Скачать служебное письмо образец в ворде консультант плюс

Содержание
  1. Скачать служебное письмо образец в ворде консультант плюс
  2. Служебное письмо
  3. Служебное письмо образец бланк
  4. Пример служебного письма
  5. Процесс скачивания документа
  6. Бланкер.ру
  7. Скачивание документа
  8. Служебное письмо (образец)
  9. Создание документов word
  10. Как написать служебную записку: примеры и образцы
  11. Виды писем
  12. Как оформить (образец по ГОСТу)
  13. Пример 1
  14. Пример 2
  15. Пример 3
  16. Правила оформления
  17. Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
  18. Записка о выплате премии
  19. Докладная об отсутствии на рабочем месте
  20. Записка о списании ТМЦ
  21. Письмо о необходимости ремонта оборудования
  22. Докладная о самоизоляции
  23. Письмо о переводе на удаленную работу
  24. Составляют ли в электронном виде
  25. Срок хранения
  26. Нормативы регулирования законности документа
  27. По ГОСТу
  28. Основные требования
  29. Какое должно быть содержание?
  30. Как начать?
  31. Как правильно написать служебное письмо
  32. Бланк служебного письма
  33. Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения
  34. Как оформить служебное письмо
  35. Шаблон служебного письма
  36. Как написать служебное письмо
  37. Образец служебного письма
  38. Служебное письмо (образец)
  39. Основные понятия
  40. Виды деловых писем
  41. Составление претензионного письма
  42. Порядок изложения
  43. Порядок действий
  44. Обязательный регламент
  45. Расположение реквизитов

Скачать служебное письмо образец в ворде консультант плюс

Скачать служебное письмо образец в ворде консультант плюс

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений. Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.

Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Служебное письмо

Данный перечень может быть дополнен либо сокращен. Требования к тексту служебного письма Данный тип документов предполагает написание текстов в деловой форме. Это значит, что каждое письмо может быть посвящено только одному вопросу (теме).

Внимание В случае предъявления требований или претензий в тексте должно быть сохранено просительное обращение. Это означает, что каждое из требований должно начинаться со слов: «прошу Вас».
Каждый из приведенных в тексте письма доводов должен быть обоснован и конкретизирован.

Для конкретизации необходимо указать точную дату события, конечный период времени и так далее.
Для обоснования используют ссылки на подтверждающие (доказывающие) документы.

Служебное письмо образец бланк

Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.

  • Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение.Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.
  • После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Пример служебного письма

Это позволит существенно сократить процесс их оформления и, кроме того, избежать ошибок, часто допускаемых при заполнении обязательных реквизитов.

Среди тех преимуществ, которые дает применение бланков служебных писем и то, что те поля, которые заполняются только в процессе оформления конкретного послания, например, поле с реквизитами адресата, поле с регистрационным исходящим номером, поле для размещения текстовой части имеют разметку в соответствии с ГОСТ.

Это позволяет соблюсти установленные регламентом правила размещения реквизитов на стандартном листе, используемом для написания деловых писем. Образец служебного письма по ГОСТу Требования ГОСТа в случае оформления служебных писем являются рекомендациями.

Общая схема размещения реквизитов и текстовой части приведена ниже.

Процесс скачивания документа

  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Как писать служебную записку (образец по ГОСТу) Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Бланкер.ру

Важно Формы отчетности для организаций кроме кредитных, страховых и бюджетных:

  • Форма бухгалтерской отчетности
  • Бухгалтерский баланс
  • Отчет о финансовых результатах
  • Отчет об изменениях капитала
  • Отчет о движении денежных средств
  • Отчет о целевом использовании полученных средств

Перейти в полный список форм бухгалтерской отчетности Формы налогового учета и отчетности В список включены важнейшие и широко применяемые формы и бланки налогового учета и отчетности, утвержденные федеральными органами государственной власти. Формы налогового учета и отчетности, отсутствующие в списке, можно найти непосредственно в утвердивших их документах.

Порядок действий Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
  2. Составление проекта письма.
    Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
  3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя.

Скачивание документа

  • Договор на выполнение работ, мероприятий
  • Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга
  • Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
  • Договор передачи, отчуждения
  • Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
  • Договор поручения, договор поручительства
  • Договор поставки, контрактации
  • Договор проката: бытового, строительного
  • Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
  • Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
  • Договор страхования, перестрахования
  • Трудовой договор с работником
  • Договор уступки прав и перевода долга
  • Ученический договор с работником
  • Учредительный договор, договор о совместной деятельности
  • Договор хранения, материальной ответственности
  • Прочие договоры

© 2018 Все-документы.ру.

Служебное письмо (образец)

Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

Основные понятия Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами.

Обычно для этого используется служебное письмо. Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

  • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
  • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
  • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности.

Создание документов word

  • инструктивными, если в них содержатся указания и инструкции, методика каких-либо действий;
  • информационными, если в них содержится какая-либо информация, представляющая интерес для адресата;
  • гарантийными, то есть содержащими гарантийные обязательства, например, по оплате заказа или по оформлению на работу специалиста, принимаемого переводом от другого работодателя;
  • сопроводительными, если они приложены к пакету других документов и содержат его перечень и пояснения относительно этих документов;
  • рекламными, в том случае, если они содержат техническое описание или описание возможностей какой-либо продукции или услуг;
  • рекламационными, если в них содержатся рекламации на какую-либо продукцию и услуги.
  • Кроме этого бывают служебные письма, содержащие: просьбы; напоминания; требование; подтверждения; извещения.

Источник: http://agnbotulinum.com/skachat-sluzhebnoe-pismo-obrazets-v-vorde-konsultant-plyus/

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Скачать служебное письмо образец в ворде консультант плюс

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка
05.04.2019 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Нормативы регулирования законности документа

Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.

Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года. Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2016 года под №104.

Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.

По ГОСТу

При оформлении служебной записки нужно учитывать требования к внутренней документации, изложенные в ГОСТ 6.30–2003. Нормативный документ, озаглавленный как «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» предусматривает:

  • наличие заголовка, поясняющего вкратце содержание документа;
  • упоминание о приложении осуществляется с указанием его наименования, количества составивших его листов и количества его экземпляров;
  • правила расположения текста.

Подробнее о том, что такое служебная записка и как ее оформить поГОСТу, читайте тут, а более детально о правилах оформления служебных записок по ГОСТу узнайте в этом материале.

Основные требования

Служебная записка призвана решать оперативные вопросы в сфере управления, при этом в нее включаются лишь те из них, которые не могут быть решены устно.

Вторая особенность документа – его содержание может стать обоснованием для принятия важного решения в сфере управления, но может быть исключительно принято к сведению.

Служебная записка может быть объяснительного характера или в виде жалобы на сотрудника (более детально о том, как писать служебную записку директору по образцу, а также как правильно оформить объяснительную, читайте тут).

Независимо от вида служебной записки ее реквизитами должны быть:

  • название объекта управления, составившего документ;
  • дата составления;
  • название адресата – объекта, которому документ направляется;
  • его наименование, т. е. фраза «Служебная записка»;
  • порядковый номер согласно внутренней регистрации;
  • упоминание о приложенных дополнениях – если они имеются.

Подпись оформившего служебную записку лица проставляется внизу листа с указанием его должности и расшифровкой личных данных (фамилии, инициалов). Далее можно скачать шаблон служебной записки в формате word.

Какое должно быть содержание?

Требования к бланкам внутренних документов (в т. ч. – и к служебной записке) регламентированы в разделе 4 Государственного стандарта России 6.30-2003, где предусмотрено:

  1. использование листов белой бумаги величиной 210 х 297 (А4) или их половинного размера – А5;
  2. наличие отступов слева (20 мм) и справа (10 мм);
  3. при обозначении даты необходимо использовать арабские цифры или буквенно-цифровое написание.

Оформление служебной записки может производиться на специально разработанном в компании бланке внутреннего документа. При этом расположение заголовочной части может быть как продольным, так и угловым. При изложении очень большого текста необходимо перейти на заполнение другого листа, прописывание текста на обороте не принято.

м деловой бумаги может быть изложение темы:

  • о приобретении новой техники;
  • о переносе рабочего дня;
  • о премировании (подробнее о нюансах оформления служебных записок на премирование и депремирование сотрудников читайте тут);
  • о списании техники, оборудования и прочего (более детально об оформлении служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и иного читайте в этом материале).

Как начать?

Свободное изложение темы вовсе не означает, что стиль написания служебной записки должен отличаться от других деловых бумаг. Именно деловым стилем совершается переписка на горизонтальном уровне.

Чтобы правильно написать служебное письмо по образцу формы, необходимо придерживаться следующих правил:

  1. В шапке, на самой верхней строке служебной записки пишется имя автора (в левом верхнем углу) и адресата – правее. Нужно указать не только должность получателя, но и фамилию и инициалы. Например: «Начальнику службы безопасности ООО «Кристалл» Лионову П.П.».

Источник: https://advokat-bondarenko.ru/obraztsy-dokumentov/skachat-sluzhebnoe-pismo-obrazets-v-vorde-konsultant-plyus.html

Как правильно написать служебное письмо

Скачать служебное письмо образец в ворде консультант плюс

Служебным письмом называют документы, различающиеся своим содержанием, темой, которые служат для связи между организациями, структурными подразделениями внутри организации, клиентами, деловыми партнерами. Они доносят до адресата разную информацию – извещают, предупреждают, напоминают и т.д.

Обмен служебными письмами – вид деловой переписки, а так как четко регламентированной формы служебного письма нет, следует уделять внимание стилю речи и написания в письме, потому что в зависимости от этого складывается общее впечатление об адресате. Тем не менее существуют шаблоны, в соответствии с которыми составляют служебные письма. Помимо этого, существует ряд реквизитов, которые в обязательном порядке проставляются на письме.

Текст любого вида письма должен быть лаконичным, грамотным, несущим ясную и точную информацию.

https://www..com/watch?v=uVxl_FyP-nA

В зависимости от информации, которая представлена в письме, оно может быть:

  • Информационным – адресата о чем-либо информируют;
  • Сопроводительным – если адресату направляются, помимо письма, еще какие-то документы;
  • Извещением – адресат извещает отправителя о получении его отправления (документов, посылки, денежного перевода и т.п.);
  • Гарантийным – если в нем подтверждается выполнение взятых обязательств. Этот вид служебного письма наделен юридической силой. Информация в нем должна быть представлена четко, без двусмысленностей. Также в отличие от всех других видов служебных писем, на гарантийном присутствуют визы директора и бухгалтера и печать предприятия.
  • Сообщение – к сведению адресата доводятся факты, представляющие для него интерес;
  • Приглашение – адресат информируется о проведении общественных мероприятий – конференций, семинаров, конкурсов и т.д., и приглашается на них;

Указанные виды служебного письма – основные. Видов существует множество смотря на изложенную информацию:

  • Запрос – посылается в организацию с просьбой предоставить какие-либо сведения;
  • Требование, в котором побуждают исполнить ранее взятые договоренности;
  • Ответ, составляется в ответ на запрос, просьбу, предложение;
  • Претензия, в котором указываются несоответствия выполнения договоренностей. Его назначение – побудить адресата покрыть неустойку, возникшую в связи с этим;
  • Поздравление, отправляемое в официальных праздничных случаях, таких как важные события в жизни компании или ее руководства;
  • Благодарность – может быть адресовано компании или ее сотруднику, или отдельному человеку как ответ на какие-либо поступки, имеющие положительные последствия;
  • Просьба – один из наиболее распространенных видов служебных писем, т.к. в процессе деятельности компании возникает масса ситуаций, когда надо выразить просьбу о чем-либо;

Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить. Объединение в одном письме нескольких вопросов возможно, только если они связаны между собой.

На некоторые виды служебных писем можно не отвечать, например, на приглашения или информационные. Но есть виды писем, в основном, от государственных учреждений, в которых установлены сроки реагирования на послание.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

  • Название компании (организации, фирмы),
  • Отдел, куда направляется служебное письмо,
  • Должность исполняющего лица, его ФИО,
  • Адрес получателя,
  • Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
  • Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Реквизиты «исходящий и входящий номер документа» фиксируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.

Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса. Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа. Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.

Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов.

В заключительной части указаны действия, которые следует выполнить адресату по прочтении письма: удовлетворить просьбу, принять приглашение, рассмотреть предложение, исполнить гарантии, сделать выводы, выполнить требование.

Бывают и такие ситуации, что письмо состоит только из заключения и в нем нет каких-либо пояснений.

Для упрощения работы при большом количестве писем с одинаковым содержанием создают письма-шаблоны, в которых в пустых полях проставляются конкретные данные.

Как оформить служебное письмо

Оформляя служебное письмо, обращают внимание на следующие моменты:

  • Оно должно быть написано на фирменном бланке;
  • Бланк должен содержать все реквизиты организации;

Готовое к отправке письмо должно содержать все обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, адресата, заглавие, собственно текст, указание о приложениях, если они имеются, нужные подписи, в отдельных случаях – печать. В число реквизитов служебного письма также входят пометки о согласовании и резолюция.

  • В организации, куда было направлено письмо, после его исполнения на нем проставляется отметка об этом и пометка о направлении его в архив;
  • Верно составленное письмо подписывается должностным лицом;
  • Вся информация, предоставленная в письме, должна быть достоверной;
  • Служебные письма составляются в двух экземплярах, один из которых направляется, а другой остается в организации;

Вид письма оформляют, исходя из изложенной в нем информации – письмо-запрос, письмо-напоминание и т.д.

Шаблон служебного письма

Составлять служебное письмо можно по такому шаблону:

  • По центру бланка располагают реквизиты организации;
  • Реквизиты адресата располагают с правой стороны вверху;
  • По центру бланка обращение к адресату, при этом используется оборот «Уважаемый» или «Уважаемая»;
  • Изложение причин, побудивших написать письмо;
  • Изложение фактов, событий, предложений и т.д.;
  • Предложения, исходящие из предыдущего пункта;
  • Подпись и инициалы подписавшего.

Тексту служебного письма надлежит быть кратким, понятным, содержать достоверные факты.

Как написать служебное письмо

  • Первым делом следует конкретизировать цель, с которой будет написано письмо;
  • Обозначить вид письма;
  • Излагать свои мысли кратко и понятно;
  • Четко определить действия, которых вы ожидаете в качестве исполнения письма;

Также следует указать адресату, какая срочность у вашего письма. Если оно срочное, то лучше его отправить заказным письмом или в электронном виде.

Образец служебного письма

Название, адрес, банковские реквизиты организации-отправителя

________________________________________________________________________

Директору хлебозавода №5

Иванову П.Т.

Дата письма

Ссылка на предшествующий документ

О посещении хлебозавода (заголовок письма)

Уважаемый Петр Тимофеевич!

Согласно нашей договоренности подтверждаем посещение учениками младших классов (3-А, 3-Б, 4 класса) хлебозавода 25 марта 2016 года с 13.00 до 15.00.

Просьба выделить специалиста, который провел бы ученикам экскурсию по хлебозаводу. Количество учеников 35 человек.

Приложение: Список учеников на 1 листе в 1 экземпляре.

Директор школы                                           Подпись                                                     Н.П. Крутая

Скачать:

образец служебного письма

Источник: https://WorkKing.ru/doc/pisma/kak-pravilno-napisat-sluzhebnoe-pismo.html

Служебное письмо (образец)

Скачать служебное письмо образец в ворде консультант плюс

Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

Основные понятия

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

  • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
  • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
  • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

Виды деловых писем

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

  1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
  2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
  3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
  4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
  5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
  6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
  7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
  8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
  9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
  10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

Составление претензионного письма

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо.

В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно.

При этом необходимо учесть следующие моменты:

  1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
  2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
  3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

  • реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
  • полная информация об адресате;
  • описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
  • ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
  • конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
  • последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.

Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов.

В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
  2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата.

Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания».

Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Порядок действий

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
  2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
  3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
  4. Утверждение его руководителем.
  5. Окончательное оформление и подписание документа.
  6. Регистрация письма.
  7. Отправка корреспонденции получателю.

Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4.

Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе.

Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

  • для основного текста – 14;
  • расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

  • интервал между строками – 1;
  • выравнивание текста производится «по ширине»;
  • переносы расставляются автоматически;
  • расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

  1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
  2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
  3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
  4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

  • эмблемы и герба;
  • автора;
  • исходных данных;
  • заголовка;
  • утверждения;
  • адресата;
  • резолюции;
  • текста;
  • подписей и приложений;
  • согласования и заверения;
  • отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Финансист тут
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: