В какие сроки должен быть введен действие график документооборота

Содержание
  1. Для чего нужен график документооборота
  2. Что такое график первичного документооборота
  3. Перечень и объем отраженной в графике информации зависят от следующих факторов:
  4. Составление графика документооборота ООО – основные нюансы
  5. Примерная схема графика документооборота
  6. Утверждение графика документооборота компании
  7. Документооборот в бухгалтерии учреждения: правила формирования графика | Аюдар Инфо
  8. Общие правила формирования графика документооборота
  9. Основные этапы разработки графика
  10. * * *
  11. Документооборот: график и порядок его составления
  12. График документооборота
  13. Порядок составления графика документооборота
  14. В какие сроки должен быть введен действие график документооборота
  15. График документооборота в бухгалтерии
  16. Тема: бухгалтерский учет расчетов с бюджетом по налогам и сборам
  17. Oh no
  18. В какие сроки должен быть введен действие график документооборота – адвокат
  19. Онлайн журнал для бухгалтера
  20. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
  21. Первичные учетные документы: документооборот в бухгалтерии

Для чего нужен график документооборота

В какие сроки должен быть введен действие график документооборота

Документы в организацию поступают извне и создаются внутри. Большую часть из них составляют первичные формы и кадровые. Нередко бухгалтерам приходится часами бегать за сотрудниками, чтобы получить заветные бумаги.

Назначить ответственных лиц, установить сроки по передаче бланков между отделами поможет график документооборота – в бухгалтерии такой НПА обычно прикладывается к учетной политике. Разберемся, как его составить и утвердить.

Консультант Плюс

Попробуйте бесплатно

Что такое график первичного документооборота

График движения документооборота – это внутренний регламент организации, в котором определен порядок обработки и движения документов: от даты создания (выписки) до передачи по местам учета, а затем хранения. Такой бланк разрабатывается в целом для предприятия или отдельно для его структурных подразделений.

К примеру, можно составить график бухгалтерского документооборота или складского, график кадрового документооборота и т.д. Можно «привязать» НПА не к формам документов, а к различным профессиям (должностям); к видам хозопераций; к структурным подразделениям фирмы (филиалам) и т.д.

Первичные документы по учету основных средств

Перечень и объем отраженной в графике информации зависят от следующих факторов:

  • Вид деятельности фирмы.
  • Применяемая система налогообложения.
  • Масштабы и правовой статус бизнеса.
  • Наличие ОП и филиалов.
  • Типы первичных документов.
  • Особенности обработки документов отделами.

Составление графика документооборота ООО – основные нюансы

Унифицированной формы плана графика документооборота не утверждено. Каждая организация может самостоятельно разработать шаблон с учетом специфики своей деятельности. Перед тем, как начинать составлять бланк, определите:

  • Какие именно виды первички «в ходу» в компании.
  • Сколько экземпляров нужно выписывать и куда передавать– по документу.
  • Кто из ответственных сотрудников имеет право подписи.
  • Кто из ответственных лиц отвечает за своевременное получение или оформление.
  • В какие сроки должны быть получены или оформлены документы.
  • В какие сроки документы должны быть переданы конечному пользователю.
  • Как организуется контроль графика документооборота.
  • Прочие нюансы по необходимости.

Примерная схема графика документооборота

Образец графика документооборота первичных учетных документов

№№ п/пВид документаЧисло экз.Создание документаПроверка документа
Ответственное лицо за выпискуСрок выписки (в рабочих днях)Ответственное лицо за проверкуСрок проверки (в рабочих днях)Срок передачи и куда (для хранения)
1Платежное поручение1Бухгалтер-кассирЕжедневноГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
2Авансовый отчет1Подотчетное лицо10 дней с даты получения денежных средств или 3 дня с даты возращения подотчетного лица из командировкиГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
3РКО1Бухгалтер-кассирВ день выдачи денежных средствГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
4ПКО1Бухгалтер-кассирВ день приема денежных средствГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
5Путевой лист1Менеджер-логистикВ день выезда на сменуВодителем бухгалтеру по МПЗЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию

В представленном примере график составлен по видам документов. Такой вариант подойдет компаниям с небольшой численностью.

Если у организации много отделов и подразделений, лучше сделать привязку к подразделениям или ответственным лицам. Недостатком этого способа будет дублирование одной и той же информации.

Но зато сотрудники легко разберутся, кто и за что отвечает. Дополнительно можно прописать в НПА меры ответственности за несоблюдение сроков.

Утверждение графика документооборота компании

График документооборота утверждается руководителем организации. Обычно это происходит совместно с подписанием учетной политики. Или можно ввести график в действие как отдельный документ. Во втором случае нужно выпустить приказ об утверждении графика документооборота. Примерная форма – далее.

Приказ об утверждении и введении в силу графика документооборота

Общество с ограниченной ответственностью «Спектр»

Приказ N 3

Источник: https://raszp.ru/spravochn/grafik-dokumentooborota-v-bukhgalterii.html

Документооборот в бухгалтерии учреждения: правила формирования графика | Аюдар Инфо

В какие сроки должен быть введен действие график документооборота

Алексеева М., эксперт журнала

Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др.) можно с помощью графика документооборота. О том, как правильно его составить, поговорим в статье.

Общие правила формирования графика документооборота

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета.

Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.

1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015).

В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Основные этапы разработки графика

В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:

1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п.

 25 СГС «Концептуальные основы»;

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;

3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.

2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу.

Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).

Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.

Наименование документаСоставление документаОбработка документаПередача в архивОтветственное лицоСрок исполненияОтветственное лицоСрокобработкиОтветственное лицоСрокпередачи
Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)КассирПо мере приема денегБухгалтерВ день поступленияБухгалтерПо истечении отчетного года
Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)КассирПо мере выдачи денегБухгалтерВ день поступленияБухгалтерПо истечении отчетного года
Авансовый отчет (ф. 0504505)Подотчетные лицаВ течение трех рабочих дней по прибытии из командировкиБухгалтерВ течение трех рабочих днейБухгалтерПо истечении отчетного года
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)Заведующий складомПо мере поступления товараБухгалтерВ течение трех рабочих днейБухгалтерПо истечении отчетного года
Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)Материально ответственные лицаПо мере совершения хозяйственной операцииБухгалтерВ течение трех рабочих днейБухгалтерПо истечении отчетного года

* * *

График документооборота должен устанавливать рациональный документооборот и способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Такой документ целесообразно оформить в качестве приложения к учетной политике. С его положениями следует ознакомить в установленные сроки под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов. 

[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н. [4] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н. [3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение, №5, 2020 год

Источник: https://www.audar-press.ru/dokumentooborot-v-buhgalterii-uchrezhdeniya

Документооборот: график и порядок его составления

В какие сроки должен быть введен действие график документооборота

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Определение 1

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие.

Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008.

Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия.

Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами.

Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Определение 2

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения  в каждом отделе.

График документооборота

Пример графика документооборота представлен на рисунке:

В отделе “Создание документа” находятся следующие колонки:

  1. Количество единиц представленных документов.

  2. Человек, который ответственен за выписку документа.

  3. Отвечающий за оформление документа.

  4. Отвечающие за исполнение документа.

  5. Сроки исполнения документа.

В отделе “Проверка документа”:

  1. Человек, отвечающий за проверку.

  2. Сотрудник, предоставляющий на проверку.

  3. Порядок представления.

  4. Сроки представления документа.

В отделе “Обработка документа”:

  1. Кто выполняет обработку документа.

  2. Срок выполнения.

В отделе “Передача в архив”:

  1. Кем выполняется.

  2. Срок выполнения.

Составляя график документооборота, необходимо соблюдать следующие требования:

  1. Первичные учетные документы, которые принимаются в бухгалтерии, должны иметь все необходимые реквизиты.

  2. Принимая документы, сотрудник обязан проверить правильность арифметических вычислений.

  3. Необходимо следить, чтобы оформление документов происходило в соответствии с требованиями, которые установлены в законодательных и нормативных актах.

  4. Все изменения в документах обязательно должны заверяться подписями лиц, которые ответственны за их составление. указав дату самого исправления.

  5. Все правки должны быть исполнены только теми приемами, которые разрешены (корректурная и дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно).

  6. Необходимо предоставить все требуемые документы по сделкам (договор и его дополнения,  накладные или акты исполнения, счета–фактуры, платежные поручения).

Опиши задание

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи).

В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию.

Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия.

В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

  1. Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.

  2. Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.

  3. Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.

  4. Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.

  5. График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия.

Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Вывод

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Не получается написать работу самому?

Доверь это кандидату наук!

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/buhgalterskij-uchet-i-audit/buhgalterskoe-delo/dokumentooborot-na-predprijatii/

В какие сроки должен быть введен действие график документооборота

В какие сроки должен быть введен действие график документооборота

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие.

Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008.

Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия.

Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами.

Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения в каждом отделе.

График документооборота в бухгалтерии

Документы в организацию поступают извне и создаются внутри. Большую часть из них составляют первичные формы и кадровые. Нередко бухгалтерам приходится часами бегать за сотрудниками, чтобы получить заветные бумаги.

Назначить ответственных лиц, установить сроки по передаче бланков между отделами поможет график документооборота – в бухгалтерии такой НПА обычно прикладывается к учетной политике. Разберемся, как его составить и утвердить.

Тема: бухгалтерский учет расчетов с бюджетом по налогам и сборам

Это способ оперативного контроля, обеспечивающий своевременность обработки и предоставления информации, значительно упрощающий процесс управления. О том, как составить и оформить график документооборота 2017 рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

  • для чего нужен график документооборота;
  • кому поручается составление графика документооборота на предприятии;
  • по каким правилам составляется график документооборота;
  • как осуществляется контроль над соблюдением графика документооборота;
  • как заполнить график документооборота.

Для чего нужен график документооборота Все виды деятельности предприятия сопровождаются и подтверждаются документами, они формируются как внутри организации, так и поступают из внешних источников.

Oh no

Следует заметить, что исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дел делопроизводством.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах: первый экземпляр хранится в канцелярии, второй — в структурных подразделениях, третий — в архиве организации, четвертый — в государственной архивной службе.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме (см. приложение к материалу).

Кладовщик Бухгалтер по участку МПЗ 10-го, 20-го и 30-го числа месяца Бухгалтер по участку МПЗ 5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей Приходный кассовый ордер КО-1 1 Кассир Главный бухгалтер, кассир Кассир Старший бухгалтер Ежедневно в конце рабочего дня Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления Путевой лист грузового автомобиля 1 Менеджер по логистике Менеджер по логистике, механик Водитель Бухгалтер по участку МПЗ Ежедневно Бухгалтер по участку МПЗ

Другой вариант — расположить документы с привязкой:

Источник: https://ik-spektr.ru/v-kakie-sroki-dolzhen-byt-vveden-dejstvie-grafik-dokumentooborota

В какие сроки должен быть введен действие график документооборота – адвокат

В какие сроки должен быть введен действие график документооборота

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему Положению. 5.5.

Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

Важно Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе.

Онлайн журнал для бухгалтера Должностные обязанности: — принимает материальные ценности; — проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам; — составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов; — ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению; — участвует в проведении инвентаризаций.

Тем сотрудникам, в чьи должностные обязанности входит обработка документов в соответствии со сроками, установленными графиком документооборота, необходимо выдать выписки из него с перечнем тех документов, которые относятся к сфере его деятельности.

Обратите внимание: Значительно упростит процедуру контроля над соблюдением установленных графиком сроков обработки документов внедрение системы электронного документооборота.
Такие программные средства, независимо от того, кем они разработаны, включают в себя подобную функцию.

Примеры, образцы графика документооборота График документооборота, образец для бухгалтерии, представлен ниже.

Онлайн журнал для бухгалтера

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Важно

График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ. Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет: — повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов; — выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета).

Первичные учетные документы: документооборот в бухгалтерии

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Внимание

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
График документооборота в 2017 году составляется с целью:

  • упорядочивания всех процедур документооборота;
  • контроля над своевременным исполнением и прохождением документов;
  • соблюдения сроков формирования отчетности;
  • обеспечения ритмичности работы сотрудников, в должностные обязанности которых входит обработка документов;
  • своевременной передачи документов на архивное хранение и утилизацию;
  • оптимального распределения документов и отчетности между исполнителями;
  • сокращения сроков исполнения документов;
  • оперативного получения информации, использующейся при принятии управляющих решений.

Наличие графика документооборота на предприятии является необходимым с учетом хотя бы тех объемов и наименований первичной учетной документации, которая ведется бухгалтерией.

Зачем нужен документооборот? Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием.
4. Как разрабатывается график документооборота? Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

  1. создание;
  2. проверка;
  3. обработка, занесение в базу;
  4. передача в архив.

Как оформить Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так: Однако образец 2018 года должен максимально отражать технические и иные возможности.

Далее приведем образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии. Также см.

Особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций регламентированы Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».
35.

Создание и утверждение графика документооборота регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Министерством финансов СССР, N 105 от 29 июля 1983 г.

), раздел 5 «Порядок организации документооборота», извлечение из которого приводится ниже: «5. Порядок организации документооборота 5.1.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами. 5.2.

Источник: http://advokat-sorokv.ru/v-kakie-sroki-dolzhen-byt-vveden-dejstvie-grafik-dokumentooborota/

Финансист тут
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: