заполните строку, если у вас есть данные, — напишите идентификатор государственного контракта.Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом или у вашего контракта нет идентификатора) — в строке ставится прочерк.
Столбец в табличной частиКак заполнять универсальный передаточный документ
АНумерация строк таблицы.
БПроставляется код ТРУ, если требуется указать на налоговые льготы или другие особые условия:
  • для товаров — артикул;
  • для работ — код по ОКВЭД;
  • для услуг — код по ОКУН.
1, 1а и 2Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав.

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/kak-zapolnit-universalnyy-peredatochnyy-dokument

Упд в электронном виде

Об оформлении Универсального Передаточного Документа

Универсальный передаточный документ – единая форма, способная выполнять функции как счёта-фактуры, так и первичного учётного документа. УПД можно оформлять на разные хозяйственные операции, в том числе и связанные с оказанием услуг.

Случаи деятельности, при которых допускается составление УПД, перечислены в Приложении 2 к Письму ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г..

 Цель введения в бухгалтерский учёт УПД – это сокращение количества дублирующих друг друга документов, сопровождающих хозяйственные операции.

Электронный УПД позволяет решать задачи отражения НДС и передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуг. В отличие от бумажной версии, он имеет 3 возможных функциональных значения.

Новый формат можно использовать как:

  • Счёт-фактуру
  • Счёт-фактуру с расширенным набором реквизитов (счёт-фактура + документ-основание), что позволит применять документ как основание для вычетов по НДС и как первичный учётный документ, соответствующий требованиям Федерального закона N 402 «О бухгалтерском учёте»
  • Первичный учётный документ для оформления фактов хозяйственной жизни

Статусы УПД

Один электронный формат содержит в себе возможность отражения сразу трёх видов документов на выбор. Чтобы контрагент понял какой именно документ ему направил пользователь, применяются цифровые функциональные статусы в «шапке» формата (Рис. 1):

Статус 1: Счёт-фактура (функция СЧФ);

Статус 2: Счёт-фактура + первичный документ (функция СЧФДОП);

Статус 3: Первичный документ (функция ДОП).

Рис. 1. Форматы УПД

Эти функциональные статусы фиксируются в каждом электронном документе и, в зависимости от их простановки, УПД может быть передан по разным бизнес-процессам подписания и курсирования ФНС-квитанций.

Закреплённая электронная форма УПД представляет универсальный «конструктор» с единым наименованием полей, на базе которого, в случае простановки конкретной цифровой функции, уже реализуется передача нужного документа.

УПД с функцией «3 – первичный документ ДОП»

При использовании УПД с функцией «ДОП» электронный документ работает на платформе провайдера по бизнес-процессу, максимально схожему с обычным электронным ТОРГ-12 или «Актом выполненных работ» (Рис. 2):

Рис. 2. Схема обмена квитанциями УПД (функция «ДОП»)

Обозначения:

  • P1 и P2 – Титулы продавца и покупателя
  • 9 и 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В этом случае формируется:

  1. Титул продавца – базовая часть электронного УПД, где продавец указывает все поля «шапки» документа, табличную часть и итоги. Эту часть продавец подписывает электронной подписью.
  2. В ответ покупатель, если он согласен с документом, формирует «Титул покупателя», куда вносит информацию о ФИО лиц, которые принимали товар/услугу, информацию о доверенности и другие данные, которые обычно вносит покупатель на бумаге. Покупатель подписывает ЭП и отправляет продавцу через ЭДО-платформу.
  3. Собранные вместе оба титула + их электронные подписи и составляют УПД с функцией «ДОП» в электронном виде.

Также покупатель может не согласиться с полученным документом и отправить уточнение на универсальный передаточный документ.

В электронном виде полностью завершённый архив с УПД будет состоять из файлов титулов продавца и покупателя, а также подписей к ним (Рис. 3).

Рис. 3. Состав завершенного УПД

УПД с функцией «1 – Счёт-фактура СЧФ»

Если документ передаётся с функцией «СЧФ», его бизнес-процесс передачи через провайдера схож с обычным электронным счётом-фактурой. «Титул покупателя» не требуется, так как документ носит характер одностороннего подписания отправителем (как у счёта-фактуры). Однако добавляется процесс передачи регламентированных ФНС-квитанций (Рис. 4).

Рис. 4. Схема обмена квитанциями УПД (функция СЧФ)

Обозначения:

  • P1 – Титул продавца
  • 2 – 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В данном случае квитанции схожи с аналогичными квитанциями по счетам-фактурам и ставят целью зафиксировать юридически факт выставления документа в определённое время, что подтверждается отправителем, получателем и самим провайдером. Важно, что Edisoft, как и в случае со счетами-фактурами, предоставляет возможность пакетного подписания квитанций через веб-интерфейс, а также решения по автоматизации подписания квитанций в полностью автономном режиме.

Электронный УПД в полностью завершённом виде будет представлять из себя комплект из исходного подписанного документа и подписанных квитанций (Рис. 5).

Рис. 5. Состав завершенного УПД

Специфика работы полностью схожа со стандартным электронным счётом-фактурой.

Задача поставщика – вовремя выставить документ, подписав его своей ЭП; подписать квитанции подтверждения факта выставления со своей стороны; следить за тем, не было ли отправлено от покупателя уведомлений об ошибках в данном документе.

Задача покупателя – подписать квитанции о получении со своей стороны, проверить документ на корректность, а в случае найденных неточностей отправить квитанцию с описанием ошибок.

УПД с функцией «2 – Счёт-фактура + первичный документ СЧФДОП»

Если УПД отправляется с функцией «СЧФДОП», то бизнес-процесс передачи документа предусматривает как движение ФНС-квитанций, подтверждающих факт выставления, так и отправку покупателем «Титула покупателя», где указана информация об ответственных лицах, которые подтвердили факт передачи товарно-материальных ценностей. Документ совмещает в себе свойства электронной накладной/акта и счёта-фактуры одновременно (Рис. 6).

Рис. 6. Схема обмена квитанциями УПД (функция «СЧФДОП»)

Обозначения:

  • P1 и P2 – Титулы продавца и покупателя
  • 2 – 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В этом случае электронный УПД будет физически представлять из себя подписанные файлы «Титулов отправителя и получателя», а также комплект квитанций (Рис. 7).

Рис. 7. Состав УПД с функцией «СЧФДОП»

По итогам прохождения всего бизнес-процесса можно скачать с платформы архив с полностью собранным комплектом файлов по УПД в ФНС-формате: сам универсальный передаточный документ и статусные квитанции к нему для предоставления в налоговую.

По итогам прохождения всего бизнес-процесса можно скачать с платформы архив с полностью собранным комплектом файлов по УПД для предоставления в налоговую.

Важным нюансом также является вопрос простановки подписей к УПД различных функций.

Согласно нижеуказанным Приказам нельзя удалять отправленный и подписанный УПД / УКД:

А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5.

Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры.

При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.

Источник: https://ediweb.com/ru-ru/support/kb/367

Заполняем универсальный передаточный документ: пошаговая инструкция

Об оформлении Универсального Передаточного Документа

УПД — это специализированный формуляр, который объединяет в себе сразу два документа: счет-фактуру для оплаты и налогообложения НДС и накладную, подтверждающую отгрузку товаров.

По общим правилам, любая операция оформляется документально. Для отгрузки товаров или при оказании услуг и работ компания оформляет соответствующую форму первички. Например, накладную на поставку продукции или акт выполненных работ или услуг.

Затем, чтобы предъявить требования по оплате заказчику, компания формирует счет-фактуру. Этот документ является основой при исчислении налога на добавленную стоимость и имеет унифицированный бланк.

Но такой порядок документооборота не единственный. Чиновники предусмотрели упрощенный алгоритм, при котором вместо накладных и счета-фактуры формируется только один формуляр — универсальный передаточный документ (УПД).

Как это работает на практике

Бюджетная организация реализует услуги сторонней компании по договору. В момент оказания услуг стороны обязаны подписать акт об оказанных услугах. Только после того, как заказчик примет выполненные действия, бюджетная организация вправе выставлять требования по оплате. То есть сформировать счет-фактуру.

Документооборот общего порядка не всегда удобен. Например, если заказчик и исполнитель находятся в разных населенных пунктах или даже регионах. Это дополнительные издержки организаций.

Сократить расходы позволит упрощенный способ документооборота: бюджетное учреждение сформирует УПД, который заменяет и акт, и счет-фактуру одновременно. Заказчик, проверив качество и объем оказанных услуг, подпишет формуляр и сразу передаст на оплату. Что существенно сократит время расчетов между сторонами.

Какой бланк использовать в работе

Единого бланка универсального передаточного документа не предусмотрено. Организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичной документации. Правило введено с 2013 года, со вступлением в силу закона «О бухучете» № 402-ФЗ. Учреждение вправе разработать собственную структуру УПД, которая отвечает особенностям и специфике деятельности.

Допускается использовать рекомендованный бланк, утвержденный в Приложении № 1 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected]. Или доработать формуляр ФНС своими графами и полями. Но шаблон, рекомендованный ФНС, удобен и раскрывает все обязательные реквизиты.

Это гарантирует правильное заполнение УПД, поэтому компании чаще всего используют его.

Если организация решила использовать самостоятельно разработанный бланк, учтите два правила:

  1. Форма должна раскрывать все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 1, 9 закона № 402-ФЗ).
  2. Бланк и правила заполнения УПД в 2020 году следует утвердить в учетной политике.

Без этого собственный формуляр использовать нельзя. Налоговики не примут документы к учету, что приведет к доначислению налогов и сборов и применению штрафных санкций.

Кто и когда использует УПД

Универсальную первичку вправе применять любые организации и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте УПД при оформлении операций:

  1. Реализация. Например, если организация реализует товары, продукцию, услуги, работы.
  2. Передача имущественных прав по собственным активам компании.
  3. Оформление сделок в части посреднических операций.

Перечень отдельных операций и сделок закреплен в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected].

Инструкция по заполнению

Так как унифицированной формы документа нет, рассмотрим пример заполнения УПД, рекомендованный ФНС. Порядок и правила оформления формуляра закреплены во втором приложении Письма ФНС.

Строка УПД

и рекомендации по заполнению

Статус документа

Предусмотрены два варианта заполнения:

  1. Указываем код «1», если формуляр используется одновременно как передаточный акт и счет-фактура.
  2. Код «2» проставляем, если УПД используется исключительно в качестве передаточной формы (накладная, акт выполненных работ, услуг).

Строчки со 2 по 7

Регистрируем идентификационную информацию о заказчике и исполнителе по договору. Фиксируем наименование сторон, ИНН и КПП, адреса. При необходимости заполняем сведения о грузоотправителе.

Единица измерения

Указываем код 643 — российский рубль.

Все операции в бухучете отражаются в рублевом эквиваленте!

Таблица

Детализируем сведения о предмете договора в образец, как правильно заполнить УПД. Например, если между сторонами заключен договор поставки, то необходимо обозначить информацию о товаре. Для договора подряда или оказания услуг фиксируем сведения об оказанных услугах, работах.

Подписи ответственных работников

Эту часть УПД обязаны заверить руководитель и главбух организации. Либо иные лица, уполномоченные на совершение таких действий, по доверенности.

Документ-основание

Это договор, контракт или соглашение. Впишите его реквизиты и дату подписания.

Подписи сторон

Ответственные лица со стороны заказчика и исполнителя проставляют подписи. Тем самым подтверждая факт передачи товара, оказания услуги, выполнения работы. Указывается дата подписания, Ф.И.О. и должность ответственного работника каждой стороны.

Печать на универсальный передаточный документ ставить не обязательно.

Образцы заполнения

Принципы заполнения универсального передаточного документа отличаются в зависимости от предмета договора. Например, при реализации продукции или товаров используйте в работе такой образец заполнения универсального передаточного документа:

При реализации на сторону работ или услуг составляйте универсальный передаточный документ по такому образцу:

Источник: https://goskontract.ru/shablony-dokumentov/zapolnyaem-universalnyy-peredatochnyy-dokument-poshagovaya-instruktsiya

Финансист тут
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: