Срок предоставление кадровых документов по запросу работника

Содержание
  1. Какие документы работник может запросить у работодателя согласно ТК РФ
  2. статьи
  3. На получение каких документов можно рассчитывать
  4. Выдача и возврат оригинала трудовой книжки
  5. Порядок обращения
  6. Правила оформления
  7. Случаи законного отказа в выдаче копий
  8. Какие документы обязаны выдавать по статье 62 Трудового кодекса
  9. О чём говорится в статье 62 трудового кодекса?
  10. Какие документы можно запрашивать?
  11. Порядок запроса и выдачи документов
  12. Заявление о выдаче документов, связанных с работой
  13. Выдача на руки оригинала трудовой книжки
  14. Копии документов
  15. Выписки из документов
  16. Справки и другие документы
  17. Правомерные отказы в выдаче
  18. Когда сведения не связаны с обязанностями сотрудника
  19. Злоупотребление правом по получению документов
  20. Конфиденциальные сведения или те, что не относятся к гражданину
  21. Служебные характеристики
  22. Описание дисциплинарных проступков
  23. Выводы
  24. Какие документы может запросить работник
  25. Как запрашивать документы
  26. Какие документы не вправе требовать работник
  27. Локальные нормативные акты
  28. Штатное расписание, должностные инструкции
  29. Приказы для подразделения, нормативные акты министерств
  30. Документы с конфиденциальной информацией
  31. Как оформляются справки
  32. Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)
  33. Справка о занимаемой должности и зарплате
  34. Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы
  35. Список документов для выдачи при увольнении согласно ст 62 ТК РФ
  36. Список документов
  37. Обязательная выдача
  38. По желанию работника
  39. Право работника потребовать документы, связанные с трудоустройством, закреплённое ст. 62 ТК РФ
  40. Почему некоторые работодатели не хотят выдавать документы такого плана?
  41. Выдача связанных с трудоустройством документов, работникам и судебная практика на основании ст. 62 ТК РФ

Какие документы работник может запросить у работодателя согласно ТК РФ

Срок предоставление кадровых документов по запросу работника

Взаимоотношения работодателя и работника не ограничиваются областью трудовых обязательств. Административные функции играют не менее важную роль, поэтому законодательство предлагает свои методы урегулирования околотрудовых отношений.

В частности, статья 62 Трудового кодекса РФ предписывает руководству в течение установленного срока выдавать сотрудникам оригиналы и копии документов, связанные с их работой в штате предприятия.

Причём несоблюдение данного предписания грозит нарушителю нешуточными проблемами.

статьи

Исходя из содержания статьи, для передачи документов у работодателя имеется всего три рабочих дня с того момента, как им получен соответствующий запрос от работника.

К таким документам относятся:

  • трудовая книжка;
  • копии трудовых актов;
  • копии справочных материалов, подтверждающих факт трудоустройства, получения заработной платы, уплаты налогов и другие обстоятельства, вытекающие из положений трудового договора, в распоряжении работодателя

За предоставление надлежаще оформленных копий документов нельзя требовать оплату.

Что касается трудовой книжки, то в статье сформулировано единственное основание для получения работником на руки её оригинала. Этим поводом является обращение в Фонд социального страхования для оформления соответствующего обеспечения гражданина. В любых других ситуациях работник получает только копию своей трудовой книжки, заверенную работодателем надлежащим образом.

Кроме того, рассматриваемая статья содержит предписание для гражданина, получившего в своё распоряжение оригинал трудовой книжки, максимум через три рабочих дня возвратить его работодателю, в обязанности которого входит хранение подобного рода документов.

Закон не предусматривает зависимости между возложением на работодателя обязанности предоставить копии трудовых актов и присутствием у гражданина фактической нуждаемости в их получении.

Поэтому администрация работодателя не вправе запрашивать от заявителя подтверждения наличия у него соответствующего запроса или ходатайства, полученного от третьего лица.

В целях исполнения своих обязательств, предусмотренных 62 статьёй ТК РФ, он должен довольствоваться письменным заявлением, поданным работником от своего лица.

На получение каких документов можно рассчитывать

Состав документов, выдача которых вменяется в обязанности работодателю по закону, ограничивает единственное обстоятельство, заключающееся в существовании в трудовой биографии заявителя факта трудоустройства в данном коллективе.

Сделав запрос, сотрудник вправе рассчитывать на получение от работодателя:

  • выписок из трудовой книжки;
  • копий приказов о приёме и увольнении, о назначении на другую должность и о присвоении квалификационного разряда и пр.;
  • справок о начисленном денежном вознаграждении;
  • справок о страховых взносах, начисленных и уплаченных работодателем в Пенсионный фонд.

Справка о социальных взносах включена в этот список в 2006 году. Потребность в её получении обуславливается правом каждого гражданина обладать информацией об объёме перечисленных в бюджет Пенсионного фонда страховых взносов и контролировать полноту исполнения предприятием обязанностей по их начислению.

Анализируя практику судебных заседаний последних лет, можно сделать следующие выводы:

  1. Список документов не закрыт и практически не ограничен. Термин «и другое», употреблённый в контексте статьи в связи с перечислением видов официальных бумаг, подлежащих передаче заявителю по запросу, демонстрирует наличие объективной возможности получения каких угодно документов, отвечающих содержанию закона.
  2. Только документы, касающиеся трудовой деятельности конкретного гражданина у определённого работодателя могут стать объектом запроса. Причём уровень взаимосвязанности закон трактует достаточно масштабно.

Иными словами, перечень бумаг может быть дополнен руководителем.

К примеру, положительные судебные решения принимались относительно предоставления:

  • копии персональной карточки сотрудника;
  • карточек аналитического учёта, доказывающих полноту удержания и перечисления в бюджет налога на доходы гражданина;
  • выдержки из правил внутреннего трудового распорядка предприятия;
  • копии утверждённого на предприятии положения о премировании работников и приказов о премиальном стимулировании.

С осторожностью надлежит относиться к выдаче актов, имеющих непосредственное отношение к нескольким работникам, поскольку можно нарушить требования закона о персональных данных.

К примеру, предоставление копии приказа о коллективном премировании чревато разглашением сведений о получаемых работниками доходах.

Во избежание неприятностей следует оформить выписку из данного документа, содержащую информацию только об обратившемся сотруднике.

Обособленное место в этой связи занимает такая характеристика, как документ, источником получения которого также является работодатель. В отношении её суды занимают отрицательную позицию, считая, что данная бумага не может способствовать реализации прав гражданина на труд или социальное страхование, поскольку не упоминается в перечнях документов для трудоустройства или регистрации в фондах.

Исключение составляет участие в конкурсе на замещение государственных должностей.

Выдача и возврат оригинала трудовой книжки

Выдача на руки работнику оригинала трудовой книжки не возбраняется только в случае необходимости предъявления её в отделение соцстраха, соцобеспечения или Пенсионного фонда.

Её выдача также регламентирована 62 статьёй ТК, поэтому носит заявительный характер и предусматривает трёхдневный срок на её реализацию.

При получении документа:

  • гражданин делает отметку об этом на своём заявлении;
  • ставит подпись с расшифровкой и указывает дату.

Такой порядок оформления операции позволит работодателю аргументировано объяснить отсутствие книжки проверяющим органам.

Ограничения срока возврата работодателю трудовой книжки, указанные в законе, носят достаточно субъективный характер. Законодатель исходит из того, что книжку, полученную на руки, гражданин в оптимальные сроки предъявит в соответствующую организацию.

А вот возвратить её работодателю он обязан не позже, чем через три рабочих дня после того, как заберёт документ из фонда, осуществляющего социальное страхование или обеспечение гражданина.

Порядок обращения

Подобающим образом оформленный запрос к работодателю на получение от него справок, выписок или копий документов имеет вид письменного заявления.

Хотя нормативные акты трудового законодательства не регламентируют порядок оформления подобных заявлений, будет целесообразным сослаться в тексте на статью 62 Трудового кодекса РФ и перечислить конкретные документы или копии, потребность в которых заставила гражданина обратиться к своему нанимателю.

Передать заявление адресату можно одним из трёх способов:

  1. Лично вручить ответственному лицу с обязательной отметкой о получении на экземпляре заявителя.
  2. Доверенным лицом, имеющим должным образом оформленные полномочия.
  3. Почтовым отправлением с уведомлением;

Нередко сотрудник выполняет свои производственные функции, покинув границы стационарного производства, зачастую находясь в другой местности или регионе. Для поддержания связи с работодателем в такой ситуации используются телефонные переговоры или информационно-телекоммуникационные сети.

Получение от дистанционного работника заявления о выдаче ему соответствующих документов или заверенных копий в электронном виде не даёт работодателю права нарушать установленный срок.

За три рабочих дня он обязан выполнить все процедуры, связанные с изготовлением, оформлением и заверением запрошенных документов, и послать их адресату в виде заказного письма с уведомлением, в котором будут зафиксированы даты отправки и получения адресатом.

Если дистанционный работник указал в своём заявлении пожелание получить названные документы в электронном виде, удовлетворение его просьбы в границах установленного законодательством срока также является обязанностью работодателя.

Наличие действительных трудовых отношений между гражданином и работодателем не является непременным условием для подачи запроса по статье 62 ТК РФ. Вполне достаточно наличия факта трудоустройства, пусть даже и в прошедшие периоды.

Правила оформления

Предприятия, учреждения и организации на основании предписаний трудового законодательства обязаны выдавать сотрудникам копии актов, используемых в текущем документообороте, для урегулирования ими вопросов относительно своих прав и интересов.

Если копируется документ, составленный на форменном бланке, то все присутствующие на нём реквизиты должны быть воспроизведены в первоначальном виде.

Подпись руководителя и гербовая печать организации удостоверяют факт того, что изготовленная копия полностью идентична оригиналу. Для хронологической идентификации воспроизведения документа проставляется дата и делается ссылка на нахождение подлинника в организации, заверяющей копию.

Сотрудник может получить у работодателя не только копии его локальных актов, но и документов, полученных им от прочих организаций. Главное, чтобы эти бумаги имели непосредственное отношение к работнику, запрашивающему получение их копий.

Однако не все документы можно копировать.

В числе официальных бумаг, копирование и удостоверение которых запрещено, есть:

  • паспорт;
  • партийный, профсоюзный, военный билеты;
  • депутатское и служебное удостоверения.

Копии бумаг, содержащих нечитаемый текст, подчистки, приписки и исправления также нельзя освидетельствовать, поскольку подобные оригиналы не соответствуют правилам оформления и не обладают легитимностью.

Случаи законного отказа в выдаче копий

Безусловно, копии документов, справки и выписки, связанные с периодом трудовой деятельности работника, могут быть запрошены им в любое время, и работодатель обязан незамедлительно их предоставить.

Однако с его стороны может поступить обоснованный отказ, если:

  1. Истёк срок хранения запрашиваемых документов или регистров, служащих источником получения информации для составления соответствующих справок. Причём основанием для отказа может послужить только акт об утилизации документов. Если же они не уничтожены, запрос работника необходимо удовлетворить.
  2. Гражданин требует выдать копию документа, удостоверение которой запрещено законом.
  3. Документ, в отношении которого поступил запрос, имеет неразборчивый текст, исправления, приписки или подчистки.
  4. Информация, содержащаяся в документе, относится к государственной, служебной или коммерческой тайне.
  5. Сведения о третьих лицах, содержащиеся в запрашиваемом документе, относятся к персональным данным.

Если есть хотя бы одно из обстоятельств, то отказ в предоставлении бумаг будет обоснованным и законным.

За нарушение срока выдачи затребованных документов работодатель попадает под административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ независимо от наличия или отсутствия претензий потерпевшей стороны.

Несмотря на, казалось бы, незначительный проступок, для нарушителей предусмотрены серьёзные штрафы:

  1. Предприятие наказывается 30-50 тысячами рублей.
  2. Должностное лицо, виновное в нарушении, выкладывает из собственного кармана сумму от 1000 до 5000 рублей.

Промедление с выдачей уволившемуся сотруднику трудовой книжки, занесение в неё некорректной формулировки о причине увольнении может расцениваться, как ограничение права работника на труд и, соответственно, лишение его потенциального дохода.

В практике судебных решений существуют прецеденты, когда судебное заседание трактует нарушение срока предоставления работнику затребованных им документов, как умышленно нанесённый моральный вред, и в связи с этим возлагает на работодателя обязанность компенсировать ущерб на основании статьи 237 ТК РФ.

Ответственность работодателя наступает и в том случае, если обязательства не выполнены им по вине самого гражданина, не явившегося за документами или отказавшегося от их получения.

Для того чтобы её избежать, необходимо письменно сообщить работнику о том, что он должен явиться для получения документов или согласиться на их пересылку почтовым отправлением.

С момента отправки уведомления считается, что работодатель предпринял все необходимые меры для того, чтобы избежать нарушения.

На основании этого он получает освобождение от административной ответственности и избавляется от наказания.

Таким образом, достаточно жёсткие рамки 62 статьи Трудового кодекса имеют под собой объективную аргументацию в виде незыблемого соблюдения прав и интересов обеих сторон трудового договора.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/kodeks/statya-62

Какие документы обязаны выдавать по статье 62 Трудового кодекса

Срок предоставление кадровых документов по запросу работника

В некоторых случаях работники могут запрашивать документы, связанные с конкретной организацией либо должностью. С подобной просьбой чаще обращаются к работодателям.

Подтверждение денежных выплат, оформление работы по совместительству, доказательство в пользу стажа – вот лишь некоторые ситуации, когда проблема становится актуальной.

Статья 62 Трудового кодекса помогает разобраться с нюансами.

О чём говорится в статье 62 трудового кодекса?

Статья 62 ТК РФ говорит о прямой обязанности руководителей выдавать документы после направления соответствующего заявления со стороны подчиненных. Важно, чтобы ответ вторая сторона получила не позднее, чем через три дня после того, как поступили соответствующие документы. Но не все директора компаний соблюдают подобные требования.

Какие документы можно запрашивать?

Статья 62 ТК РФ описывает все бумаги, которые в таком порядке можно получить со стороны руководства. Но этот перечень не надо считать исчерпывающим. Сама статья даёт ссылку на следующие позиции:

  1. Справки относительно периода работы на том или ином месте; о фактически уплаченных страховых взносах за всё время; по поводу заработной платы.
  2. Выписки со сведениями из трудовой книжки.
  3. Копия приказа на увольнение.
  4. Копии приказов по переводу на другую должность.
  5. Копии приказов о приеме на работу.

Порядок запроса и выдачи документов

Первые шаги для самого подчиненного – составление заявления, процедура регистрации. Второй экземпляр гражданину желательно оставлять у себя, с пометкой о принятии. Если запрос будет только устным – со второй стороны снимают всякие обязанности. 

Ходатайство о выдаче доказательств оформляют, если бумаги нужны для судебного разбирательства, а руководство отказывается передать всё мирным путём. 

Подача жалобы трудовой инспекции – самое эффективное решение, если бумаги нужны другим организациям, а не только суду.

Для руководителя обязательно оформление, подпись приказа на выдачу копий, с описанием причин. После завершения регистрации заявитель получает на руки копию приказов, с заверением.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Обычно такие заявления содержат следующие сведения:

  • Обстоятельства, из-за которых оформление копии понадобилось.
  • Реквизиты, по которым высылают ответ.
  • Точная дата составления.
  • Роспись заявителя.

Точная форма таких заявлений законодательством не регулируется. Многие предприятия доверяют кадровой службе разрабатывать собственные бланки, чтобы потом было проще взаимодействовать со второй стороной.

Дата получения бумаг вместе с росписью проставляется и сотрудником отдела кадров. 

Выдача на руки оригинала трудовой книжки

Законы описывают всего две ситуации, когда подобное решение будет законным:

  • Возврат в последний день тому, кто увольняется.
  • Вместе с другими справками и расчетами трудовую книжку отдают в последний день работы. 

После того, как вторая сторона составит письменное заявление о том, чтобы получить книжку на руки.

Пример – когда оригинал передают органу социального страхования. Обычно это нужно, если оформляют страховую пенсию по старости. Кадровики обязаны выдать ответ максимум через три дня после получения первоначального заявления. Те же три дня дают, чтобы вернуть трудовую книжку руководству. Время отсчитывают с момента, когда ПФР передаст бумагу гражданину.

Лучше всего оформить определенную расписку, подтверждающую выдачу и получение книжки.

Разрешают заводить специальные журналы, где отдельно фиксируют подобные ситуации. Работник ставит подпись при выдаче бумаги, представитель кадровой службы – в случае возвращения. 

Копии документов

Разрешается также использовать несколько решений для таких ситуаций:

  • С помощью ксерокса.
  • Допустимый вариант – создание скана, а потом – распечатка.

Главное – чтобы размер распечатанной версии соответствовал оригиналу. 

Копия трудовой книжки и любых других документов создаётся полная, либо частичная. Например – когда нужны определённые листы. Но копия титульной страницы нужна при любых обстоятельствах. Обязательно давать ссылку на место, где хранится подлинник. В этом случае указывают такую информацию:

  • Дата.
  • Номер дела.
  • Наименование фирмы.

На всех листах, которые скопированы, ставят отметку о том, что информация верна. На последней странице отдельно руководитель сообщает о том, что работа гражданина в данной организации в настоящее время продолжается.

К важным условиям относят нумерацию, прошивку листов. На месте прошивки тоже должно присутствовать определенное количество сведений:

  1. Общее количество страниц.
  2. Подпись ответственного лица.
  3. Печать.

Каждая страница содержит ФИО руководства вместе с полной расшифровкой. Отдельно стоит пост, занимаемый в компании директором. Печать должна частично охватывать текст, но последний остаётся читаемым, это важно.

Дубликаты трудовой книжки отличаются разным временем действия, в зависимости от места требования:

  • Три месяца со дня выдачи в случае с визами.
  • Один месяц для банков и органов соцзащиты, ПФР.
  • Некоторые финансовые организации накладывают свои ограничения до 3-5 дней или до 14.

Если присутствует нотариальное оформление, любые ограничения по времени снимаются. Главное – чтобы после выдачи такой копии в оригинале не появились новые записи.

Лучше заранее проводить консультации в компании, которая требует копию. Её сотрудники подробно расскажут о способе оформления и времени, на протяжении которого информация продолжает действовать.

Выписки из документов

Иногда требуется не копия, а именно выписка:

  • Из трудовой книжки.
  • Из приказа.
  • Из штатного расписания, и так далее.

Выпиской называют документы, воспроизводящие полный текст исходника по определенному вопросу. Для создания выписок из штатного расписания, например – копируют часть, посвященную определенному сотруднику.

Чтобы подтвердить деятельность в той или иной компании, чаще требуют выписки из трудовой книжки. Главное – заверить информацию в порядке, установленном на законодательном уровне. Для этого подпись ставит руководитель, либо уполномоченное должностное лицо. Обязательно используют печать при оформлении. В выписке могут фиксировать или отражать такие сведения:

  1. О работе на протяжении конкретного периода времени.
  2. Описание вознаграждений.
  3. О том, что в настоящее время гражданин до сих пор занимает определенные должности.

Справки и другие документы

Есть несколько разновидностей справок и других бумаг, необходимость в которых возникает у граждан.

Вид справкиКогда требуется
Для службы занятости, с описанием среднего заработка на протяжении трёх месяцевЭто происходит, например, когда граждане обращаются к сотрудникам службы занятости для назначения пособий, после расторжения трудовых соглашений. Без подобных справок постановка на учет становится невозможной или проблематичной. Руководители выдают справки не позднее, чем спустя три дня после обращения подчиненных.Справки не имеют конкретных форм, утвержденных федеральным уровнем. Разрешают опираться на варианты, установленные государственной властью конкретных субъектов. Территориальные подразделения служб занятости отвечают за разработку. Если и такой формы нет – допустим свободный вариант, где пишут информацию относительно среднего заработка.
Сумма заработка за два календарных годаСведения применяют, рассчитывая компенсацию за время освобождения от обязанностей с полной или частично сохраненной зарплатой, отпуска по беременности, родам, уходом за детьми, временную нетрудоспособность. Точная форма справок утверждена Приказом Минтруда от 2013 года, №213. Этот порядок говорит о том, что справки выдают в последние дни расчёта, одновременно с другими справками. Но для этого сотрудник составляет письменное заявление. Должно пройти не больше трёх рабочих дней, прежде чем подчиненный получит справку.Если вторая сторона по тем или иным причинам не может получить справку – ей направляют уведомление о том, что необходимо лично явиться для решения вопроса. Либо требуют дать согласие на отправку по почте. Если работник согласен – он сообщает руководителю.
Описание доходов физических лиц по форме 2-НДФЛ.Статья 230 НК РФ говорит о том, что руководители выдают информацию второй стороне после направления письменного заявления. При увольнении можно получить справку и без заявления. Но такие обязанности не установлены какими-либо законодательными актами.
Копия сведения в ПФР, отправляемая для персонифицированного (индивидуального) учетаПодача самих сведений и передача справок происходят одновременно. Сроки – максимум до 15 числа во втором месяца, следующим за периодом отчетности. Обычно в роли последнего используют квартал.Что касается копий, то их отправляют работникам не позднее, чем спустя неделю после получения первоначальной версии сведений. Используются формы, установленные конкретным отделением ПФР.

Правомерные отказы в выдаче

Главное – чтобы запрашиваемые сведения действительно были связаны с работой конкретного гражданина. Если они относятся к внутренней деятельности компании – запрос далеко не всегда правомерен. Работодатель имеет право ограничиться лишь выпиской, если документы содержат конфиденциальную информацию.

Когда сведения не связаны с обязанностями сотрудника

В статье 62 ТК РФ приводится полный перечень бумаг, на которые подчиненные имеют право направлять запросы. Часто поступают заявления на выдачу бумаг, связанных с организационно-распорядительной деятельностью работодателей, с хозяйственным направлением. Тогда отказ выдавать их будет правомерен. Правило распространяется на такие бумаги:

  • Штатные расписания, табели по учету рабочего времени.
  • Реорганизации деятельности, структурных подразделений.
  • Подтверждения доходов и расходов, результатов по финансовой деятельности за определенный период.

То же касается других бумаг, если они привязаны к тем или иным организационным вопросам, решениям. Или когда они фиксируют конкретные факты по хозяйственной деятельности субъекта.

Злоупотребление правом по получению документов

Закон не запрещает второй стороне интересоваться у подчинённого тем, с какой целью он получает те или иные бумаги. И как они будут использоваться в дальнейшем. Это особенно актуально для ситуаций, когда оформляют запрос на большое количество сведений. Каждый конкретный запрос надо изучать, учитывая сложившиеся обстоятельства. Учитывают и недопустимость злоупотребления своими правами.

Например – когда гражданин делает общий запрос по всем бумагам, связанным с работой. Это может парализовать деятельность целого отдела. А практическая польза некоторых позиций из предъявленного списка ничем не подтверждена. Поэтому допустимо, если руководитель потребует определенных уточнений.

Конфиденциальные сведения или те, что не относятся к гражданину

Законодательство о защите конфиденциальной информации тоже должно соблюдаться, в том числе – когда граждане получают определённые сведения. Например – если есть связь с коммерческой тайной. Руководитель при таких обстоятельствах имеет право потребовать расписку от подчинённого о том, что ему известны особенности.

Отдельно определяют точный перечень сведений, входящих в коммерческую тайну. Для этого на материальные носители наносят специальные грифы. Особое внимание уделяют случаям, если запрос касается бумаг, содержащих коммерческую тайну не работодателя, а третьего лица. 

Служебные характеристики

Выдача служебных характеристик на практике часто вызывает спорные ситуации. Запрос на такие сведения отправляют в двух случаях:

  1. В момент прекращения трудовых отношений.
  2. После расторжения основного соглашения.

Эти запросы правомерны и законны. Служебная характеристика – это документ, подтверждающий факт нахождения на должности у конкретного работодателя. Но это более развёрнутый вариант справки о работе. Предоставление таких справок – один из способов реализовать право граждан на труд и его защиту.

Описание дисциплинарных проступков

При допущении дисциплинарных проступков руководство не только собирает специальную комиссию, но и организует полноценное расследование. Процесс сопровождается оформлением различных актов, протоколов. Это документы, содержащие сведения по фактическим обстоятельствам проступка. Отдельно дают юридическую оценку. Проводят анализ по предшествующему сотрудничеству с гражданином.

Отдельный вопрос – правомерность запросов, направленных на результаты таких расследований, описания самих проступков.

Законодательство при дисциплинарных проступках не обязывает проводить расследования как таковые. Приказ о применении взысканий – единственная бумага, с которой при таких обстоятельствах обязаны ознакомить подчиненных.

Общее правило гласит, что другие документы, где оформляют ход и результаты расследования, могут не передаваться второй стороне. Они считаются не связанными напрямую с обязанностями гражданина.

Поэтому и отказ руководителя будет правомерным решением при таких обстоятельствах. Исключения – ситуации, когда работник заинтересован в оспаривании решения, с применением судебных разбирательств. В этом случае требования могут оформить и сотрудники судебной инстанции. Гражданин имеет право знакомиться с информацией, как участник процесса.

Выводы

При поступлении таких запросов от подчинённых руководство должно изучать документы на предмет их связи с непосредственной работой. Отдельно определяют наличие конфиденциальных сведений вместе с коммерческими тайнами.

Важно следить за соблюдением требования относительно 3-дневного срока выдачи копий и справок, если никаких противоречий не обнаружено. Аналогичные правила распространяются на передачу гражданам отказов. Руководство могут привлечь к административной ответственности, если отказ не будет правомерным.

Это видео о выдаче работнику документов, связанных с работой:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/statya-62-trudovogo-kodeksa.html

Какие документы может запросить работник

Срок предоставление кадровых документов по запросу работника

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2018/zapros_dokumentov/

Список документов для выдачи при увольнении согласно ст 62 ТК РФ

Срок предоставление кадровых документов по запросу работника

Деятельность предприятий связана как с наймом, так и с увольнением сотрудников.

Знать, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2017 году согласно ст 62 ТК РФ, нужно как занимающемуся этим специалисту, так и бывшему работнику компании. Ст.

62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, либо заверенные копии этих документов. Простая, на первый взгляд, формулировка статьи на практике влечет за собой множество вопросов и споров, вплоть до судебных.

Список документов

Если организация хочет избежать штрафов и судебных разбирательств, то ответственные сотрудники должны знать, какие документы выдаются при увольнении работника в 2017 году. В список входят такие бумаги:

  • расчётный лист;
  • справка о заработной плате (её сумме);
  • трудовая и медицинская книжка;
  • СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
  • расчёт по страховым взносам.

Обязательная выдача

Отдать расчётный лист — прямая обязанность работодателя. В этом документе указывается сумма к выплате, то есть начисления с учётом издержек.

То же самое касается и трудовой книжки — необходимость её выдачи регламентирована законодательно. Работодатель должен сделать запись об увольнении так, как этого требует Трудовой кодекс.

Увольняемый оставляет подпись в личной карточке и книге учёта трудовых книжек о получении документа.

Работодатель должен также понимать, что он не имеет права затягивать передачу трудовой книжки, даже если речь идёт об одном дне. Иначе возможна ситуация, когда бывший сотрудник подаст жалобу в суд. В таком случае организации придётся компенсировать материальный ущерб, ведь она фактически незаконно лишила человека права и возможности трудиться.

Работодатель может испытать затруднения, если бывший сотрудник по каким-то причинам не присутствует на работе либо специально уклоняется от получения документа.

Особенно часто это случается при увольнении по собственному желанию. Но и в таких случаях есть выход. Нужно просто оформить уведомление и отправить его сотруднику.

В справке должна быть информация о двух альтернативных вариантах получения трудовой книжки:

  1. Личная явка.
  2. Согласие с отправкой по почте.

Если уведомление оформлено правильно, то работодатель более не несёт ответственности за задержку. Однако он обязан сделать это в один день с датой предполагаемой выдачи.

Если трудовая деятельность была связана со сдачей медицинской книжки, то она также возвращается обратно.

Справка о сумме заработной платы также выдаётся в день прекращения работы. В ней указываются всевозможные выплаты, полученные работником за последние два года. При возникновении трудностей (если увольняемый не торопится забрать документ) формируется уведомление. Выдача этой справки обязательна ввиду необходимости социального страхования на период временной нетрудоспособности.

Бывшему сотруднику при выходе на пенсию нужна форма СЗВ-М, поэтому её также нужно выдать. То же самое касается и СЗВ-СТАЖ, но в отчёте должна появиться информация исключительно об увольняемом сотруднике.

Необходимо выдать также данные по страховым взносам за период после 2017 года. Они выписываются из третьего раздела одноимённого расчёта, который содержит информацию о застрахованных лицах. Сведения о более раннем сроке можно найти в шестом разделе формы о сумме выплат и режиме страхования.

По желанию работника

Есть и категория документов, выдавать которые не обязательно, если заявления от работника не поступало. Например, 2-НДФЛ или справка о заработке, необходимая для обращения в центр занятости.

Некоторые из них не предоставляются в оригинальном виде. Например, подразумевается выдача (по статье 62 ТК РФ) копий, связанных с работой документов.

К ним относятся приказы о приёме или переводе на другую должность, увольнении и другие.

Незнание того, какие документы должен выдать работодатель при увольнении в 2017 году, не освобождает работодателя от ответственности. За нарушение Трудового кодекса организация несёт наказание.

Чтобы избежать его, весь перечень документов обязан быть выдан на руки работника непосредственно в день увольнения. В противном случае компании и руководителю придётся выплачивать штраф. Организации придётся выплатить примерно 30−50 тыс.

рублей, человеку на руководящей должности — 1−5 тыс. Это касается первого правонарушения.

Во второй раз штрафы вырастут в несколько раз. В случае повторного нарушения прав наёмного рабочего организация должна возместить от 50−100 тыс. рублей, а руководитель — примерно 1−2 тыс. рублей. Для управленцев также предусмотрено лишение должности на срок не менее одного, но не более трёх лет.

Источник: https://trud.help/zakon/dlya-vyidachi-pri-uvolnenii-st-62-tk-rf/

Право работника потребовать документы, связанные с трудоустройством, закреплённое ст. 62 ТК РФ

Срок предоставление кадровых документов по запросу работника

Выдача работнику трудовой книжки и копий других документов, связанных с его трудоустройством, осуществляется по его письменному заявлению на основании ст. 62 ТК РФ.

Законодатель установил, что данная выдача проводится в целях обязательного социального страхования (обеспечения), что даёт работодателям формальную причину требовать от работников подтверждения факта того, что трудовая книжка или её копия потребовались им именно для такой цели. Однако в России до сих пор сохраняется практика, предусматривающая, что связанные с трудоустройством документы должны предоставляться работнику вне зависимости от причины их требования.

Кроме этого в законе есть приписка о том, что трудовая книжка выдаётся во всех случаях, кроме тех когда она не ведётся на основании положений каких-то других статей ТК РФ или соответствующих ФЗ, имеющих силу в области трудовых отношений и документов, связанных с трудоустройством.

Почему некоторые работодатели не хотят выдавать документы такого плана?

Если работодатель полностью легально оформил работника, то у него не может быть причин для того, чтобы саботировать выдачу копий документов, справок, выписок и самой трудовой книжки. Даже в том случае, если она не ведётся в качестве документа в картонных корочках, а на работника заведена электронная книжка, всё равно можно создать выписку из неё и заверить должным образом.

Проблемы с выдачей начинаются тогда, когда работодатель является ложным, обманывает работника касательно его официального трудоустройства. Уверения о том, что это невозможно, полностью не соответствуют действительности. На самом деле работник может быть вообще никак не оформленным и даже не подозревать о том.

Разговорное понятие «пусть трудовая книжка полежит» некоторые владельцы бизнеса воспринимают через чур буквально. Трудовая книжка именно лежит, вообще без каких-либо отметок, а приказ о зачислении в штат, с которым знакомится работник при приёме на работу, тут же отправляется в отдельную папочку.

И тоже там просто лежит.

Недобросовестный работодатель может даже оформить работнику карту Сбербанка, но только не зарплатную, а обычную дебетовую, и исправно перечислять на неё деньги. Разумеется, не официальную зарплату, а просто перечислять с одной карты частного лица на другую дебетовую карту частного лица.

Для работодателя это намного лучше, чем даже оформление по так называемому договору ГПХ, что очень плохо для работника, но хоть в какой-то мере официально. При такой же форме отношений нет вообще никаких.

На любой вопрос налогового инспектора работодатель скажет, что это просто гость, который пришёл побеседовать с кем-то из работников.

Такие «фокусы» довольно легко сходят с рук. Неправомерное оформление по договору ГПХ оставляет много следов, и часто кончается штрафом. А такой вариант почти вообще ничем не грозит, но до тех пор, пока активность не начнёт проявлять работник.

Поэтому саботаж работодателем заявления о выдаче трудовой и других документов следует рассматривать очень серьёзным признаком того, что работник официального трудоустройства не имеет.

В таком случае можно попробовать заказать на сайте ПФ РФ выписку о платежах, которые делал работодатель.

С уверенностью можно сказать, что никаких платежей «работодатель» не делает, потому что в сущности им и не является.

Тут уже каждый работник сам принимает решение, как ему быть дальше. Лучше всего сообщить о ситуации в налоговую службу, прокуратуру и инспекцию по труду одновременно. А потом ещё и подать заявление в суд, в котором потребовать официального трудоустройства со дня начала трудовой деятельности, а так же выплаты большой компенсации за моральный ущерб.

Как только «работодатель» сделает это по решению суда, так сразу же уволиться по собственному желанию, справедливо опасаясь его мести. Однако уволится работник уже с места официальной работы, что намного лучше.

К связанным с трудоустройством документам относятся справки о зарплате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и копии приказов о приеме на работу, различных переводах, приказа об увольнении, если это имело место быть, и другое.

Все документы должны быть заверенными и предоставляются бесплатно. На подготовку нужных документов работодателю даются три дня. Все копии и выписки возвращать не нужно. Возврату подлежит только трудовая книжка, если она заведена и имеет бумажный формат. Вернуть трудовую работник должен так же через три дня.

Выдача связанных с трудоустройством документов, работникам и судебная практика на основании ст. 62 ТК РФ

Напомним, что просрочка работодателем в выдаче документов может расцениваться в качестве нанесения работнику морального вреда, а любой такой вред работодатель обязан компенсировать на основании положений ст. 22 ТК РФ, что осуществляется в порядке ст. 237 ТК РФ.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/rulaws/pravo-rabotnika-potrebovat-dokumenty-sviazannye-s-trudoustroistvom-zakreplennoe-st-62-tk-rf-5ed7a115aea73f25554825bb

Финансист тут
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: