Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам

Содержание
  1. Публикации
  2. Анализируем
  3. Кто, как и что Вам сделает
  4. Приглашение внедренческой фирмы
  5. Задействование собственных ИТ-специалистов
  6. Динамический анализ данных
  7. Отчетность в отделе продаж. Какие показатели контролировать и как часто?
  8. Как внедрить отчет в отдел продаж
  9. Что делать, если менеджеры не пишут отчеты
  10. Отчетность руководителя отдела продаж
  11. Финансовые показатели
  12. План оплат на неделю
  13. Факт оплат на сегодня
  14. План оплат на завтра
  15. Сводная таблица показателей по отделу
  16. Pipeline (пайплайн)
  17. Коммуникационные показатели
  18. Данные по продажам
  19. Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам
  20. Отчет о закупках
  21. Публикации
  22. Аналитика в закупках
  23. Отчет о работе менеджера по закупкам (образец заполнения)
  24. Пакет шаблонов по отчетам
  25. Деятельность отдела закупок
  26. Отчет менеджера продаж | 5 главных таблиц
  27. От проблемы к решению
  28. Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам 44 фз
  29. Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам 223
  30. Пример результата задачи
  31. Активно парень работает, да?
  32. Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Публикации

Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам

Жесткая конкуренция требует все большей оперативности в принятии решений присохранении и даже повышении их качества. Как этого можно достичь? Обеспечитьсебе качественную информационную базу для принятия решения.

Ваша учетная система накапливает и хранит все необходимые данные. Нооперационные данные “как есть” не годятся для анализа. Для принятия решенийнужна информация, наиболее удобным образом обобщающая учетные данные, т.е.требуются разнообразные аналитические отчеты.

Может ли учетная система обеспечить Вас, менеджера по закупкам,аналитической информацией в полном объеме? Традиционная учетная системапредлагает Вам стандартные регламентированные отчеты.

Например, в “1С:Торговляи склад” менеджером по закупкам может использоваться три отчета: отчет поприходу товара, по остаткам на складах и сравнение остатка товара сминимальным. Этого набора, скорее всего, будет недостаточно.

Вам необходимо такое множество отчетов, которое обеспечивало бы всестороннийанализ всех аспектов закупочной деятельности. Значит, состав отчетов надодорабатывать:

Любая доработка требует предварительного осознания, что же Вы хотите видеть.Попробуем разобрать примерный перечень аналитических задач менеджера позакупкам, и определить информацию, необходимую для их решения.

Анализируем

Поставщиков

У Вас стабильные поставщики, проверенные временем партнеры? Но, к сожалению,”ничто не вечно под луной”:Предприятия разоряются, продукты снимают спроизводства, конкуренты переманивают поставщиков, суля “золотые горы”: Как жеотслеживать стабильность работы с поставщиками, оценить “серьезность” ихнамерений? Посмотреть динамику закупок по поставщикам – объемы закупок упоставщика по месяцам или кварталам. Могут выявиться тенденции снижения/-ростаобъема поставок. Причины тому искать Вам: сезонные ли это колебания, интригиконкурентов или у поставщика плохи дела. Главное – вовремя заметитьтенденции.

Помимо объемов Вы отслеживаете и финансовые взаимоотношения.

Как дела с Вашимипроплатами поставщикам? Пробегитесь по структуре задолженностей по поставщикам,вдруг за кем-то должки?

Какие поставщики наиболее важны для Вашего бизнеса? У кого Вы больше всегозакупаете? Выявить таких поставщиков можно с помощью анализа структуры объемазакупок по поставщикам. Определите долю каждого поставщика. Не получается ли,что Вы “кладете все яйца в одну корзину”?

Анализ динамики закупок и структуры имеет смысл проводить и по категориямпоставщиков. Тоже можно выявить интересные факты:

Товары

Вы отвечаете за своевременное наполнение складов необходимыми товарами. Вашиошибки в объемах закупок – прямые убытки для компании. Закупите мало -недополучите прибыли от продаж, слишком много – затоварите склад.

Поэтому важноправильно планировать объемы и структурный состав закупок. В этом Вам можетпомочь информация по остаткам товаров и динамике объемов закупок. Складызатоварены – приостановите закупки этого товара.

А, может, стоит вообщеисключить его из номенклатуры? Ведь товар может, например, моральноустареть.

Для ежедневного планирования закупок Вам понадобится информация по остаткамтоваров на складах. Посмотрите где, чего и сколько единиц на настоящий момент.

Может, стоит пополнить запасы?

Обязательна информация по товарам, остатки которых меньше минимального.”Страшный” отчет для поставщика, сигнализирующий о Вашем возможном просчете илидефицитности товара.

Поднимайте коллег по тревоге на срочный поиск изакупку.

Вовремя замеченные тенденции изменения объемов закупок товара помогут Вамсвести к минимуму возможные издержки. Отслеживайте динамику закупок по товарам.

Почему снизились закупки товара? Упал спрос или неадекватно спросу “взлетели”цены? Что выгоднее – продолжать закупки или сократить их? Тревожный звонокпрозвучал – выясняйте и действуйте.

Анализировать надо не только тенденции изменения объемов, но и структурныйсостав закупок.

Задумайтесь, какие доли занимают отдельные товары в общемобъеме закупок? Структура закупок может показать намечающиеся профилирующиенаправления в деятельности.

Негативная это тенденция или позитивная, судить Вам.

Кстати, о продукции, точнее о качестве: Вы доверяете клятвенным заверениям ирекламным проспектам поставщиков, декларирующим высокое качество товара? Бездоверия партнерам в бизнесе нельзя.

Но есть хорошая пословица: “Доверяй, нопроверяй”. Как же оценить качество продукции поставщиков не абстрактнымисловами: “хорошее”, “удовлетворительное”? Какие показатели станут основаниемдля

Ваших писем на завод? Официальные документы требуют цифр. Есть много способов:собирать и подсчитывать рекламации Ваших покупателей, проверять каждый сотыйконтейнер и вести статистику брака. Но существует более простой способ -посмотреть объем возврата товаров от покупателей.

Этот способ не требуетведения дополнительного учета тех же рекламаций. Он использует точные данныеВашей учетной системы. Если подозреваете “нечистоплотность” поставщика, надопровести анализ возвратов товаров поставщику.

Вот и посмотрите, товар такой плохой или водители поставщика так “бережно”относятся к грузу.

Цены на товары

Не хотите посмотреть, кто Вам предлагает самые “сладкие” цены? Как Вас любиткаждый поставщик? Проанализируйте динамику закупочных цен. Если цену на товарповышают все поставщики, это нормально. Если один, то: Выводы делать Вам.

А то- объемы закупок и пересмотреть можно. А если это элемент его ценовой политики- постепенно, а не рывками повышать цены? Посмотрите динамику цен на всепоставляемые им товары.

Если у Вас нет обязательств перед поставщиками пообъему выборки, Вы можете и должны лавировать. От этого зависит Вашаприбыль:

Кто, как и что Вам сделает

Существует несколько путей достижения Вашей цели – получения необходимогосостава аналитических отчетов.

Приглашение внедренческой фирмы

Если внедряющая фирма сработала качественно, то, возможно, индивидуальностьВашей компании и Ваши информационные потребности как менеджера по закупкам заопределенную плату были учтены:на тот момент. Вам разработали отчеты и ушли,оставив контактный телефон.

Со временем все меняется: И у Вас появились новые потребности. Вам надо сменить”угол зрения”, поменяв строки и столбцы отчета местами? Приглашаете внедренца,теряете время и деньги:Вам нужен отчет по товару не по месяцам, а по неделям,дням, кварталам?

Приглашаете внедренца, теряете время и деньги: И так далее: А время -главный фактор бизнеса:

Кстати о времени, Вы хотите посмотреть данные по каждому поставщику отдельно.Запускаете отчет для одного, смотрите, выходите.

Запускаете для другого,смотрите, выходите: У Вас их сколько? Сколько раз Вы вынуждены запускать отчет?

Кроме существенных временных потерь существует проблема дезориентациипользователя в постоянно растущем числе отчетов. У Вас не вызывает раздражениедлинный список мало отличающихся друг от друга названий?

Задействование собственных ИТ-специалистов

Заходите к Вашим автоматизаторам и капризно говорите “Хочу!”. Дополнительныхматериальных затрат фирма избегает. Хотя, вопрос спорный, эти затраты просто”размазываются” по заработной плате штатных программистов. Но ждать все-такипридется. Даже незначительные структурные изменения отчета требуют времени.

А Вам информация нужна здесь и сейчас. Срочно. Такая, и через 5 минут чутьдругая. Это реальные требования всестороннего анализа. А посадить программистарядом с каждым менеджером, увы, нельзя.

Выйти из этого порочного круга постоянной потери времени, а значит, и денег,можно с помощью системы динамического анализа данных.

Динамический анализ данных

Система динамического анализа (OLAP – OnLine Analytical Processing) снимаетпроблему “жесткой” структуры отчетов. Это, когда данными нельзя “повертеть”. Впроцессе оперативного анализа важна именно возможность динамического управленияданными. Зашли в отчет и кликаете мышью.

Фильтруете, меняете строки и столбцыместами, переводите в проценты и обратно: В одном отчете можете посмотретьдинамику закупок по товарам и, щелкнув мышью, по группам товаров. Не покидаяотчета, с помощью мыши получаете данные за разные периоды: по дням, неделям,месяцам, кварталам, годам.

В общем, полная свобода самовыражения в анализе:

Помимо решения проблемы потери времени, исключается возможная дезориентация.Один динамический отчет заменяет несколько однотипных “жестких”. Вы больше “непотеряетесь” в отчетах.

Примером системы динамического анализа для руководителей и специалистов,занятых торгово-закупочной деятельностью, является аналитический модуль длясистемы “1С:Предприятие” в конфигурации “Торговля и склад”, разработанныйкомпанией Intersoft Lab.

Модуль “Контур Стандарт. Анализ для 1С:Торговля исклад” имеет сертификат “1С:Совместимо!”.

OLAP-отчеты в составе аналитического модуля повторяют и существенно расширяютстандартный набор отчетов 1С. Например, разработаны специальные отчеты длявсестороннего анализа складской деятельности, продаж и взаиморасчетов сконтрагентами. Кроме того, пакет содержит все отчеты, которые были упомянутыпри рассмотрении информационных потребностей менеджера по закупкам.Принципиальное отличие от традиционных отчетов 1С – в возможности динамическогоуправления представлением данных и графической иллюстрацией. Данные,дополненные диаграммой или графиком, согласитесь, воспринимаются лучше.Особенно графическая иллюстрация удобна для анализа тенденций и структурногосостава. Что Вы можете проглядеть, не упустит система. Во всех отчетахприсутствует синхронная графическая иллюстрация. Вы изменяете данные -автоматически меняется иллюстрация.

Продемонстрируем возможности динамического анализа на примере отчета”Структура закупок по товарам”.

Рис. 1 Отчет “Структура закупок по товарам”. Данные по группамтоваров

На рис. 1 представлен отчет, отражающий закупки по группам товаров. Операция”углубление” позволяет детализировать информацию. Так, щелкнув по знаку “+”напротив группы “Бытовая техника” мы увидим данные по отдельным подгруппамбытовой техники.

Перетащив мышью колонки “Группу товаров” и “Подгруппа товаров”в область вверху таблицы – то есть “убрав” информацию из отчета, мы получаемотчет о закупках по товарам (см. рис. 2).

Обратите внимание, что автоматическиизменяется и графическая иллюстрация.

Рис. 2 Отчет “Структура закупок по товарам”. Данные по товарам

Применение современной системы динамического анализа обеспечивает не толькоснижение временных затрат при работе с отчетами, но и исключает необходимостьпостоянных материальных вливаний в их доработку. Исполнение Вашихинформационных желаний теперь не будет зависеть от внедряющих фирм илизанятости Ваших программистов. Но главное, конечно, то, что Вы вовремя получитеактуальную информацию. А кто владеет информацией, тот правит миром!

Источник: https://iso.ru/ru/press-center/publications/1392.phtml

Отчетность в отделе продаж. Какие показатели контролировать и как часто?

Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам
Рассмотрим жизненно важные отчеты в отделе продаж и разберем как контролировать показатели

От эффективности продаж зависит успех любой компании. Продукт должен найти своего потребителя.

В противном случае он не имеет смысла и не приносит дохода. Каждая компания заинтересована в росте. Чтобы понять его критерии, продажи нужно отслеживать. Помогает в этом отчетность.

Опираясь на предыдущую информацию, ставятся задачи на будущее.

Как внедрить отчет в отдел продаж

Даже самый простой отчет дает минимум три выгоды:

  • точное представление о положении дел, представленное в цифрах;
  • рост конкурентности в среде менеджеров. Их нацеленность на результат;
  • опорные точки для роста компании.

Внедрить ежедневный отчет несложно. Его формы бывают различными. Часто для этой цели руководители используют корпоративные чаты.

Достаточно просто обязать менеджеров в конце каждого рабочего дня скидывать данные в корпоративный чат. Чаще всего это три показателя:количество привлеченных клиентов;закрытые сделки;реальный доход.

Форма отчета может быть самой обычной: фамилия, имя, отчество и основные данные. Но заполнять ее нужно ежедневно.

Что делать, если менеджеры не пишут отчеты

Нерадивые или забывчивые сотрудники есть в каждом коллективе. Если ежедневный отчет вводится впервые, то нельзя рассчитывать, что все сразу будут выполнять это требование.

Человеку, привыкшему уходить домой в определенное время, бывает сложно перестроиться и выделить несколько минут на анализ прошедшего дня. Сотрудников нужно стимулировать.

В первые дни нововведения некоторым стоит просто напоминать о новых обязанностях.

Если менеджер и дальше игнорирует требования руководителя, то следует переходить к наказаниям – без отчета не оплачивать рабочий день или ввести составление отчета в KPI сотрудника. Материальная составляющая очень быстро приучит к дисциплине.

Отчетность руководителя отдела продаж

Личные отчеты менеджеров суммируются и становятся основой для общего отчета отдела продаж. Его регулярно делает руководитель отдела. Отчет должен показывать ежедневное состояние продаж. В него вносятся основные индикаторы. Данные заносятся в таблицу. В зависимости от направленности предприятия, данные, вносимые в таблицу, могут быть разными:

  • объемы продаж;
  • прибыль;
  • доход в процентах;
  • количество новых клиентов;
  • общее количество заказов;
  • количество новых заказов;
  • средний чек и другое.

Каждый руководитель должен составлять отчет по тем показателям, за которые он отвечает и которые наиболее важны для компании.

Но часто руководители совершают одни и те же ошибки, которые напрямую влияют на выручку собственника. Обо всех таких ошибках, включая ошибки в отчетности, и способах их решения я расскажу на практическом вебинаре. После регистрации на вебинар вы получите 2 полезных подарка на электронную почту. Зарегистрироваться на вебинар и получить подарки!

Отчетность нужна для того, чтобы регулярно отслеживать показатели, делать выводы и своевременно принимать меры. Отчет отдела продаж должен учитывать индивидуальные показатели каждого сотрудника. По ним делается вывод о продуктивности труда менеджеров.

Обязательно должны отслеживаться показатели по выполнению плана. К 100-процентному выполнению необходимо стремиться ежедневно, корректируя работу сотрудников. Провести анализ и наметить пути решения проблем поможет отчет руководителя отдела продаж.

Финансовые показатели

Критериями работы предприятия являются финансовые показатели. Поэтому продажи также следует подвергать финансовой оценке. Показатель эффективности сбыта – это рентабельность предприятия. Рентабельность – это то, что заработало предприятие от реализации продукции. Рентабельность оценивается по нескольким статьям.

  • Рентабельность продаж. Рассчитывается показатель следующим образом. Берется прибыль. Остаток делится на полный объем продаж и умножается на 100 %.
  • Доходность капитала. Это коэффициент прибыли, полученной собственником со своих вложений.
  • Оценка эффективности активов. Для расчета этого показателя чистая прибыль делится на оборотные фонды и умножается на 100 %.
  • Валовая прибыль. Она представляет собой разницу между средствами, вырученными с продаж, и себестоимостью продаваемой продукции.
  • Чистая прибыль – это разность общей выручки и себестоимости, суммируемой с налогами.

Также оцениваются затраты компании на обслуживание одного клиента. Финансовый отчет учитывает различные факторы, определяющие скорость и качество продаж.

План оплат на неделю

Платежный календарь помогает систематизировать денежные потоки. По-другому его называют графиком платежей. Платежный календарь составляется на основе действующих договоров.

Во внимание принимаются первичные документы на оплату и фактически совершенные продажи. Документ чаще всего составляют на месяц. Но могут быть и другие временные периоды, например, на неделю.

Задачи по планам оплат на неделю ставятся заранее.

Оптимальный вариант составления плана оплат на неделю – вечер пятницы. В это время можно подвести итоги прошедшей недели и наметить задачи на следующую.

Анализ должен проводиться в спокойной обстановке. Отправной точкой послужат личные отчеты менеджеров и общий недельный отчет отдела продаж. В план оплат на неделю вносят различные данные.

Форма отчета зависит от целей и задач конкретного предприятия.

Факт оплат на сегодня

Этот отчет носит информационный характер. В него могут быть включены пункты:

  • название продукта;
  • сумма платежа;
  • дата;
  • статус оплаты;
  • ссылка на клиента.

Статус оплаты предполагает полную или частичную оплату, а также выставленный счет. Такой короткий отчет может составляться несколько раз в день. Это даст понимание ситуации и станет хорошим стимулом для продавцов.

План оплат на завтра

Это своего рода детализация недельного прогноза, дающая возможность ежедневного контроля. В отчет включаются данные:

  • название продукта;
  • клиент;
  • сумма и статус оплаты;
  • ссылка на клиента.

Этот отчет сдается только один раз в конце дня. Он анализируется и соотносится с планом оплат на неделю. План оплат на завтра помогает скорректировать стратегию менеджера по продажам.

Сводная таблица показателей по отделу

Эта отчетность оформляется по принципу «доска». Она несет информационную нагрузку и имеет подвижную форму. На ней выставляются показатели выполнения плана каждым сотрудником. Отчет может располагаться на экране монитора или на большой доске. Главное в оформлении таблицы – показатели должны свободно меняться. Предположительные разделы таблицы могут быть следующими:

  • личные данные менеджера;
  • выполнение плана на текущую дату в процентном отношении;
  • фактическое выполнение;
  • осталось выполнить;
  • месячный план:
  • количество дней в месяце;
  • дней прошло;
  • дней осталось.

Пункты могут быть и другими. Такая таблица станет дополнительным стимулом сотрудников, поскольку наглядно отражает результат их трудовой деятельности. Таблица призвана подтолкнуть продавцов к приложению дополнительных усилий по исправлению ситуации.

Pipeline (пайплайн)

Понятие появилось в русском языке благодаря западным продажникам. Термином обозначают состояние сделок сотрудника и прогноз их развития. Менеджер может вести сразу несколько клиентов. Сделки с ними будут находиться на различных стадиях разработки. Прогноз состояния всего портфеля называется пайплайном. Оценка делается по следующим показателям:

  • менеджер;
  • контрагент;
  • сумма и этап сделки;
  • степень вероятности;
  • товар или услуга.

Главные показатели здесь – это этап сделки и вероятность ее завершения. Сделка начинается с отправки коммерческого предложения. На этом этапе вероятность завершения 50/50.

При отправке клиенту договора шансы завершения возрастают на 20 %. Когда договор подписан, вероятность оценивается в 70–90 %. При выставлении счета наибольшая вероятность закрытия сделки.

Но и здесь оставляется 10 % на волю случая.

В пайплайне руководствуются четырьмя принципами.

  • Необходимо регулярно отслеживать состояния портфеля продавца.
  • Нельзя перегружать пайплайн или оставлять его пустым. По мере закрытия сделок портфель продажника должен наполняться новыми задачами.
  • Работа настраивается с возможностью контроля среднего чека.
  • Выручка – это результат работы продажника и маркетинговой политики.

Только совокупность всех мероприятий способна повысить продажи.

Коммуникационные показатели

Коммуникационные показатели тесно связаны с объемами продаж. Один из таких показателей – эффективность рекламы. Чем больше людей вовлечено рекламой, тем выше могут быть продажи. Другой показатель – личные продажи. Менеджер лично побуждает клиента к приобретению товара или услуги. Результат напрямую зависит от личности продавца: его знаний, умений и навыков.

Связи с общественностью не менее важны в продажах, чем два первых показателя. Они призваны создавать психологический климат. Атмосфера доверия и взаимопонимания – хорошая основа сотрудничества компании с различной аудиторией.

Все три показателя имеют прямое отношение к стимулированию продаж. Необходимо регулярно проводить оценку их эффективности. Руководитель должен знать, каким образом клиенты узнают о продукте его компании. Это даст возможность больше усилий направлять на эффективные способы коммуникации.

Данные по продажам

Анализ продаж необходим для повышения прибыли. Анализ делается на основе данных по продажам. В основу анализа каждое предприятие закладывает свои параметры:

  • товарные группы;
  • движение цен;
  • дистрибуция;
  • динамика среднего чека;
  • ценовые сегменты;
  • спрос на отсутствующие товары и многое другое.

Собираются данные не только по общему количеству продаж, но и по каждой товарной группе или услуге в отдельности. Это позволяет отследить наиболее востребованные товары и низкорентабельные группы. На основе выводов принимается решение о продолжении работы с тем или иным товаром.

Иногда предприниматели собирают данные о продажах конкурентов. В условиях жесткой конкуренции эта информация очень полезна. На ее основе делаются выводы об упущениях компании, позволяющие принять меры для дальнейшего роста.

Отчетность отдела продаж – важный фактор развития предприятия. Она требует серьезного отношения и пристального внимания руководителя.

О других важных направлениях, которые должен контролировать руководитель и собственник, а также о частых ошибках и способах их решения, я расскажу на бесплатном вебинаре. После регистрации на вебинар вы получите 2 полезных подарка на электронную почту. Зарегистрироваться на вебинар и получить подарки!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/ekaterina_ukolova/otchetnost-v-otdele-prodaj-kakie-pokazateli-kontrolirovat-i-kak-chasto-5ddb96aac4c7be1e4107f7c6

Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам

Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам

Задача отчета о закупках – выяснить, не превысили ли расходы на них утвержденный бюджет, оценить, насколько были удовлетворены потребности компании в товарах, сырье и материалах, других ресурсах, как изменились условия работы с поставщиками, складские остатки и т. д. Чтобы отчет был максимально информативным и актуальным, а главное, полезным, нужно определиться со следующими параметрами:

  1. с какой периодичностью его следует составлять;
  2. как обеспечить получение исходных данных и т. д.
  3. насколько детализированным он должен быть;
  4. какие показатели нужно включить в форму отчета;

Отчет о закупках можно составлять по номенклатуре и назначению приобретаемых товаров, сырья и материалов, поставщикам, подразделениям-заказчикам, видам деятельности и т. д.

Степень его детализации зависит от потребностей и пожеланий получателей отчета, определяется спецификой компании, особенностями продукции, характером взаимоотношений с поставщиками.

Но чтобы не усложнять подготовку документа, лучше выбрать один или два ключевых признака и ориентироваться на них.

К примеру, если требуется оценить, насколько были удовлетворены заявки подразделений, отчет можно детализировать по центрам ответственности и номенклатуре закупок (см.

таблицу 1. ). Если нужно понять, как изменились условия взаимодействия с контрагентами, – по группам товаров и поставщикам (см. таблицу 2. ). При необходимости аналитику можно расширить до отдельных договоров поставки. Таблица 1.

Отчет о закупках

Процесс работы торговой компании можно представить как конвейер, где на выходе ленты – отгрузка товара клиенту.

Чтобы эта отгрузка произошла, товар должен поступить на конвейер. В контексте ритейла – должна произойти закупка.

Вне зависимости от того, насколько хорошо вы отладили процесс продаж, если процесс закупки товара у вас отлажен плохо, ваша компания будет показывать плохие результаты.

Проблема усугубляется тем, что неэффективное управление запасами может происходить как в меньшую, так и в большую сторону.

Формирование запасов в меньшую сторону – когда товара покупается меньше, чем нужно и образуется его недостаток –чревато пропущенными продажами.

Более распространенная ситуация – когда товара приобретается больше, чем нужно – образуется излишек запасов, что приводит к тому, что деньги оседают на товарных остатках, а не помогают работе компании.

Исследования показывают, что каждый рубль, вложенный в эффективное управление запасами, имеет большее положительное влияние на общую эффективность (читаем – прибыльность) работы компании, чем рубль, вложенный в развитие продаж.

Для эффективной организации процесса формирования запасов ответственное лицо использует отчеты, которые позволяют оценить текущее состояние запасов на складе.

На основании этих данных принимается решение о необходимости закупать те или иные товары, или нет – в том случае, если остаток товара на складе еще достаточен для текущих темпов работы компании. Работа с такими отчетами осложняется

Публикации

2001 Бухгалтер и компьютер Жесткая конкуренция требует все большей оперативности в принятии решений при сохранении и даже повышении их качества. Как этого можно достичь? Обеспечить себе качественную информационную базу для принятия решения.

Ваша учетная система накапливает и хранит все необходимые данные. Но операционные данные «как есть» не годятся для анализа.

Для принятия решений нужна информация, наиболее удобным образом обобщающая учетные данные, т.е. требуются разнообразные аналитические отчеты. Может ли учетная система обеспечить Вас, менеджера по закупкам, аналитической информацией в полном объеме?

Традиционная учетная система предлагает Вам стандартные регламентированные отчеты.

Например, в «1С:Торговля и склад» менеджером по закупкам может использоваться три отчета: отчет по приходу товара, по остаткам на складах и сравнение остатка товара с минимальным. Этого набора, скорее всего, будет недостаточно.

Поставщиков У Вас стабильные поставщики, проверенные временем партнеры? Но, к сожалению, «ничто не вечно под луной»:Предприятия разоряются, продукты снимают с производства, конкуренты переманивают поставщиков, суля «золотые горы»: Как же

Аналитика в закупках

>> Консалтинг >> БЛИЖАЙШИЕ МЕРОПРИЯТИЯ:

  1. Тренинг «Точные закупки» 28-29 ноября 2020г.
  2. Семинар «Управление товарными запасами» 31 октября — 1 ноября 2020г.

Аналитический блок в закупкахМое глубокое убеждение, что на 98% закупки состоят из математики и на 2% из экспертных оценок. При такой пропорции закупки становятся точными и эффективными.

Именно поэтому так важна настройка автоматизированной аналитики в закупках.

Когда специалист (а тем более руководитель!) отдела закупок говорит: «это посчитать невозможно», то его нужно учить.

Если не помогает – расставаться с ним. Грамотно построенная аналитика в закупках имеет первостепенную важность.

В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда.

Неправильный пример Составляется документ в свободной форме.

Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план.

Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе.

Отчет о работе менеджера по закупкам (образец заполнения) Важно Какие бывают ошибки?

Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.

Основными из них являются:

  1. нет никакого анализа;
  2. нет планов на следующий отчётный период;
  3. отсутствие конкретики;
  4. отсутствие перечня задач, которые ставились на исполнение;
  5. безынициативность сотрудника подчеркивается отсутствием предложений в своей области работы.

Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.

Отчет о работе менеджера по закупкам (образец заполнения)

→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 3,5 кб Сохранить документ: ——————————————————————————————————————— ¦ N ¦ Выполненная¦ Заказчик ¦ Взаимодействие¦ Период выполнения ¦ _% ¦Соответствие¦ Результат ¦ Кому ¦ ¦п/п¦ работа ¦ работы ¦ с ¦ работы ¦выполнения¦ плану ¦ выполнения¦ передан ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделениями+———————+ работы ¦ ¦ работы ¦ результат¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дата ¦ дата ¦ ¦ ¦ ¦выполнения¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ начала ¦ окончания¦ ¦ ¦ ¦ работы ¦ +—+————+————+—————+———-+———-+———-+————+————+———-+ ¦ 1 ¦Ведение ¦Начальник ¦Бухгалтерия ¦01.02.2013¦01.02.2013¦100 ¦Плановая ¦Протокол ¦Начальник ¦ ¦ ¦переговоров ¦отдела ¦ ¦в 15:00 ¦в 18:00 ¦ ¦работа ¦ ¦отдела ¦ ¦ ¦с ¦закупок ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦закупок ¦ ¦ ¦поставщиком ¦А.М. Розов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦А.М. Розов¦ ¦ ¦ООО ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Рогалик» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+————+————+—————+———-+———-+———-+————+————+———-+ ¦ 2 ¦Согласование¦Коммерческий¦Юридический ¦04.02.2013¦08.02.2013¦80 ¦Внеплановая ¦Переписка с¦Начальник ¦ ¦ ¦условий ¦директор ¦отдел, ¦в 10:00 ¦в 18:00 ¦ ¦работа ¦поставщиком¦отдела ¦ ¦ ¦поставки с ¦Р.Т.

Токарев¦бухгалтерия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦закупок ¦ ¦ ¦поставщиком ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦А.М. Розов¦ ¦ ¦ООО «ГРМ» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+————+————+—————+———-+———-+———-+————+————+———-+

Пакет шаблонов по отчетам

Повышение эффективности отдела продаж за 50 днейРязанцев Алексей 1. Отчет по активностиВ отчете по активности количественно измеряются действия, которые менеджеры совершили за день, а также итоги дня.

В таблицу заносятся:? месяц, дата и день;? опоздание, в минутах;? количество новых холодных звонков;?

количество выходов на лиц, принимающих решения (ЛПР);?

5.2).Это один из мощнейших инструментов в отделе продаж. Внедрив его, вы сможете поддерживать производительность труда, так как со временем менеджеры начинают совершать меньше целевых действий.

Кроме того, вы сможете контролировать, какое количество действий выполняют менеджеры, и видеть, как меняются конверсия и суммы оплат.Время заполнения отчета: 10 минут.2.

Рабочий журналРабочий журнал – один из основных рабочих инструментов менеджера по продажам.

Он подготавливается в конце рабочего дня на следующий день. В него заносятся контакты для касаний.

В конце рабочего дня заполненный рабочий журнал сдается руководителю отдела продаж по электронной почте – если не настроена система общего пользования документами или CRM.Какие данные

Деятельность отдела закупок

доставка грузов покупателям (в рамках услуги «доставка средствами ООО ГЛОБУС») по городу.

У компании есть два обособленных подразделения: филиал «Амурский» в г. Благовещенск и филиал «Якутский» в г. Якутске. .3 Ассортимент продукции предприятия Ассортимент предлагаемых товаров составляет более 2000 наименований.

Выбор производителей и брендов, товары которые предлагает компания не ограничивается только дистрибьюторскими контрактами.

С ними работают компании из 19 городов России. Компания «ГЛОБУС» — это команда, созданная для того, чтобы: ·Каждый житель Дальнего Востока и Сибири смог получить продукцию высокого качества и в кратчайшие сроки.

·Обеспечить самый короткий и надёжный путь товара от производителя к потребителю.

·Доказать каждому автолюбителю, что на российском рынке могут предложить высшее качество по доступным ценам.

2. Анализ основных финансовых показателей предприятия Для формирования общей характеристики деятельности организации рассмотрим основные технико-экономические показатели в таблице Таблица 1.

Таблица 1 Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «ГЛОБУС» № п/пНаименование показателей201120122013ИзменениеАбсолютное, тыс.

Отчет менеджера продаж | 5 главных таблиц

Отчет менеджера продаж — важный элемент контроля, на основе которого принимаются решения, влияющие на выручку. Система еженедельной и ежедневной отчетности состоит из 5 компонентов: план оплат на неделю, факт оплат на сегодня, план оплат на следующий день, dashboard, работа с пайплайн.

Еще больше идей для роста оборота можно получить на наших от компании . Регистрируйтесь прямо сейчас. Оставляйте заявку Узнать подробности Читайте в статье:

  1. Отчет менеджера продаж: план оплат на завтра
  2. Отчет менеджера продаж: план оплат на неделю
  3. Отчет менеджера продаж: собрания и совещания
  4. Отчет менеджера продаж: пайплайн
  5. Отчет менеджера продаж: сводная таблица показателей по отделу
  6. Отчет менеджера продаж: факт оплат на сегодня

Первый отчет, который необходимо заполнять – «план оплат на неделю».

Так как неделя представляет собой действительно критический срок в ежемесячном прогнозе по закрытию сделок, необходимо сразу научиться контролировать работу именно в этом разрезе. ► 1. Сформируйте в такую форму ► 2.

Обеспечьте регулярность процесса, при котором менеджеры еженедельно заполняют данный отчет в CRM. Лучше всего, если они будут делать это в конце недельного цикла, когда уже есть определенные наработки и «обещания» со стороны клиентов. ► 3. Выгружайте изображенную выше форму из системы и обсуждайте ее на еженедельном совещании, например, утром в понедельник.

Так вы «прилюдно» подтвердите планы каждого менеджера, чем многократно повысить шансы на их выполнение. Самый главный пункт в приведенной таблице «Когда оплатит» является ключевым в форме.

В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.

Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года. Подведём итоги Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе.

Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т.

п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить. Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения.

Источник: https://frostrealty.ru/pismennyj-otchet-o-prodelannoj-rabote-menedzhera-po-zakupkam-92316/

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение.

Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам 44 фз

кг

6000,00

5000,00

1,80

8,87

101 500,00

Соль

4,50

5,00

кг

500,00

600,00

0,50

10,00

3000,00

Сахар

26,00

32,00

кг

2000,00

2500,00

6,00

18,75

80 000,00

Итого:

8500,00

8100,00

184 500,00

Всего по подразделению:

22 500,00

22 100,00

446 450,00

Менеджера по снабжению, у которого при существенных объемах закупки цены растут быстрее, чем у других, необходимо дополнительно контролировать.

Отделы снабжения основывают свою работу на железном аргументе — цене закупаемого сырья.

Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам 223

Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Скриншот №1. Пример рабочего отчёта по итогам дня.

Пример результата задачи

Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.

Скриншот №2.

Вамсвести к минимуму возможные издержки. Отслеживайте динамику закупок по товарам.

Почему снизились закупки товара? Упал спрос или неадекватно спросу «взлетели»цены? Что выгоднее — продолжать закупки или сократить их? Тревожный звонокпрозвучал — выясняйте и действуйте.

Анализировать надо не только тенденции изменения объемов, но и структурныйсостав закупок.

Задумайтесь, какие доли занимают отдельные товары в общемобъеме закупок? Структура закупок может показать намечающиеся профилирующиенаправления в деятельности.

Негативная это тенденция или позитивная, судить Вам.

Кстати, о продукции, точнее о качестве: Вы доверяете клятвенным заверениям ирекламным проспектам поставщиков, декларирующим высокое качество товара? Бездоверия партнерам в бизнесе нельзя.

Но есть хорошая пословица: «Доверяй, нопроверяй».

Например, сравнить ваши цены на закупки с публичными или запросить предложение на основные закупаемые товары или услуги от лица вымышленной фирмы (или другой компании в холдинге, если поставщик не знает о родстве компаний).

В процессе такого исследования можно узнать не только реальные цены поставщика, но и получить представление о методах лоббирования своих интересов работниками отдела снабжения.

Эту же работу можно поручить независимому предприятию, которое будет мониторить рынок по оговоренному перечню номенклатуры товаров или услуг с заданными качественными характеристиками (в том числе и самих поставщиков).

Товарищ: — Да, нормально, без проблем, все по старому, а что?

— Слушай, а дай 1000 рублей взаймы, а? — Слушай, а поцелуй меня в спину!

— А почему в спину? — А ты тоже издалека начал.

Давайте представим день среднего менеджера в оптовой компании (кстати, далее все примеры будут приводиться также на этой же среднестатистической оптовой компании).

Он приходит на работу, садится за компьютер, проверяет почту, смотрит свой ежедневник, начинает звонить, принимать входящие звонки, отправляет электронную почту и рассылает коммерческие предложения.

И также выставляет счета, подписывает какие-то документы, озадачивает бухгалтерию, звонит по дебиторке.

Активно парень работает, да?

Я бы даже сказал не менеджер по продажам, а чудо! Только вот итог дня — ничего не продано!

Тоже самое и во второй день, и в третий, и так далее.

Публикации

Жесткая конкуренция требует все большей оперативности в принятии решений присохранении и даже повышении их качества. Как этого можно достичь? Обеспечитьсебе качественную информационную базу для принятия решения.

Ваша учетная система накапливает и хранит все необходимые данные. Нооперационные данные «как есть» не годятся для анализа.

Для принятия решенийнужна информация, наиболее удобным образом обобщающая учетные данные, т.е.требуются разнообразные аналитические отчеты.

Может ли учетная система обеспечить Вас, менеджера по закупкам,аналитической информацией в полном объеме? Традиционная учетная системапредлагает Вам стандартные регламентированные отчеты.

Например, в «1С:Торговляи склад» менеджером по закупкам может использоваться три отчета: отчет поприходу товара, по остаткам на складах и сравнение остатка товара сминимальным.

Обычно такие отчеты содержат следующие разделы, содержание которых собственно и является объектом контроля и мониторинга

Методы оценки поставщиков.

БАЛЬНЫЙ — В основе бального метода лежит оценка каждого поставщика по бальной шкале. Весомость каждого фактора определяется менеджером, выбирающим поставщика. поставщика рассчитывается как общая сумма произведений оценки поставщика по каждому фактору на весомость этого фактора.

Недостатком данного метода является высокая степень субъективности особенно в выборе весомости критериев.

ПОПАРНЫХ СРАВНЕНИЙ:

Модификации:

-ЛУЧШЕ-ХУЖЕ В его основе лежит система оценок «0,8» и «1,2».

В связи с этим решения о замене поставщика, не выполнившего условия договора, нужно принимать на уровне коммерческого либо генерального директора.

Борьба с «откатами». Сфера снабжения — «золотое дно» для нечистых на руку менеджеров.

При взаиморасчетах между юридическими лицами на стоимость приобретаемого или реализуемого товара влияет не только сложившаяся конъюнктура рынка, но и величина «отката».

Да, окончательное решение о выборе поставщика обычно принимается высшим руководством компании (собственником, генеральным или финансовым директором), но подготовительной, аналитической и организационной частью занимаются менеджеры.

А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии — “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”.

Основная задача отдела снабжения — обеспечить и поддерживать оптимальный уровень запасов, который будет способствовать минимизации издержек, связанных с их заготовкой и хранением. Неликвидные и малоиспользуемые запасы на складе — признак неконтролируемого и неэффективного процесса снабжения. Причиной большого количества неликвида могут быть:

  • отмена проектов, под которые закупались данные запасы, материалы, запасные части, оборудование;

  • переход на другой ассортимент продукции;

  • моральное устаревание неликвидов;

  • несогласованность работы отдела снабжения и других служб, несвоевременное информирование службы закупок об отмене или сокращении производственной программы по видам продукции и пр.

Выявить неликвид или избыток запасов поможет инвентаризация.

Внимание

Вы изменяете данные -автоматически меняется иллюстрация.

Продемонстрируем возможности динамического анализа на примере отчета»Структура закупок по товарам».

Рис. 1 Отчет «Структура закупок по товарам». Данные по группамтоваров

На рис. 1 представлен отчет, отражающий закупки по группам товаров. Операция»углубление» позволяет детализировать информацию.

Перетащив мышью колонки «Группу товаров» и «Подгруппа товаров»в область вверху таблицы — то есть «убрав» информацию из отчета, мы получаемотчет о закупках по товарам (см. рис. 2).

Обратите внимание, что автоматическиизменяется и графическая иллюстрация.

Рис. 2 Отчет «Структура закупок по товарам».

Источник: https://razvitieclub.ru/pismennyj-otchet-o-prodelannoj-rabote-menedzhera-po-zakupkam

Финансист тут
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: