Порядок расположения документов в личном деле студента

Содержание
  1. Порядок расположения документов в личном деле студента
  2. О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов
  3. Особенности оформления личных дел студентов вузов
  4. Документы для личного дела работника и его формирование
  5. Как правильно сформировать личное дело работника
  6. Формирование и хранение личного дела студента
  7. Что вносится в личное дело студента
  8. Положение о формировании личного дела студента
  9. Где хранятся личные дела
  10. После окончания вуза
  11. После отчисления
  12. Сколько хранится личное дело студента
  13. Как узнать номер личного дела
  14. Личное дело иностранного студента
  15. Правила и рекомендации ведения личных дел
  16. Какие документы хранятся в личном деле работника
  17. Особенности оформления личных дел студентов вузов
  18. 1.1. Личное дело студента
  19. 2.1. Зачисление в вуз.
  20. 2.2. Документы для поступления.
  21. 2.3. Переход с одной образовательной программы на другую

Порядок расположения документов в личном деле студента

Порядок расположения документов в личном деле студента

Документы из личного дела обучающихся или их копии могут быть выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры, миграционной службы и других. Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора техникума.

Оригиналы документов, из личного дела обучающихся выдаются по описи. При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа. 1.6. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных обучающихся, несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами.

Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на администрацию учебного заведения.

    Состав документов личного дела 2.1. Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения об обучающемся в техникуме.Каждое личное дело формируется в отдельной папке. На обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество.2.2. В состав личного дела студента входят следующие документы:
      заявление на имя директора о приеме в ГБОУ СПО МО МГРТ;
      документ об образовании государственного образца (подлинник или копия, заверенная в нотариальном порядке или в ГБОУ СПО МО МГРТ) фотографии размером 3×4; медицинская справка формы № 086у; учебная карточка студента; выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному студенту; заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, в том числе академическая справка; студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении); обходной лист (вкладывается при отчислении); копия диплома и приложения к нему, выданные ГБОУ СПО МО МГРТ.
      Формирование личных дел 3.1.На каждого поступающего в техникум в Приемной комиссии заводится личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов. 3.2. К моменту передачи личного дела обучающегося из Приемной комиссии в учебную часть оно должно содержать следующие документы:
        Документ об образовании Медицинская справка № 086у Фото 8 штук 3×4 Паспорт или свидетельство о рождении

      При зачислении студента для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого учебного заведения, его личное дело формируется секретарем учебной части, в котором дополнительно должно быть предусмотрена академическая справка.

О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов

зачетную книжку; 5.5.2.

Передача личных дел в архив осуществляется по акту в начале календарного года общим списком.5.7. Для передачи личных дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Зачетная книжка и студенческий билет нумеруются каждый одним листом.5.8.

Личные дела студентов, отчисленных в связи с окончанием обучения, сдаются в архив в сшитом состоянии. Личные дела досрочно отчисленных студентов сдаются в архив сшитые на скоросшивателе.

Приложение 1Сроки производства и передачи документации в личное дело студента №п /п Виды работ с документами Ответственный исполнитель Сроки производства 1.

Оформление личного дела абитуриента Приемная комиссия В период работы 2. Передача личных дел зачисленных абитуриентов в учебную часть Приемная комиссия За 10 дней до начала учебного года 3. Проверка полноты содержания личных дел, присвоение номеров Учебная часть В течение 10 дней до начала учебного года 4.

Оформление студенческих билетов Учебная часть Сентябрь 5.

Оформление зачетных книжек Учебная часть Семестр 6.

Внесение анкетных данных в учебную карточку студента Учебная часть 1 месяц после зачисления 7.

Внесение результатов промежуточной аттестации в учебную карточку Учебная часть Месяц после окончания сессии 8. Подготовка личного дела к сдаче в архив: проверка комплектности документов, полноты и правильности их заполнения Учебная часть 1 месяц после отчисления 9.

Прием личных дел в архив Архив 1 месяц после отчисления Настоящая инструкция устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихсяДанный документ устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов Башантинского колледжа им.

Положение «» (далее Положение) является локальным нормативu001fным актом.Фгбоу впо «Сыктывкарский государственный университет» и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных.Фгбоу впо «Сыктывкарский государственный университет» и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных.

Настоящее положение (далее – Положение) является локальным нормативным актом и устанавливает единые требования к формированию, ведению.Положение) является локальным нормативным актом ано впо московский гуманитарно-экономический институт (далее ано впо мгэи) и устанавливает.

Положение «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Положение) гбоу со нпо «Профессиональное училище.Настоящее положение устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников Муниципального автономного дошкольного.

Положение) определяет порядок формирования, ведения, текущего хранения личных дел студентов Негосударственное образовательное учреждение.Вы можете разместить ссылку на наш сайт: Поиск&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp

Особенности оформления личных дел студентов вузов

Это тот вид исторических источников обладает рядом особенностей: нарративный характер сведений, неоднородность состава личных дел по объему и видам документов, противоречивость сведений документов разных видов, официально — личностный характер. Срок хранения — 1 год после изъятия личных документов.

Невостребованные личные документы хранятся 50 лет. Документы, составляющие личное дело, подшиваются в твердую обложку, оформленную по установленному образцу.

Личные дела студентов ведет методист. При этом лица, имеющие право на поступление без вступительных испытаний, в течение этих пяти дней по завершении приема документов, обязаны предоставить оригиналы документов государственного образца об образовании и прохождении ЕГЭ.

При этом поступающий, направивший документы по почте, при представлении оригиналов документа государственного образца об образовании и свидетельства о результатах ЕГЭ представляет оригинал того документа, удостоверяющего его личность, копия которого была направлена им по почте.

При поступлении на одновременное параллельное освоение двух основных образовательных программ по направлениям подготовки или специальностям высшего профессионального образования в разных вузах оригиналы документа государственного образца об образовании и свидетельства о результатах ЕГЭ при зачислении представляется поступающим по его выбору на ту образовательную программу, на которой он будет обучаться как студент.

При зачислении на другую образовательную программу в качестве слушателя поступающий представляет заверенную ксерокопию документа государственного образца об образовании, свидетельства о результатах ЕГЭ и справку из вуза, где он является студентом. Приказ о зачислении по результатам конкурса помещается на информационном стенде приемной комиссии.

По истечении сроков представления оригиналов документов государственного образца об образовании и свидетельств о результатах ЕГЭ ректором высшего учебного заведения издается приказ о зачислении лиц, рекомендованных приемной комиссией по различным условиям конкурса к зачислению и представивших оригиналы соответствующих документов. Приложением к приказу о зачислении является по фамильный перечень указанных лиц. Приказ с приложением размещается на информационном стенде приемной комиссии учебного заведения.

Документы для личного дела работника и его формирование

Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника.

Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников. На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  1. заместители руководителей разных уровней;
  2. кадровый резерв и др.
  3. ключевые специалисты;
  4. руководящее звено;
  5. сотрудники, несущие материальную ответственность;

К СВЕДЕНИЮ!

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя.

В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

  • Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  • В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  • Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  • В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  • Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  • Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
  • Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  • Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы. Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

  • Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся

Как правильно сформировать личное дело работника

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Обязывает ли законодательство вести личные дела на работников?

Какие документы подшивать к личному делу и в какой последовательности?

Как правильно закрыть дело? Обо всем узнаете из статьи.

Источник: https://consalting39.ru/porjadok-raspolozhenija-dokumentov-v-lichnom-dele-studenta-33742/

Формирование и хранение личного дела студента

Порядок расположения документов в личном деле студента

Личное дело — набор документов студента с момента его поступления в вуз или колледж. Администрация вносит информацию еще во время приемной кампании. После зачисления дело абитуриента под индивидуальным порядковым номером попадает в ректорат.

Что вносится в личное дело студента

Материалы дела — документы абитуриента, которые он предоставил приемной в комиссии учебного заведения в обмен на расписку о получении данных. Информацию по незачисленным поступающим хранят год, затем уничтожают.

Папка абитуриента включает:

  1. Личное заявление.
  2. Документ о среднем образовании.
  3. Экзаменационный лист.
  4. Результаты ЕГЭ и вступительных испытаний.
  5. Договор об оказании платных образовательных услуг, если поступает не на бюджет.
  6. Расписка от абитуриента.
  7. Бумаги, подтверждающие льготы, если поступление ведется на особых условиях.

 Пример того, как выглядит личное дело, можно посмотреть тут.

Источник: osgrm.ru

В дело входят:

  1. Личная карточка (в ней указывают ФИО, место жительства, адрес прописки, дату рождения, паспортные данные и сведения об успеваемости).
  2. Медицинская справка.
  3. Копия паспорта.
  4. Копия аттестата.
  5. Документы об отчислении или восстановлении.
  6. Бумаги об оформлении академического отпуска.
  7. Отзывы с мест прохождения производственной практики.
  8. Сведения об изменении личных данных.
  9. Фотография.
  10. Справка о прохождении флюорографии и свидетельство о рождении детей.
  11. Сведения об изменении семейного положения (о вступлении в брак или оформлении развода). 
  12. Документы о переводе из одного вуза в другой.
  13. Материалы, подтверждающие права на социальные льготы.
  14. Выписки из приказов о зачислении, о переводе, о применении мер взыскания и поощрения, о досрочной сдаче сессии, о переводе с договорной основы обучения на бюджетную.

При переводе в папку вносят:

  1. Индивидуальный график обучения.
  2. Протокол аттестации и перезачета.
  3. Справку об обучении в другом вузе.
  4. Приказ о зачислении.
  5. Заявление о переводе.

При отчислении добавляют:

  1. Выписку из приказа об отчислении.
  2. Личную карточку.
  3. Студенческий и зачетную книжку.
  4. Справку об образовании.
  5. Обходной лист.

В состав не включают неисполненные документы, подлежащие возврату, черновые варианты. Все бумаги хранятся в хронологическом порядке, составляется их опись. На обложку дела наклеивают титульный лист, содержащий ФИО, специальность, регистрационный номер, год поступления, факультет, средний балл аттестата, изучаемый иностранный язык.

Положение о формировании личного дела студента

В каждом вузе хранение осуществляют на основании внутреннего положения о ведении дел учащихся. Его принимают с учетом норм ФЗ «Об образовании в РФ», устава вуза, методических инструкций и иных локальных актов.

Учащиеся имеют право:

  • Сообщать о необходимости внести исправления в личные данные.
  • Требовать копии документов об образовании и приказов.

Дело ведется с момента принятия студента до отчисления в вузовской канцелярии. В случае его утраты составляют акт об утере и формируют новую папку.

Где хранятся личные дела

Все сведения о студенте относятся к конфиденциальным и не передаются третьим лицам. По этой причине их хранят в закрытом месте с ограниченным доступом для избежания утечки информации. Передаются сведения в случае предоставления студентом письменного разрешения. Ответственность за хранение несут секретариат и деканат.

Право доступа имеют ректор, проректор, юристы, бухгалтерия, специалисты учебно-методической части. Иным лицам доступ могут дать по служебной записке с резолюцией ректора. Для контроля выдачи материалов ведется специальный журнал. На практике для хранения используют студенческую канцелярию.

Оригиналы документов об образовании выдают после отчисления студенту.

Также их можно получить во временное пользование владельцу сроком на 3 дня по личному обращению, подписанному проректором. По истечении этого срока документы возвращают в деканат.

После окончания вуза

После окончания учебы в дело подшивают выписки приказов о допуске к:

  • сдаче государственных экзаменов;
  • защите диплома.

Затем вкладывают зачетную книжку и студенческий билет. После выдачи диплома дело отправляют в архив, где оно хранится 75 лет.

После отчисления

Накопленные данные по отчисленным хранят отдельно от других в студенческой канцелярии в течение 5 лет, затем передают в архив.

Сколько хранится личное дело студента

Общий срок хранения — 75 лет. Если студент был отчислен на 1-3 курсе, то такую папку хранят только 15 лет. Если отчислили учащегося 4 или 5 курса, то дело хранят также 75 лет.

Как узнать номер личного дела

Номер состоит из цифр, которые складывают по определенной закономерности:

  • Первая цифра — номер факультета.
  • Четыре цифры — год поступления.
  • Далее три цифры — порядковый номер.

Номер зачетной книжки и студенческого билета соответствуют номеру дела.

Личное дело иностранного студента

Для иностранного учащегося дополнительно вкладываются следующие акты:

  • нотариально заверенные копии документа, подтверждающего личность;
  • копия миграционной карты;
  • копия уведомления о прибытии иностранца (если есть);
  • оригиналы и нотариальные копии документов об образовании.

Надеемся, наша статья внесла ясность в представление о том, какая информация хранится в личном деле. А чтобы оно не дополнилось приказом об отчислении, хорошо учитесь и сдавайте вовремя учебные работы. В этом вам всегда поможет ФениксХелп.

Источник: https://blog.fenix.help/lajfxaki-dlya-zhizni-i-ucheby/formirovaniye-khraneniye-lichnykh-del-studenta

Правила и рекомендации ведения личных дел

Вы здесь «Кадровик. ру», 2013, N 4 ПРАВИЛА И РЕКОМЕНДАЦИИ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует.

Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел: — обязательно ли вести личные дела? — на какие категории работников их заводить? — какие документы помещать в личное дело?

— в какой последовательности располагать документы в личном деле?

— как передавать личное дело на архивное хранение?

Это надо знать. Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить.

Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут.

Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора.

Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле:

«документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления»

. ——————————— Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций.

М., 2002. Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников. Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы в деле следует располагать в следующей последовательности: — внутренняя опись документов дела; — дополнение к личному листку по учету кадров; — личный листок по учету кадров; — автобиография; — копии документов об образовании; — копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

Какие документы хранятся в личном деле работника

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Из чего состоит личное дело?

Какие документы подшивать, а какие не нужно?

Как правильно организовать ведение и хранение?

Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам.

Разбираемся в статье. 28 января 2020 Полозкова Майя Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.

Обычно в данный перечень включают:

  1. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  2. трудовой договор (экземпляр работодателя);
  3. согласие на обработку персональных данных;
  4. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  5. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  6. копию приказа о приеме на работу;
  7. договор о материальной ответственности и т. д.
  8. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;

В период работы досье пополняют:

  1. дополнительные соглашения к трудовому договору;
  2. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  3. докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
  4. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  5. копии документов о повышении квалификации;

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении. Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д. Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п.

16

«Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела»

, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).

Особенности оформления личных дел студентов вузов

Порядок расположения документов в личном деле студента

Санкт-Петербургский колледж управления и экономики 
«Александровский  лицей»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине   Документационное обеспечение управления   

Тема:   Особенности оформления личных дел     

                        студентов вузов                      

код и наименование специальности 

Руководитель            

                        подпись           И.О.Фамилия

Студент   Комличенко М.Ю,   Группа  № 104 

                       Фамилия И.О.

Работа выполнена с оценкой             

Санкт-Петербург

2010

ОГЛАВЛЕНИЕ 
ВЕДЕНИЕ

     Личное дело – форма для систематизации и хранения информации о студенте.

     Вместе с тем деятельность любого, в том числе коммерческом учреждением сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов учреждения и, увеличивает эффективность управленческого труда.

      Создание личных дел обеспечивает сохранность документов, облегчает поиск нужных материалов, помогает создать благоприятное впечатление о работе кадровой службы при проверках трудовой инспекции.

Данная тема актуальна, так какнамного проще работать с документами, если они будут находиться в оформленном деле.

Интерес государства к документам по личному составу объясняется необходимостью социальной защиты студентов на время обучения.

      Зачем оформляют дела?

      Во-первых, это необходимо в целях соблюдения законодательства. Федеральным законом об архивном деле1 установлено, что при ликвидации негосударственных организаций документы по личному составу передаются “в упорядоченном состоянии” на хранение в соответствующий архив2. Следовательно, в дальнейшем оформленные дела легче будет передать на архивное хранение.

      Во-вторых, оформление дел способствует обеспечению сохранности документов. Сформированные в дело, пронумерованные и учтенные документы гораздо лучше защищены от утраты, чем разрозненные бумаги.

      В-третьих, проделанная работа поможет оперативно получать необходимую информацию. С помощью оформленной обложки, внутренней описи мы получим возможность быстрого и удобного поиска нужного документа. Для кадровиков – реальная практическая помощь в работе.

      Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке документов: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, нумерация листов, оформление обложки3.

К этому можно добавить, что дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

В этом случае не предусмотрено нумеровать листы в делах, подшивать лист-заверитель дела и помещать дело в жесткий переплет.

1.1. Личное дело студента

      Личное дело – это, как правило, совокупность документов, содержащих сведения о человеке.

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу или на прием  в учебное заведение.

В процессе трудовой деятельности или учебного процесса личное дело пополняются другими документами. Личное дело ведется  

в течение всего обучения либо всего периода работы сотрудника. Ведение личного дела предусматривает:

  • ведение записей в соответствующих разделах личного дела
  • помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел
  • изъятие документов, надобность в которых миновала
  • периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов

      Личные дела необходимы для того, что бы прослеживать изменения личных документов для дальнейшего использования при необходимости.

      Документы определяют личность студента при поступлении Высшее учебное заведение.

      Документы для разных вузов могут быть разными, но основные являются обязательными. Это тот вид исторических источников обладает рядом особенностей: нарративный характер сведений, неоднородность состава личных дел по объему и видам документов, противоречивость сведений документов разных видов, официально – личностный характер.

      Срок хранения личных дел студентов, отчисленных с 1 – 3 курсов – 15 лет, остальных студентов и аспирантов – 75 лет. Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая или служба в Советской Армии – 75 лет.

      Личные дела лиц, поступавших, но не принятых в учебные заведения, состоят из заявления, автобиографии, анкеты, справки с места жительства  
и места работы, медицинские справки и другие документы. Срок хранения – 1 год после изъятия личных документов. Невостребованные личные документы хранятся 50 лет.

      Документы, составляющие личное дело, подшиваются в твердую обложку, оформленную по установленному образцу.

      Личные дела студентов ведет методист. Методист оформляет студенческие билеты и зачетные книжки, выдает справки студентам и т.д.

2.1. Зачисление в вуз.

      При поступлении в ВУЗ оформляется приказ о зачислении лиц, имеющих право на поступление без вступительных испытаний, издается по истечении пяти дней после завершения приема документов и вывешивается на информационном стенде приемной комиссии. При этом лица, имеющие право на поступление без вступительных испытаний, в течение этих пяти дней по завершении приема документов, обязаны предоставить оригиналы документов государственного образца об образовании и прохождении ЕГЭ.

      При этом поступающий, направивший документы по почте, при представлении оригиналов документа государственного образца об образовании и свидетельства о результатах ЕГЭ представляет оригинал того документа, удостоверяющего его личность, копия которого была направлена им по почте.

      При поступлении на одновременное параллельное освоение двух основных образовательных программ по направлениям подготовки или специальностям высшего профессионального образования в разных вузах оригиналы документа государственного образца об образовании  
и свидетельства о результатах ЕГЭ при зачислении представляется поступающим по его выбору на ту образовательную программу, на которой он будет обучаться как студент. При зачислении на другую образовательную программу в качестве слушателя поступающий представляет заверенную ксерокопию документа государственного образца об образовании, свидетельства о результатах ЕГЭ и справку из вуза, где он является студентом.

      Приказ о зачислении по результатам конкурса помещается на информационном стенде приемной комиссии.

      По истечении сроков представления оригиналов документов государственного образца об образовании и свидетельств о результатах ЕГЭ ректором высшего учебного заведения издается приказ о зачислении лиц, рекомендованных приемной комиссией по различным условиям конкурса  
к зачислению и представивших оригиналы соответствующих документов. Приложением к приказу о зачислении является по фамильный перечень указанных лиц. Приказ с приложением размещается на информационном стенде приемной комиссии учебного заведения.

2.2. Документы для поступления.

      На каждого поступающего, после подачи им личного заявления о приеме в ВУЗ, приемная комиссия оформляет личное дело.

      К материалам личного дела относятся следующие документы:

  • личное заявление о приеме;
  • документ о предыдущем образовании – копия, заверенная нотариально или приемной комиссией ВУЗа;
  • копия документа, удостоверяющего личность (со страницей регистрации по месту жительства);
  • копия приписного свидетельства или военного билета (для военнообязанных абитуриентов, поступающих на обучение по очной форме);
  • письменные вступительные работы/протокол собеседования /свидетельство о результатах ЕГЭ;
  • академическая справка (для лиц, поступающих на второй  
    и последующие курсы, а также зачисленных в порядке перевода из другого аккредитованного вуза);
  • заявление о переводе в ВУЗ из другого вуза (для лиц, зачисленных  
    в порядке перевода из другого вуза);
  • копия приказа «Об отчислении в порядке перевода» из предыдущего вуза (для лиц, зачисленных в ВУЗ в порядке перевода из другого вуза);
  • договор об оказании платных образовательных услуг;
  • дополнительное соглашение к договору (если есть);
  • аттестационный план (для экстернов).

      Каждый документ личного дела должен быть оформлен в соответствии  
с требованиями государственных стандартов.

      Документы, составляющие личное дело, подшиваются в твердую обложку, оформленную по установленному образцу 

      Личные дела поступивших передаются приемной комиссией по акту специалисту учебного отдела, который и осуществляет учет, хранение  
и внесение изменений в личные дела студентов в период их обучения в ВУЗе. Личные дела лиц, не зачисленных в ВУЗ, по истечении одного года хранения уничтожаются.

      Заявление оформляется лично студентом в свободной или анкетной форме.

      Аттестационная комиссия на основании анализа документов  о предыдущем образовании и анкетных данных абитуриента, проводимого  

с целью определения возможности поступающих осваивать соответствующие профессиональные образовательные программы.

      Документы удостоверяющие личность студента:

      – паспорт (итал. passaporto – разрешение на прибытие в порт, фр. passeport – документ для прохода через дверь) – государственный документ, удостоверяющий личность владельца и его гражданство при выезде из страны.

      – военный билет – это документ, который выдаётся гражданину при призыве на военную службу в Вооружённые Силы Российской Федерации и иные “силовые” ведомства, где предусмотрена военная служба, а также в случае освобождения от воинской обязанности или зачислении в запас.

      После сдачи экзамена всем участникам выдаются свидетельства  
о результатах ЕГЭ (в быту нередко называемые сертификатами), где указаны полученные баллы по предметам. С 2009 года ЕГЭ является единственной формой выпускных экзаменов в школе и основной формой вступительных экзаменов в вузы.

      Академическая справка отражает общую успеваемость за все время обучения, на момент его востребования. Причем условие, к выдаче рассматриваемой справки, наступает сразу же после поступления в то или иное, образовательное учреждение, где, отражаются итоги и обстоятельства зачисления (оценки вступительных экзаменов, ЕГЭ, собеседование и так далее).

2.3. Переход с одной образовательной программы на другую

      При переходе с одной образовательной программы на другую студенту необходимо предоставить декану факультета, на котором планируется продолжение обучения, следующие документы:

      – заявление с просьбой о переводе на имя ректора (проректора),

      – зачетную книжку (только в случае перехода на другой факультет).

      При положительном решении о переводе в приказе может содержаться запись об утверждении индивидуального плана изучения студентом определенных дисциплин, их объема и времени проведения экзаменов и/или зачетов (при несовпадении учебных планов вузов).

      Продолжение обучения студента на бюджетной или контрактной основе зависит от наличия свободных мест, финансируемых из федерального бюджета. Если студентов, желающих перевестись, больше, чем свободных мест, комиссия проводит аттестацию с рассмотрением зачетной книжки и собеседованием.

      Переход осуществляется только по завершению семестра.

Источник: https://www.stud24.ru/records-management/osobennosti-oformleniya-lichnyh-del-studentov/247710-728377-page1.html

Финансист тут
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: