Составление отчета менеджера агентских продаж кратко

Содержание
  1. Как контролировать менеджеров: 2 уровня (новичок + профи)
  2. Что нужно контролировать
  3. Как это сделать
  4. Версия 1. “Новичок”
  5. Версия 2. “Профи”
  6. кАК ОЦЕНИТЬ ПРОЦЕСС
  7. Коротко о главном
  8. Как правильно ставить задачи менеджерам отдела продаж
  9. Как отслеживать выполнение стратегических задач руководителю
  10. Почему нужно ставить задачи отделу продаж?
  11. Рабочие схемы постановки целей  и задач сотрудникам с примерами
  12. Составление отчета менеджера агентских продаж кратко
  13. Агентские продажи: пошаговая инструкция создания сети
  14. Оформление отчёта агента по агентскому договору
  15. Налоги и право
  16. Как написать отчет по продажам
  17. Образец отчета агента по агентскому договору
  18. Отчет менеджера по продажам: 6 форм контроля для отдела продаж
  19. Отчет менеджера по продажам: план/факт
  20. Отчет менеджера по продажам: конверсия и длина сделки
  21. Отчет менеджера по продажам: по сделкам и клиентам
  22. Отчет менеджера по продажам: пользовательские отчеты
  23. Отчетность в отделе продаж. Какие показатели контролировать и как часто?
  24. Как внедрить отчет в отдел продаж
  25. Что делать, если менеджеры не пишут отчеты
  26. Отчетность руководителя отдела продаж
  27. Финансовые показатели
  28. План оплат на неделю
  29. Факт оплат на сегодня
  30. План оплат на завтра
  31. Сводная таблица показателей по отделу
  32. Pipeline (пайплайн)
  33. Коммуникационные показатели
  34. Данные по продажам

Как контролировать менеджеров: 2 уровня (новичок + профи)

Составление отчета менеджера агентских продаж кратко

Контроль работы менеджеров по продажам. Сложно это или нет? И как это осуществлять? Начну издалека! С поцелуя в спину… Как в том анекдоте:

Один друг звонит своему товарищу и начинает расспрашивать:
– Как дела? Как жизнь? Как дети? Как работа? и т.д.

Товарищ:
– Да, нормально, без проблем, все по старому, а что?

– Слушай, а дай 1000 рублей взаймы, а?
– Слушай, а поцелуй меня в спину!

– А почему в спину?
– А ты тоже издалека начал.

Давайте представим день среднего менеджера в оптовой компании (кстати, далее все примеры будут приводиться также на этой же среднестатистической оптовой компании).

Он приходит на работу, садится за компьютер, проверяет почту, смотрит свой ежедневник, начинает звонить, принимать входящие звонки, отправляет электронную почту и рассылает коммерческие предложения.

И также выставляет счета, подписывает какие-то документы, озадачивает бухгалтерию, звонит по дебиторке.

Что нужно контролировать

Я бы даже сказал не менеджер по продажам, а чудо! Только вот итог дня – ничего не продано!

Тоже самое и во второй день, и в третий, и так далее. Давайте не будем ссылаться на долгий цикл сделки в этой компании. Это не космическая отрасль, где сделки могут зреть годами. Это обычный менеджер по продажам в обычной среднестатистической компании.

Итак. Менеджер вроде бы работает (по крайней мере деятельность у него кипит просто ключом), а результата нет.

Поэтому давайте сразу и определимся, что Вам важно? Процесс или результат?

Процесс – это действия, которые не фиксируются и не обозначаются конкретными критериями.

Пример процесса: “Весь день, блин, звонил, побывал на паре переговоров, один клиент вроде даже согласен купить, вымотался просто жесть“. Или: “Пол дня клепал презентацию для клиента, отправил ему на почту. Точно купит! Зуб даю!”

Результат – это какое-то конкретное достижение с конкретно измеримым критериям.

Пример результата: “Я сегодня сделал 30 звонков, подписал 2 договора и закрыл клиента на 500 тысяч рублей. Очень результативный день”.

Если Вы и слышали подобные переговоры, то скорей всего первые варианты. Когда менеджеры могут часами рассказывать о своем времяпрепровождении, правда, без конкретных цифр и прочего (читать расписывают процесс), а вот результат озвучивается крайне редко.

Скажу честно, меня мало интересует сам процесс и методы его контроля. Что я вкладываю в эти понятия:

  1. Контроль соблюдения менеджером по продажам распорядка рабочего дня;
  2. Отслеживание того, что менеджер делает в Интернете (блокировка социальных сетей и прочее);
  3. Сколько раз он ходит в туалет/курить и прочее;
  4. Как долго у него длится обед;
  5. Сколько раз он пьет чай/кофе;
  6. Кто и что о Вас говорит (да да, та самая прослушка! Такие вот современные, но шпионские методы).

Важно. В этой статье я говорю о контроле для владельца или руководителя компании. Для руководителя отдела продаж, уже нужен более подробный отчёт, где в идеале должен быть и результат, и процесс. 

Во-первых, Вы потратите на это огромную кучу времени. Сначала на разработку плана по контролю персонала, а потом по внедрению его в жизнь. Даже на внедрение той же прослушки уйдет масса времени.

Во-вторых, это сделает жизнь сотрудников невыносимой и они начнут Вас просто ненавидеть, что крайне отрицательно скажется как на сплоченности коллектива в целом, так и на его рабочих качествах.

Они все равно найдут способ посидеть в социальных сетях, покурить, подольше попинать балду, правда начальник при этом еще и останется козлом за свой жесткий контроль.

Думаете, так ведут себя только менеджеры по продажам? Отнюдь!

Не в очень открытом исследовании по эффективности менеджеров среднего и топ звена в банковской сфере выяснилось, что работают они в среднем от двух до пяти часов.

Именно занимаются непосредственно своими обязанностями, за которые им платят зарплату. Все остальное время они с серьезными лицами сидят в или изображают бурную деятельность.

Поэтому методы контроля над менеджерами должны осуществляться непосредственно по результатам.

Как это сделать

Далее расскажу два метода для новичка и профи. Какой из них использовать – выбирать Вам.

Версия 1. “Новичок”

Кратко – разбиваете продажу по этапам. Считаете метрики и приходите к конкретным критериям.

По теме: Что такое воронка продаж.

Пример. Чтобы заключить один контакт нужно:

  1. Сделать 30 холодных звонков (считаются либо дозвоны, либо разговоры с ЛПРом);
  2. Провести 10 встреч с презентациями;
  3. Отправить на согласование 7 договоров;
  4. Выставить 3 счета;
  5. Заключить 1 договор.

Воронка

Поскольку у нас версия “Новичок”, то составляете шаблон отчета в экселе и каждый менеджер сдает его в конце дня. Более продвинутый уровень – вести подобный отчет в Google Диск:

Пример таблицы

Вот так выглядела воронка продаж одного из наших клиентов из сектора b2b (выглядеЛА, потому что сейчас этот клиент в версии “Профи” по контролю своих менеджеров).

Руководитель отдела продаж просто вечером заходил и смотрел заполнение отчета каждым менеджером и уже на следующее утро проводил разбор полетов.

Версия 2. “Профи”

А теперь поговорим о пути более сложном, но и более эффективном. О контроле менеджеров в CRM системе или Customer Relationship Management или, по-русски, о системе управления взаимоотношениями с клиентами.

Практически все то же самое, только все в электронной версии. Все данные хранятся в облаке и доступ к CRM получают различные сотрудники. В чем плюс?

Воронка продаж в CRM

Все данные – сделки, клиенты, договора, счета также ведутся в CRM и Вы в любой момент сможете увидеть воронку продаж (вот как это выглядит в нашей CRM).

Вы в любой момент сможете зайти, посмотреть воронку по каждому менеджеру по продажам и по компании в целом. А если подключить еще и систему сквозной аналитики, то вообще будет чудесно.

Минус – занимает кучу времени на начальном этапе по настройке всей деятельности.

Одним словом – идеальный способ контроля менеджеров по продажам! С условием, что Вы им выставили конкретно измеримые критерии.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru

кАК ОЦЕНИТЬ ПРОЦЕСС

Как я писал выше, я не очень отношусь к оценке процесса со стороны владельца компании (не руководителя отдела).

Но бывает, ОЧЕНЬ редко, когда измерять в цифрах крайне сложно, либо не всегда корректно. Поэтому вот Вам шаблон мини-отчёта, который менеджер может составлять каждый день, по окончании дня.

ОтчётЧто было сделано за сегодня:1. _____________________2. _____________________3. _____________________Самое большое достижение за сегодня: ______________________Сумма продаж реализованная за сегодня: ____________________Выполнение личного плана на сегодня: ______________________Проблемы возникшие сегодня:1. _____________________2. _____________________3. _____________________

И еще напоследок по поводу CRM. Я думаю, нет нужды рассказывать, какие бывают CRM. Их очень много, посоветую только одну (мы ей и сами пользуемся). Это лидер рынка – Битрикс 24.

Она бесплатная, облачная и обладает неплохим начальным функционалом.

А если Вы уже серьезная и большая компания, и хотите подходить более профессионально к продажам и контролировать своих менеджеров по продажам на более высоком уровне, то советую остановиться на их платных версиях Битрикс24.

Коротко о главном

Я за контроль! Только не за фанатичный контроль, кто чем занят и сколько раз администратор попил чай, кто что сказал (был у нас такой клиент, который использовал прослушку, персонал у него долго не задерживался).

А за контроль по результату – когда менеджер может дать отчет сколько он сделал звонков, провел встреч и отправил КП, а не сколько времени он провел за работой.

Источник: https://in-scale.ru/blog/kak-kontrolirovat-menedzhera

Как правильно ставить задачи менеджерам отдела продаж

Составление отчета менеджера агентских продаж кратко

Как правильно ставить задачи менеджерам отдела продаж

11.01.2020

Здравствуйте, уважаемые читатели! На связи руководитель отдела продаж “Академии”, Александр Герасимов. Сейчас мы с вами рассмотрим основные способы постановки целей, а перед предоставление вам теоретических знаний, следует небольшое лирическое отступление.

Возможно, у кого-то возникнет вопрос: зачем сотрудникам отдела продаж ставить перед собой цели? Ведь многие  задачи можно решать по мере их поступления.

Да, но так считают лишь ограниченные личности, без личностного роста, а как следствие именно они «тормозят» себя, компанию и производство, падает продуктивность рабочего процесса и эффективность команды.

Для начала необходимо определиться с самой целью вашей организации на новый год и на что они направлены. Этот выбор встает непосредственно перед самим руководством или лицом, имеющим такие полномочия. На данный момент в сфере продаж имеется два направления, две главные цели менеджеров для выполнения объёма продаж коммерческим отделом.

 Первая – это максимально возможное количество заключения сделок или другими словами транзакции. Такое направление заключается в фокусировании на цене и практически отсутствии взаимоотношений с клиентом, все строится на уровне коммуникации самого менеджера.

Вторая же строится на построении партнерских отношений с клиентом. Здесь имеет место быть стратегическое  установление цели, клиент должен вам доверять, значит, необходим контроль в соответствии продукта с потребностями клиента. Основной фокус направлен на покупателя.

После определения вами задачи необходимо донести ее и представить перед менеджерами четко и уверенно.

Как отслеживать выполнение стратегических задач руководителю

Первоначально нужно замотивировать персонална выполнение поставленной задачи и самым эффективным будут денежныевознаграждения в виде премий и компенсаций.

Затем составить план задач на конкретный период:

  • неделя
  • месяц
  • 3 месяца
  • 6 месяцев
  • год

Отчеты по каждому отрезку должны постоянно проверяться.

У вас возможно возникнет вопрос, где лучше записывать отчеты по целям? Для молодой организации можно воспользоваться вордом и экселем, однако уровень защищенности не высок и информация может попасть к третьим лицам.

Поэтому лучше использовать специальные программы, предназначенные для этого, например, для небольших задач и целей подойдут следующие: Trello, Slacs. Для глобальных и более значимых JIRA, Redmine.

Конкретный период неделя, месяц или год,  отчеты по которому будут постоянно проверяться.

У вас,возможно, возникнет вопрос, где лучше записывать отчеты по целям? Для молодой организации можно воспользоваться социальными сетями, при создании групп, однако уровень защищенности не высок и информация может попасть в общий доступ.

Поэтому лучше использовать специальные программы, предназначенные для этого, например, для небольших задач и целей подойдут следующие: Trello, Slacs. Для глобальных и более значимых JIRA, Redmine.

Вот мы и подошли к главному вопрос как ставить задачи и цели сотрудникам компании?

  1. Определить цель
  2. Замотивировать персонал
  3. Составить план задач
  4. Получить отчет по выполнению цели

Почему нужно ставить задачи отделу продаж?

Как уже было сказано выше, ставить цели сотрудникам отдела продаж нужно для продуктивной работы  и получения прибыли организации. Постановка цели способствует не только получению прибыли, но и координирует действия между менеджерами.

Также общие цели и задачи формируют  слаженность и сплоченность в коллективе, что благотворно влияет на производство. Более детально вопросы постановки задач и целей сотрудникам мы подробно объясняем на нашем тренинге управления отделом продаж.

Грамотно поставить цель задача не из простых, непосредственно начатьнеобходимо с составления чек-листа и определиться с задачей, а уже послепланировать ход ее решения. Итак, рассмотрим основные ошибки, которые возникаюту руководителей при постановке задач.

  • Неправильное распределение ролей
  • Растянутые сроки выполнения задачи
  • Действия и результаты выполнения цели неконкретны

Для избегания ошибок в построении целинеобходимо придерживаться не только составленным чек-листом, но и организациейуправления персонала и их рабочего процесса.

Начать необходимо с распределения ролей, с учетом сильных и слабых сторон каждого подчиненного и в назначении ответственных лиц, за выполнение задачи.

Далее установить конкретные сроки для решения задачи и вести контроль действий  по ее выполнению.

Чтобы разобраться,как эффективно прописывать цели мы рассмотрим схемы постановки задач.

Рабочие схемы постановки целей  и задач сотрудникам с примерами

Мы наглядно рассмотрим эффективные методыпостановки задач. Будем придерживаться основных параметров, которые нампомогут.

  1. Необходима конкретика то, есть что нужно сделать, сама цель
  2. Время, которое потребуется на реализацию задачи
  3. Наличие ресурсов для выполнения задачи
  4. Обратная связь с сотрудниками, необходимо постоянно обсуждать каксаму проблему, так и путь к ее решению
  5. Отчетность по выполнению задачи на ее промежуточных этапах

Пример:

В организации “А” необходимо повысить план по продажам. Срок на текущий месяц, поступление товара на реализацию увеличилось вдвое, заключены сделки с новыми поставщиками и увеличился ассортимент. Отчет по проделанной работе предоставляется каждую неделю. Что мы имеем:

  1. Есть цель повысить продажи
  2. Установлен срок
  3. Ресурсы предоставлены, нас снабдили товаром
  4. Сотрудникам необходимо провести рекламную компанию по привлечению новых покупателей, здесь нам нужна будет поддержка  руководителя и дополнительный прозвон по клиентской базе.
  5. Отчетный период установлен

Эффективность и практичность плана будет очевидна, если соблюдать все пункты.

Опытный и грамотный руководитель постоянно общается со своим персоналом, что помогает вовремя принять решение по выполнению поставленной задачи, а также повышает уровень доверия между руководящим органом и исполнительным.

Важность данной статьи определять будете непосредственно вы, читатели. Однако информация которую вы могли искать по сотням учебных пособий представлена здесь в сжатом виде и на доступном, понятном языке. Удачи вам!

Статьи для обязательного изучения

Пример создания учебного центра

Как планировать время для задач

Как ставить задачи и цели на 2020

Источник: https://msksale.group/kak-pravilno-stavit-zadachi-menedjeram-otdela-prodaj/

Составление отчета менеджера агентских продаж кратко

Составление отчета менеджера агентских продаж кратко

Отчет по работе отдела продаж Одним из самых необходимых документов является отчет по работе отдела продаж.

Мы покажем отчет одного из наших клиентов, с которым сотрудничаем по вопросам увеличения продаж и автоматизирования бизнес-процессов, чтобы вам было понятно, как создается этот документ. Поговорим о том, как контролировать отдел продаж. Его структура бывает различной.

Может быть, у вас есть один или несколько отделов продаж со своим руководителем. Если у вас небольшая компания, то может быть всего два менеджера по продажам, которых вы сами пока контролируете и даете им задания, попутно выполняя функции руководителя отдела.

Самое главное, что вам нужно понять: отчет по работе отдела должен показывать состояние продаж на каждый день, но не просто объем продаж или полученную прибыль, а основные индикаторы. Отчет по работе отдела продаж – это как панель приборов в автомобиле.

Агентские продажи: пошаговая инструкция создания сети

По этой причине доход настолько неравномерен. В таблице учитывается количество новых клиентов, количество всех сделанных заказов, объем продаж товаров собственного производства.

Последний параметр для этой компании очень важен, поскольку она стремится увеличить объем продаж таких товаров, для того чтобы меньше зависеть от прихоти поставщиков, продвигать свой бренд и получать большую прибыль. Итак, есть несколько важных параметров, которые и отражены в отчете.


Конечно, у вас будут совсем другие параметры – те, что важны именно вам. Это может быть объем продаж, прибыль, количество новых клиентов, средний чек, что-то еще. Суть в том, что вы должны определить именно те показатели, которые вам важны, а затем регулярно их отслеживать.

Для этого делается общая таблица, которая демонстрирует состояние дел в отделе продаж (см. табл. 7 А), а также таблицы, отражающие работу каждого менеджера (см.

Оформление отчёта агента по агентскому договору

Объектами агентского договора могут быть сделки по продажам, услугам, выполнению работ и т.д. Основные моменты агентского договора Обычно в соответствии с такого рода договорами, агент действует от своего имени, являясь как бы официальным представителем компании-доверителя.

При этом круг его прав и полномочий имеет определенные ограничения, нарушать которые чревато расторжением договорных отношений.

Если объектом агентского договора являются какие-то товарно-материальные ценности, то они не становятся собственностью агента ни на каком этапе сделки, а переходят от продавца к покупателю без учета на счетах агента.

Налоги и право

Б и 7В). У нас есть сотрудники Василий и Петр. Они вносят свои данные в таблицы, которые затем суммируются в таблице общей. Руководитель отдела продаж сразу видит все показатели: каждого отдельного менеджера и в целом по отделу.

Мы можем видеть показатели каждого отдельного менеджера и процент выполнения плана (он отображен в конце таблицы): план на месяц по продажам, план на месяц по прибыли, план по прибыли по товарам собственного производства.

Внимание Также мы видим результаты каждого менеджера (насколько хорошо он выполняет план) и насколько выполняется план в целом. Очень важно, что мы можем сравнивать разные дни. В итоге мы видим результат в целом. Менеджер Петр на 49 % выполнил план. Прошло пятнадцать дней (половина месяца).

Вроде бы все в порядке. Но просмотрим каждый отдельный день. За прошлую неделю у него средний объем продаж в день 110 тысяч рублей.

Как написать отчет по продажам

Например, в отчете обязательно должны быть указаны:

  • дата и номер его составления;
  • наименования предприятий-партнеров;
  • номер и дата агентского договора, в рамках исполнения которого формируется данный документ;
  • период, за который делается договор.

Далее в отчете должна быть основная часть, оформленная в виде таблицы. Сюда вносятся:

  • порядковый номер;
  • дата и содержание операции;
  • стоимость операции;
  • сумма расходов по проведению операции.

Таблица может быть дополнена какими-то другими столбцами (в зависимости от тех условий, которые прописаны в агентском договоре), к примеру, сведениях о подрядчиках, понесенных агентом расходах, о документах, сопровождающих ту или иную сделку и т.п.

Образец отчета агента по агентскому договору

Вы видите повседневную деятельность и динамику: какой менеджер стал работать хуже, какой стал забывать про старых клиентов и плохо с ними работает или наоборот – совсем не работает с новыми, и так далее. Таблица 7.

Отчет по работе отдела продаж В данном случае у Петра средний чек 12 700 рублей, а у Василия – примерно 8000 рублей. Разница – 50 %, и это большая разница.

Почему так происходит? Могут быть объективные причины: Василий – младший менеджер и работает с более простыми клиентами, менее крупными, которые покупают в меньших объемах.

Сведения о размере вознаграждения агента. Обычно они включаются в отчет, если в документе присутствует графа согласования с принципалом. При проставлении подписи в ней принципал удостоверяет свое согласие и с вознаграждением. 5. Сведения о взаимных задолженностях агента на момент составления отчета (если они есть).

Скачать заполненную форму отчета агента вы можете на нашем сайте по ссылке ниже.

Скачать образец Итоги Агент в ходе оказания услуг, заказанных принципалом, либо по завершении их оказания составляет для заказчика отчет о проведенной работе.

В нем должны присутствовать все те реквизиты, что определены законом № 402-ФЗ для первички, и прочие сведения, отражающие содержание правоотношений между агентом и принципалом.

Без предоставления отчета принципал может отказать агенту в оплате оказанных им услуг.

Источник: http://agnbotulinum.com/sostavlenie-otcheta-menedzhera-agentskih-prodazh-kratko/

Отчет менеджера по продажам: 6 форм контроля для отдела продаж

Составление отчета менеджера агентских продаж кратко

Отчеты менеджера по продажам нужны для регулярного анализа текущей результативности отдела продаж и устранения «узких мест» в процессе продажи.

В2В продажи сложно управляемы, цикл сделки сегодня может быть от 1-го до 3,6 и более месяцев в зависимости от ниши и продукта. Поведение потенциальных клиентов сложно предсказать. Современные CRM-системы позволяют минимизировать человеческий фактор и контролировать эффективность работы менеджера по продажам с помощью KPI.

В Pipeline Sales Managment может быть более 50-ти (!) разных KPI – показателей, которые вы можете контролировать и прогнозировать.

Отчеты отдела продаж – это конструктор, задача которого наглядно демонстрировать РОПу динамику отобранных под задачи KPI, выявлять их отклонения и планировать мероприятия по их увеличению.

###

Ниже представлены 6 базовых отчетов менеджера отдела продаж. “Зашейте” их в свою СRM-систему, чтобы их выдача происходила автоматически.

Отчет менеджера по продажам: план/факт

Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.

Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.

Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.

Контроль фактическое выполнение плана осуществляйте ежедневно с помощью отчета «план/факт». Если цикл сделки свыше 4-х месяцев, можете выделять время на анализ планов продаж два в неделю.

Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С:бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:

Отчет менеджера по продажам: выполнение плана продаж за неделю

Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.

Отчет формируется в формате Pipeline – это горизонтальное представление воронки продаж.

Вам может быть интересно: “Воронка продаж: этапы и управление”

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline.

Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

Pipeline – это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.

Вам может быть интересно: “Пайплайн продаж: как использовать в CRM-системе”

Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

Отчет менеджера по продажам: сумма сделок по этапам цикла за неделю

Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб. 

Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб.

Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца.

Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию. 

Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

Отчет менеджера по продажам: сумма сделок по этапам за неделю

По графику мы видим, что существует большой разрыв между лидером и отстающим. Потапов – кандидат на «вылет».

Для того, чтобы понять, как повысить эффективность этого менеджера, нам необходимо проанализировать его показатели конверсии и изучить причины отклонений.

На основании анализа причин дать Потапову тренинг наставника по продажам по “узким” местам в техниках продаж, затем месяц на исправления показателей, и, если не справится, заменить его новичками-стажёрами.

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline

Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

Отчет менеджера по продажам: конверсия и длина сделки

Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.

Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:

Отчет менеджера по продажам: конверсия и длина этапов продаж

Цифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.

Используйте данные по конверсии (conversion rate) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.

В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%.

Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.

Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:

  • понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
  • для прогнозирования Cash Flow.

Отчет менеджера по продажам: по сделкам и клиентам

Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.

Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.

Отчет менеджера по продажам: детальный пайплайн

Преимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:

Отчет менеджера по продажам: этапы и вероятность сделки

Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.

До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на проектах Active Sales Group по увеличению продаж в ежедневном отчете менеджера по продажам – “Журнал работ”. До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.

Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:

Отчет менеджера по продажам: журнал работ

Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника – РОПа (Руководителя отдела продаж).

Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки – их сумму и количество.

Вам может быть интересно: “KPI в продажах: как контролировать менеджера”

Конверсия по сделкам и предложениям – это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.

В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками.  При этом конверсия в деньгах всего 14%.

Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.

Отчет менеджера по продажам: сводная статистика за период

Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента – Информационное письмо/Презентация – Коммерческое предложение – Сделка – Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

Отчет менеджера по продажам: сводный отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки

График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

Отчет менеджера по продажам: динамика по сделкам в разрезе сумма/этап за период

На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

Отчет менеджера по продажам: пользовательские отчеты

Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.

Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:

  • Средний размер сделки;***
  • Время закрытия;***
  • Стоимость привлечения клиентов;***
  • Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
  • Среднее количество активностей по менеджеру.

Используйте наши рекомендации по внедрению отчетов по менеджерам по продажам для контроля за эффективностью работы вашего отдела продаж.

Источник: https://activesalesgroup.ru/otchyoty-menedzhera-po-prodazham/

Отчетность в отделе продаж. Какие показатели контролировать и как часто?

Составление отчета менеджера агентских продаж кратко
Рассмотрим жизненно важные отчеты в отделе продаж и разберем как контролировать показатели

От эффективности продаж зависит успех любой компании. Продукт должен найти своего потребителя.

В противном случае он не имеет смысла и не приносит дохода. Каждая компания заинтересована в росте. Чтобы понять его критерии, продажи нужно отслеживать. Помогает в этом отчетность.

Опираясь на предыдущую информацию, ставятся задачи на будущее.

Как внедрить отчет в отдел продаж

Даже самый простой отчет дает минимум три выгоды:

  • точное представление о положении дел, представленное в цифрах;
  • рост конкурентности в среде менеджеров. Их нацеленность на результат;
  • опорные точки для роста компании.

Внедрить ежедневный отчет несложно. Его формы бывают различными. Часто для этой цели руководители используют корпоративные чаты.

Достаточно просто обязать менеджеров в конце каждого рабочего дня скидывать данные в корпоративный чат. Чаще всего это три показателя:количество привлеченных клиентов;закрытые сделки;реальный доход.

Форма отчета может быть самой обычной: фамилия, имя, отчество и основные данные. Но заполнять ее нужно ежедневно.

Что делать, если менеджеры не пишут отчеты

Нерадивые или забывчивые сотрудники есть в каждом коллективе. Если ежедневный отчет вводится впервые, то нельзя рассчитывать, что все сразу будут выполнять это требование.

Человеку, привыкшему уходить домой в определенное время, бывает сложно перестроиться и выделить несколько минут на анализ прошедшего дня. Сотрудников нужно стимулировать.

В первые дни нововведения некоторым стоит просто напоминать о новых обязанностях.

Если менеджер и дальше игнорирует требования руководителя, то следует переходить к наказаниям – без отчета не оплачивать рабочий день или ввести составление отчета в KPI сотрудника. Материальная составляющая очень быстро приучит к дисциплине.

Отчетность руководителя отдела продаж

Личные отчеты менеджеров суммируются и становятся основой для общего отчета отдела продаж. Его регулярно делает руководитель отдела. Отчет должен показывать ежедневное состояние продаж. В него вносятся основные индикаторы. Данные заносятся в таблицу. В зависимости от направленности предприятия, данные, вносимые в таблицу, могут быть разными:

  • объемы продаж;
  • прибыль;
  • доход в процентах;
  • количество новых клиентов;
  • общее количество заказов;
  • количество новых заказов;
  • средний чек и другое.

Каждый руководитель должен составлять отчет по тем показателям, за которые он отвечает и которые наиболее важны для компании.

Но часто руководители совершают одни и те же ошибки, которые напрямую влияют на выручку собственника. Обо всех таких ошибках, включая ошибки в отчетности, и способах их решения я расскажу на практическом вебинаре. После регистрации на вебинар вы получите 2 полезных подарка на электронную почту. Зарегистрироваться на вебинар и получить подарки!

Отчетность нужна для того, чтобы регулярно отслеживать показатели, делать выводы и своевременно принимать меры. Отчет отдела продаж должен учитывать индивидуальные показатели каждого сотрудника. По ним делается вывод о продуктивности труда менеджеров.

Обязательно должны отслеживаться показатели по выполнению плана. К 100-процентному выполнению необходимо стремиться ежедневно, корректируя работу сотрудников. Провести анализ и наметить пути решения проблем поможет отчет руководителя отдела продаж.

Финансовые показатели

Критериями работы предприятия являются финансовые показатели. Поэтому продажи также следует подвергать финансовой оценке. Показатель эффективности сбыта – это рентабельность предприятия. Рентабельность – это то, что заработало предприятие от реализации продукции. Рентабельность оценивается по нескольким статьям.

  • Рентабельность продаж. Рассчитывается показатель следующим образом. Берется прибыль. Остаток делится на полный объем продаж и умножается на 100 %.
  • Доходность капитала. Это коэффициент прибыли, полученной собственником со своих вложений.
  • Оценка эффективности активов. Для расчета этого показателя чистая прибыль делится на оборотные фонды и умножается на 100 %.
  • Валовая прибыль. Она представляет собой разницу между средствами, вырученными с продаж, и себестоимостью продаваемой продукции.
  • Чистая прибыль – это разность общей выручки и себестоимости, суммируемой с налогами.

Также оцениваются затраты компании на обслуживание одного клиента. Финансовый отчет учитывает различные факторы, определяющие скорость и качество продаж.

План оплат на неделю

Платежный календарь помогает систематизировать денежные потоки. По-другому его называют графиком платежей. Платежный календарь составляется на основе действующих договоров.

Во внимание принимаются первичные документы на оплату и фактически совершенные продажи. Документ чаще всего составляют на месяц. Но могут быть и другие временные периоды, например, на неделю.

Задачи по планам оплат на неделю ставятся заранее.

Оптимальный вариант составления плана оплат на неделю – вечер пятницы. В это время можно подвести итоги прошедшей недели и наметить задачи на следующую.

Анализ должен проводиться в спокойной обстановке. Отправной точкой послужат личные отчеты менеджеров и общий недельный отчет отдела продаж. В план оплат на неделю вносят различные данные.

Форма отчета зависит от целей и задач конкретного предприятия.

Факт оплат на сегодня

Этот отчет носит информационный характер. В него могут быть включены пункты:

  • название продукта;
  • сумма платежа;
  • дата;
  • статус оплаты;
  • ссылка на клиента.

Статус оплаты предполагает полную или частичную оплату, а также выставленный счет. Такой короткий отчет может составляться несколько раз в день. Это даст понимание ситуации и станет хорошим стимулом для продавцов.

План оплат на завтра

Это своего рода детализация недельного прогноза, дающая возможность ежедневного контроля. В отчет включаются данные:

  • название продукта;
  • клиент;
  • сумма и статус оплаты;
  • ссылка на клиента.

Этот отчет сдается только один раз в конце дня. Он анализируется и соотносится с планом оплат на неделю. План оплат на завтра помогает скорректировать стратегию менеджера по продажам.

Сводная таблица показателей по отделу

Эта отчетность оформляется по принципу «доска». Она несет информационную нагрузку и имеет подвижную форму. На ней выставляются показатели выполнения плана каждым сотрудником. Отчет может располагаться на экране монитора или на большой доске. Главное в оформлении таблицы – показатели должны свободно меняться. Предположительные разделы таблицы могут быть следующими:

  • личные данные менеджера;
  • выполнение плана на текущую дату в процентном отношении;
  • фактическое выполнение;
  • осталось выполнить;
  • месячный план:
  • количество дней в месяце;
  • дней прошло;
  • дней осталось.

Пункты могут быть и другими. Такая таблица станет дополнительным стимулом сотрудников, поскольку наглядно отражает результат их трудовой деятельности. Таблица призвана подтолкнуть продавцов к приложению дополнительных усилий по исправлению ситуации.

Pipeline (пайплайн)

Понятие появилось в русском языке благодаря западным продажникам. Термином обозначают состояние сделок сотрудника и прогноз их развития. Менеджер может вести сразу несколько клиентов. Сделки с ними будут находиться на различных стадиях разработки. Прогноз состояния всего портфеля называется пайплайном. Оценка делается по следующим показателям:

  • менеджер;
  • контрагент;
  • сумма и этап сделки;
  • степень вероятности;
  • товар или услуга.

Главные показатели здесь – это этап сделки и вероятность ее завершения. Сделка начинается с отправки коммерческого предложения. На этом этапе вероятность завершения 50/50.

При отправке клиенту договора шансы завершения возрастают на 20 %. Когда договор подписан, вероятность оценивается в 70–90 %. При выставлении счета наибольшая вероятность закрытия сделки.

Но и здесь оставляется 10 % на волю случая.

В пайплайне руководствуются четырьмя принципами.

  • Необходимо регулярно отслеживать состояния портфеля продавца.
  • Нельзя перегружать пайплайн или оставлять его пустым. По мере закрытия сделок портфель продажника должен наполняться новыми задачами.
  • Работа настраивается с возможностью контроля среднего чека.
  • Выручка – это результат работы продажника и маркетинговой политики.

Только совокупность всех мероприятий способна повысить продажи.

Коммуникационные показатели

Коммуникационные показатели тесно связаны с объемами продаж. Один из таких показателей – эффективность рекламы. Чем больше людей вовлечено рекламой, тем выше могут быть продажи. Другой показатель – личные продажи. Менеджер лично побуждает клиента к приобретению товара или услуги. Результат напрямую зависит от личности продавца: его знаний, умений и навыков.

Связи с общественностью не менее важны в продажах, чем два первых показателя. Они призваны создавать психологический климат. Атмосфера доверия и взаимопонимания – хорошая основа сотрудничества компании с различной аудиторией.

Все три показателя имеют прямое отношение к стимулированию продаж. Необходимо регулярно проводить оценку их эффективности. Руководитель должен знать, каким образом клиенты узнают о продукте его компании. Это даст возможность больше усилий направлять на эффективные способы коммуникации.

Данные по продажам

Анализ продаж необходим для повышения прибыли. Анализ делается на основе данных по продажам. В основу анализа каждое предприятие закладывает свои параметры:

  • товарные группы;
  • движение цен;
  • дистрибуция;
  • динамика среднего чека;
  • ценовые сегменты;
  • спрос на отсутствующие товары и многое другое.

Собираются данные не только по общему количеству продаж, но и по каждой товарной группе или услуге в отдельности. Это позволяет отследить наиболее востребованные товары и низкорентабельные группы. На основе выводов принимается решение о продолжении работы с тем или иным товаром.

Иногда предприниматели собирают данные о продажах конкурентов. В условиях жесткой конкуренции эта информация очень полезна. На ее основе делаются выводы об упущениях компании, позволяющие принять меры для дальнейшего роста.

Отчетность отдела продаж – важный фактор развития предприятия. Она требует серьезного отношения и пристального внимания руководителя.

О других важных направлениях, которые должен контролировать руководитель и собственник, а также о частых ошибках и способах их решения, я расскажу на бесплатном вебинаре. После регистрации на вебинар вы получите 2 полезных подарка на электронную почту. Зарегистрироваться на вебинар и получить подарки!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/ekaterina_ukolova/otchetnost-v-otdele-prodaj-kakie-pokazateli-kontrolirovat-i-kak-chasto-5ddb96aac4c7be1e4107f7c6

Финансист тут
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: